¿A cuántos de vosotros os gustaría vivir en una casa en la que imperase el desorden? ¿Donde, para encontrar la prenda adecuada cada mañana, tuvieses que revolver entre montañas de ropa? ¿Donde, para preparar la cena, hubiese que rebuscar entre pilas de cacharros amontonados en la cocina? ¿Donde, para lavarte los dientes, tuvieras que vaciar los armarios y mover todo lo que tienes hacinado en el cuarto de baño?

De ese modo, la vida seguramente no sería tan fácil y cómoda como cuando tienes todo bien organizado: con cada prenda en su armario, en su cajón, en su estante, y así con el resto de los enseres de tu hogar, es decir, con cada cosa en su sitio.

De igual manera, nuestro espacio de trabajo va a ser el lugar en el que nuestro cuerpo y mente deberán conseguir los resultados que nos hayamos o nos hayan propuesto. Si lo descuidamos, probablemente, nos costará mucho más esfuerzo realizar el trabajo.

Una mesa de trabajo o un entorno en el que se acumulen papeles, expedientes, cosas por archivar, etc., puede dar la imagen de que nos encontramos ante un profesional muy ocupado; tanto que no podrá digerir tanto volumen de trabajo, ni tan siquiera de archivar temas ya finiquitados. Es decir, el acumular cosas puede dar la imagen de gran trabajador, pero para nada lo debemos relacionar con la productividad.

A pesar de lo que se pueda entender, el orden no es un fin por sí mismo: es solo un medio, una manera de conseguir mejorar nuestro trabajo. No nos debemos obsesionar con ser organizados; nos deberemos enfocar en lo que podamos conseguir o mejorar si aprendemos a actuar de esta manera.

El desorden en sí mismo puede que no sea un problema. Lo verdaderamente preocupante son las consecuencias que se pueden derivar del mismo. Una de las más notorias es que le da el mismo valor a meras trivialidades que a los asuntos verdaderamente importantes. Esta equiparación sí que es decisiva y sí que nos afecta.

Tener tareas pendientes, de lo que sea, encima de la mesa nos puede afectar precisamente porque acabamos acostumbrándonos a verlos, de modo que terminamos por ignorarlos. Al final, forman parte del “paisaje” de nuestra mesa como si fueran un florero más. Por supuesto, el remate puede ser la sorpresa y las consecuencias de descubrir algo que debería haberse terminado, pero que se nos ha pasado entre los montones de cosas desordenadas en la mesa.

Otra consideración a tener en cuenta sobre el desorden en tu mesa es que afecta a tu capacidad de concentración, debido a las distracciones que nos puede provocar y que, además, puede terminar elevando tus niveles de ansiedad.

Por distracción entendemos cualquier actividad, idea o pensamiento que te lleva a apartar la atención de la tarea que estabas realizando o de alguien a quien estabas atendiendo. Esto ocasiona cambios en tu focalización, de forma que se la dediques a otra persona, cosa o situación. Pues bien, esos montones que pululan por tu espacio de trabajo y alrededores están llamando nuestra atención constantemente, distrayéndonos con más frecuencia de la que somos conscientes y de la que es conveniente.

Por muy concentrado que estés, no podrás impedir que tus ojos o tu mente deambulen, de manera inconsciente, por todo el espacio de tu mesa y que lo que veas como pendiente llame tu atención y te distraiga. Hará que tu foco cambie de lo que estabas haciendo y centrarás tu interés en otra cosa.

Puede que este hecho simplemente te haga tener presente que te quedan temas por finalizar. Puede que incluso tu cabeza recuerde algunos de esos asuntos y que, sin que te des cuenta, sin meditarlo tan siquiera, te haga dejar la tarea que estás haciendo para ocuparte de otra que estaba entre esos montones.

Sin que puedas hacer nada por ello, ese desorden te habrá provocado una distracción en tu trabajo. Y, no lo olvidemos, las interrupciones afectan a tu productividad, ya que perturban tu capacidad de realizar y, sobre todo, de terminar las tareas que hasta ese momento estabas haciendo.

La mesa deberá estar limpia: tan solo con las herramientas habituales para trabajar —la pantalla del ordenador, el teclado, el ratón, el teléfono, la grapadora, un cestillo para dejar papeles…—. Como mucho quizás algún adorno que nos sirva para relajarnos o motivarnos, como puede ser una planta o la foto de un ser querido.

El resto de cosas que se suelen apilar en la mesa o en los muebles adyacentes, no son más que tres tipos de cosas: tareas por hacer, información por archivar o basura por sacar. Dependiendo de la naturaleza de cada cosa deberemos obrar en consecuencia.

En cuanto a las tareas por hacer, deberíamos abrir con ellas un nuevo registro en nuestra lista de tareas pendientes o en nuestra bandeja de entrada. Asimismo, deberemos tener un lugar apropiado para depositarlas y perderlas de vista con el fin de guardarlas temporalmente hasta que las necesitemos para trabajar. De esta manera las tendremos ya registradas para que no se nos olviden y, a la vez, fuera de nuestra vista para que no nos distraigan.

Con el material a archivar creo que no hace falta extenderse demasiado. Pero si nos damos cuenta de que nos cuesta hacerlo, tal vez sea debido a que el sistema de archivado no es el adecuado. Cuanto más tiempo nos lleve guardar una cosa o cuanto más dificultosa nos resulte esa tarea, más tenderemos a posponer y a acumular el material que debemos archivar. Entonces, habrá que buscar soluciones positivas al problema.

A lo que debe ir a la basura no le voy a dedicar más atención que la necesaria para advertir, solamente, sobre el conocido como “Síndrome de Diógenes”, que se puede asemejar hoy en día a muchas conductas en los despachos y lugares de trabajo.

Es importante que le dediques un tiempo de tu trabajo diario a limpiar tu entorno, lo puedes hacer cuando tus niveles de energía para trabajar estén bajos. Cuesta sobre todo al principio, como todos los hábitos, pero las personas que lo logran, y esto me lo han asegurado muchos de mis clientes, trabajan de una manera más productiva.

 

José Ignacio Azkue