No hace mucho, participé en un debate en una conocida red social de ámbito profesional en el que se discutía sobre el significado de multitarea en el trabajo. En la discusión había una corriente en la que se afirmaba que era una cualidad muy interesante para cualquier trabajador del conocimiento y que, además, era una condición muy demandada por las empresas hoy en día, sobre todo para aquellos puestos de trabajo que se desarrollan en un entorno complejo y cambiante.
Tras esta afirmación estaba la idea de un profesional que tiene la capacidad de hacer trabajos de diferentes tipos. Es decir, se apoyaba positivamente el hecho de que una persona tenga diferentes competencias y habilidades, así como que las sepa aplicar correctamente en su puesto de trabajo.
Por mi parte, y me imagino que por la de los demás también, estaremos todos de acuerdo en que cuantos más conocimientos tenga un profesional y pueda aplicar a su trabajo, mejor: esto le permitirá atender tareas de diferente naturaleza y tal vez por esto sea un profesional muy cualificado y competitivo.
En esta discusión que he comentado, al principio yo estaba situado entre los que afirmábamos que a esta idea descrita hasta ahora no se le podía llamar multitarea, al menos desde el punto de vista de productividad personal. Lo podríamos llamar “multicompetencia” o simplemente “capacidad para gestionar diferentes tareas”.
“Un hombre capaz de conducir de forma segura mientras besa a una joven hermosa, simplemente, no presta al beso la atención que se merece” (Cita atribuida a Albert Einstein).
La cuestión fundamental en cuanto a la productividad personal es cómo gestionamos esa multitarea. En otras palabras, cómo gestionamos a qué dedicamos nuestra atención.
Si volvemos a la cita anterior atribuida a Einstein, nos encontramos con dos tareas, como son besar y conducir, que requieren la atención plena de la persona que las lleva a cabo. Tanto conducir como besar requieren atención, al menos, si se quieren hacer bien.
Estoy seguro de que este supuesto conductor al centrar su mente en el beso pierde el foco en la carretera. De la misma manera, si una persona está concentrada leyendo, por ejemplo, un informe complejo y recibe una llamada de teléfono, solo podrá hacer bien una de las dos tareas, leer o atender la llamada. Si se empeña en hacer las dos simultáneamente, sin ninguna duda, alguna de ellas o las dos las hará mal. Veamos por qué.
Existen actividades que se pueden realizar de manera automática y no requieren de nuestra atención o concentración consciente. Sin embargo, hay muchas otras que sí lo requieren y no se pueden llevar a cabo sin que de manera consciente las atendamos.
Supongamos que vamos andando por una calle mientras llueve con el paraguas abierto a la vez que tratamos dirigirlo contra el viento cambiante para no mojarnos, también vamos mascando un chicle y oyendo música desde nuestro teléfono. Si analizamos lo que estamos haciendo, en este caso de multitarea, vemos que estamos haciendo varias tareas a la vez: estamos caminando, nos podemos parar en un paso de cebra, girar, por ejemplo, a la derecha en una intersección, mientras mascamos chicle, orientamos el paraguas y oímos música. Todas las podemos hacer de manera automática, dejando que alguna parte del cerebro tome las riendas y nos haga actuar de manera inconsciente.
También las podremos hacer a la vez si una de estas tareas requiere más atención, pero las demás no: por ejemplo, sí podemos memorizar una lección mientras se masca chicle.
Sin embargo, si las tareas que vamos a realizar requieren de atención plena, como son leer el informe y escuchar lo que nos dicen por teléfono, solo podremos atender una de manera consciente. Si tratamos de simultanearlas, nuestra atención irá saltando de una a otra, pero nunca estarán las dos tareas en nuestra atención al mismo tiempo.
Es muy fácil caer en la tentación de tratar de realizar a la vez dos o más tareas que requieren de nuestra atención. Debemos ser conscientes de que de esta manera, tratando de atender a varias cosas a la vez sin poderlo hacer en realidad, nuestra productividad se va a resentir considerablemente. Esto ocurre porque cada vez que retomamos una tarea que habíamos sustituido por otra, nuestro cerebro necesita un tiempo extra para volver a la situación en la que estaba con la tarea que había dejado de atender. Además, nuestro nivel de estrés aumenta, y esto disminuye nuestra capacidad de concentración. Esta es la consecuencia que se produce cada vez que nos dejamos llevar por el impulso de atender simultáneamente varias cosas que requieran de nuestra concentración.
Más grave, si hablamos en términos de productividad, es cuando la tarea que estábamos atendiendo se abandona para atender de lleno otra. En este caso el coste y el esfuerzo de retomar de nuevo la tarea más tarde es mucho mayor, ya que, para situarse en el punto donde se abandonó, se va a requerir mucho más esfuerzo y dedicación.
Cada vez que actuamos así, estamos forzando a nuestra mente para que trate de no olvidar la tarea que hemos abandonado. Como esta situación nos ocurre a menudo y no gestionamos correctamente lo que vamos dejando sin finalizar, terminamos alimentando nuestro estrés y agobiándonos porque perdemos el control sobre nuestro trabajo. Al final, ese cúmulo de sensaciones autoalimenta una preocupación creciente que acaba por provocarnos continuas distracciones.
Caer en la multitarea nos hace trabajar de manera poco eficaz y reduce nuestra productividad: tendremos que dedicar muchos más recursos para terminar una tarea que si la hubiera realizado de principio a fin. Por si fuera poco, esto tiene un importante costo económico, además de otro, más importante y muchas veces no analizado ni valorado, como es el coste de oportunidad.
Como decía Peter Drucker: “Si hay un secreto para la efectividad, es la concentración”, y será difícil alcanzarla si caemos en la multitarea.
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