Hablemos claro sobre el efecto que tienen las interrupciones en tu productividad y en tu trabajo

Una interrupción  es una suspensión temporal de la actividad que estamos desarrollando, algo que sufrimos con demasiada frecuencia mientras estamos trabajando o llevando a cabo alguna acción, en cualquier área de nuestra vida. De esta manera podríamos llegar a decir que trabajo es aquello que hacemos, en ocasiones, entre dos interrupciones.

Hoy en día, sufrir interrupciones durante el desempeño de nuestras responsabilidades laborales  se está convirtiendo en algo tan habitual y repetitivo que ya ni tan siquiera nos damos cuenta del terrible daño que ocasionan a nuestra productividad, a nuestro trabajo e incluso a nuestra salud.

Todas las personas tienen la disposición de trabajar creativamente. Lo que sucede es que la mayoría jamás lo nota”. Truman Capote

La consecuencia más clara es que no nos dejan trabajar. Pero además tienen otro efecto más pernicioso, aunque no siempre sea tan evidente, y es que te descentrarán, es decir, te harán perder la concentración sobre lo que estabas haciendo. Y, en muchas ocasiones, te impedirán seguir con tu trabajo y pasarás a hacer otra cosa sin pensar en las consecuencias.

¿Crees que no? Estoy casi seguro de que antes de terminar de leer este artículo habrá muchas posibilidades de que aparezca alguna. Si eso ocurre, seguro que no llegas al final.

Es muy probable que te suene el teléfono, el móvil o el fijo. Y seguro que lo coges, cómo no.

O te pueden llegar uno o quince correos, y aquí también seguro que tu curiosidad te obligará a revisarlos, y ya que estamos, a contestar algunos de ellos.

También te podría llegar un aviso de que has recibido algo a través de la mensajería instantánea. Algún tipo de chat, el skype, el whatsapp, o lo que uses para estos casos.

O las redes sociales. Un aviso de Twietter, Facebook, Linkedin, o la que sea, te avisarán de que alguien ha colgado alguna novedad e irás a mirarla aunque, después, te des cuenta de que no te interesaba para nada.

Llegará un compañero de trabajo, más que probablemente, con una urgencia que no tiene nada que ver contigo  pero que necesita de tu imprescindible ayuda. O tal vez no necesite nada, pero viene de todas formas a charlar un rato sobre alguna banalidad que en ese momento está fuera de lugar para ti.

Y cómo no, no podía faltar el más importante, al menos para él. Llegará tu jefe, ese gran interruptor, que no tiene en muchas ocasiones, ni educación  ni delicadeza a la hora de interrumpir, y te que impondrá, porque sí, algo ¡para ya!, algo que de no atenderse inmediatamente pondrá en peligro el futuro de toda la empresa.

Esto nos ocurre constantemente a lo largo día y así no se puede trabajar, al menos si lo queremos hacer con efectividad. Las interrupciones son uno de los principales problemas en el desarrollo del trabajo y en la gestión de nuestra atención. Y para solucionar este delicado asunto necesitamos desarrollar una capacidad de prevención y respuesta. De prevención  para que no se nos acerquen, y de respuesta para que, cuando lleguen, seamos capaces de  controlarlas y atenderlas  en su debido momento, si es que hay que hacerlo.

Las grandes elevaciones del alma no son posibles sino en la soledad y en el silencio”. Arturo Graf

El problema de tener hábitos reactivos y atender de esta manera las interrupciones tiene sus consecuencias y para nada son deseables. Microsoft hace unos años investigó el efecto que tenían las interrupciones en sus trabajadores. Para ello, con su permiso, les grabó  durante varios días.  Las conclusiones fueron demoledoras. Cada empleado recibía una media de cuatro interrupciones a la hora. El 40% de ellos abandonaba el trabajo que estaba haciendo hasta ese momento. Pero además se dieron cuenta de que cuanto más difícil era el trabajo que estaban realizando, las probabilidades de volver a él caían drásticamente. En España, por las estadísticas que yo conozco, un trabajador del conocimiento recibe cerca de  60 interrupciones al día, cifra muy superior, casi el doble, que la que refleja el estudio de esta empresa mundialmente conocida;  por lo tanto, meditemos sobre sus consecuencias.

¿Qué ocurre con cada interrupción? Pues que estabas probablemente centrado en una cosa y pasas instantáneamente a otra. Y eso te hace perder la concentración. Obligas a que tu cerebro cambie la atención, que estaba dedicando a una cosa, y pase a dedicárselo a otra. Es decir, estamos cayendo en la multitarea. Como nuestra mente sólo puede centrarse en una cosa, si es que ésta necesita concentración, abandonamos la que estábamos realizando y empezamos con una cosa nueva, dejando lo que estábamos haciendo sin concluir.

El cerebro es un órgano maravilloso. Comienza a trabajar nada más levantarnos y no deja de funcionar hasta entrar en la oficina”. Robert Frost

Es decir, cuando trato de dedicarle mi atención a más de una cosa que requiere concentración a la vez, lo voy a hacer peor, pero además tardaré más en hacerlo y esto reducirá mi productividad, efectividad y además me  causará estrés. Es mucho más efectivo hacer primero una y una vez finalizada ésta hacer la otra.

Para reducir las interrupciones deberemos primero identificar qué o quién nos interrumpe para, de esta manera, poner las suficientes barreras que nos permitan evitarlas.

Un consejo muy práctico es realizar un checklist con todo lo que hayamos identificado que pueda ser origen de una interrupción. Con este listado, cada vez que queramos hacer alguna tarea, sobre todo cuando requiera concentración por nuestra parte, podremos repasarlo para no olvidar “cerrar todas las puertas” que tenemos por donde  nos entran las interrupciones. De esta manera podremos hacer algo para evitar proactivamente que esa interrupción nos llegue. Si es el teléfono, activaremos el buzón de voz y lo apagaremos. Si es el e-mail apagaremos nuestro gestor de correo electrónico. Si son las redes sociales o la mensajería instantánea, las desconectaremos. Si son los compañeros, cerraremos la puerta del despacho, si no lo tenemos, podemos poner una señal en la mesa indicando que deseamos no ser molestados.

Si, a pesar de todo, la interrupción llega, debemos controlarla y para ello, la mejor arma es el hábito de recopilar o capturar todo lo que nos llega, sacarla fuera de nuestra cabeza en un sistema que confiemos. Parafraseando a David Allen en su libro “Haz que funcione”: Uno de los principales motivos por los que las personas se sienten tan molestas al ser interrumpidas es que carecen de buenas habilidades y herramientas de captura.

La mayoría de las personas controlarían las interrupciones y evitarían sus efectos perniciosos, si cada vez que les llega algo nuevo, fueran capaces de apuntar eso que les ha llegado en una lista y siguieran trabajando en lo que estaban haciendo en ese momento,  sin pararse a pensar en qué ha llegado. Es decir si lograran apartar de su mente lo que les ha parado para poder continuar hasta finalizar lo que estaban haciendo.

La inspiración existe, pero tiene que encontrarte trabajando”. Pablo Picasso

Si alguien viene a tu mesa y te consulta algo o te pide tu ayuda, si te llaman por teléfono y no te queda más remedio que atenderlo, que sepas que cualquier interrupción cuanto más tiempo esté captando tu atención, más te perjudicará. Esto es así porque cuanto más tiempo le prestes tu atención a una interrupción, más te costará volver a centrarte en lo que estabas haciendo. Por tanto, debes de tener en cuenta que cuanto más dure esa interrupción más perjudicial resultará y, como consecuencia:

  • Si estabas inspirado y tu trabajo fluía, perderás tanto la inspiración como tu flujo de trabajo.
  • Te costará más tiempo terminar lo que estabas haciendo.
  • Cuantas más interrupciones tengas, tendrás más posibilidades de cometer errores, por tanto tu calidad se verá comprometida.
  • Como he comentado al principio tendrás muchas posibilidades de dejar lo que estabas haciendo sin terminar y tendrás, tarde o temprano, que retomar ese trabajo.
  • Terminan desmotivando y molestando cada vez más a lo largo del día.

Por tanto, no son los demás los que nos interrumpen, eres tú el que permite que lo hagan. Evitar que te interrumpan es decisión tuya y está en tus manos. Por tanto debes saber valorar tu trabajo y la tarea que estás haciendo. Si eres capaz de reducir al mínimo el tiempo que dura una interrupción. Si eres capaz de prevenirlas tomando medidas para que no te lleguen. Si eres capaz de controlarlas y quitártelas de tu mente recopilándolas. Si todo esto te permite regresar a tu tarea de manera inmediata cuando una interrupción te visite, verás que eres capaz de dominarlas y te darás cuenta de que de esta manera, y de forma contraria a lo que te viene ocurriendo hasta ahora, ya no hacen prácticamente daño.

 

 

José Ignacio Azkue

4 comentarios
  1. ERIC londoño
    ERIC londoño Dice:

    actualmentr me sucede esto en unas empresas NO hay el tiempo para la parte de seguridad laboral que se esta impelementando y entorpecen el trabajo suspendiendo actividades programadas

    Responder
    • Depro consultores
      Depro consultores Dice:

      Pasa en todos lados y en todas situaciones, no nos debe consolar, pero es una realidad. Un saludo y gracias por el comendaticio Eric.

      Responder

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