Cambiar o rendirte ante el estrés y el descontrol que te provoca tu trabajo

Muchas personas me comentan lo mismo: están estresados por el descontrol que sienten ante el exceso de trabajo al que, prácticamente a diario, se tienen que enfrentar, pero no saben qué hacer para solucionar su problema. Unas me cuentan que nunca han intentado hacer nada al respecto, otras me dicen que han probado ciertas técnicas —algunas de las cuales me parecen, incluso, poco prácticas y poco realistas—, pero me confiesan que, aun así, no han dado con una buena solución a su problema.

Y a todos les explico lo mismo: si quieren superar las dificultades que representa la gestión productiva del trabajo, necesitan un método que se adapte a cada uno de ellos y unos hábitos que permitan actuar sin esfuerzo para aplicar ese método.

Si no estás dispuesto a aprender nadie te puede ayudar. Si estás dispuesto a aprender nadie te puede parar“, Zig Ziglar.

Ahora bien, como no todas las personas son iguales ni tienen las mismas necesidades a la hora de gestionar correctamente todo su volumen de trabajo, el método se tiene que adaptar a la casuística de cada una de ellas. Esto deberá ser así porque, seguramente, cada una tendrá una determinada cuota de responsabilidad dentro de su organización y, dependiendo del nivel que ocupe dentro de ella, también tendrá que decidir, o no, sobre determinadas cuestiones.

Dependiendo de las características y responsabilidades del puesto de trabajo de cada persona, a mi entender, se las podría encuadrar en tres grupos diferentes, que nos pueden dar una idea sobre las necesidades, en cuanto a método, para gestionar su trabajo:

  • Uno de estos grupos estaría formado por aquellas personas que, en una organización, toman un gran número de decisiones basadas en información que se les presenta y que, además, tienen que controlar muchos frentes diferentes, pero que, realmente, no ejecutan muchas de las acciones correspondientes a sus decisiones.
  • El segundo sería el que ejecuta parte de las decisiones de los anteriores, toma también algunas propias y controla que se ejecuten el resto de las acciones.
  • Por último, tendríamos a las personas que, en realidad, se dedican a completar los trabajos, pero no toman decisiones o, en todo caso, si tienen que tomar alguna, en realidad, tienen poca trascendencia.

Evidentemente, esta no es una clasificación estricta ni excluyente, de manera que si una persona está en un grupo, puede también pertenecer a otro. Debemos de tomar esta división como algo abierto y sin fronteras y puede, incluso, darse el caso de que, dependiendo del momento, algún tipo de persona pueda estar en alguna ocasión del día en cualquiera de las tres situaciones.

Por eso digo que el método se tiene que adaptar a las personas y no al revés, ya que, atendiendo a esta clasificación, las necesidades de control del trabajo y de las condiciones que imponga el entorno en el que se desenvuelva el trabajador variarán dependiendo del grupo en el que desarrolle sus actividades.

El método debe tener en cuenta que, a día de hoy, el trabajo ha cambiado sustancialmente si lo comparamos con cómo se desarrollaba hace un par de décadas y, por tanto, tiene que estar actualizado a las necesidades nuevas que se dan hoy en día.

En la actualidad, la inmediatez reina en todos los aspectos de nuestra vida. No solo las noticias mundanas se conocen al instante de producirse, sino que, en el trabajo, este exceso de información, que también se da, provoca la llegada constante de interrupciones e imprevistos, lo que lleva a constantes cambios de prioridades que causan confusión y dificultad a la hora de elegir y ejecutar los trabajos. Por eso, un método de gestión de trabajo actual tiene que contemplar y resolver estas vicisitudes.

Por esta razón, las personas reacias al cambio o aquellas que tratan de realizar su trabajo gestionando su tiempo no consiguen salir de un bucle de descontrol y de estrés. Las primeras porque deben saber que, sin cambio, no hay posibilidad de mejora, y las segundas porque, con técnicas vetustas que no solucionan los problemas que causa la inmediatez actual, no se pueden gestionar con éxito ni el trabajo ni la vida hoy en día.

Una locura es hacer la misma cosa una y otra vez esperando obtener resultados diferentes. Si buscas resultados distintos, no hagas siempre lo mismo”, Albert Einstein.

Sea cual sea el método que se quiera emplear, es necesario que tenga unos principios básicos y que van a servir por igual a cualquier persona independientemente de su perfil. Veamos cuatro ideas fundamentales para ello:

 

  • Nos debe facilitar el pensar sobre nuestro trabajo, no en nuestro trabajo. Aunque parezca un juego de palabras que indican lo mismo, en realidad no lo es. Lo primero nos lleva por el camino de tener nuestros compromisos meditados y con las acciones que debemos completar muy claras, mientras que lo segundo nos lleva únicamente por la senda de la preocupación y del estrés por la falta de control sobre nuestros compromisos y, a la vez, facilita la procrastinación de las cosas por hacer, por falta de claridad sobre ellas. Por un momento, piensa en ese dossier que te ha llegado, y en el que te piden que redactes un determinado informe. Lleva varios días encima de tu mesa y no deja de rondarte en la cabeza, no dejas de pensar en él, pero no te sientes capaz ni con ánimo de resolver ese trabajo. Sin darte cuenta, estás pensando y pensando en que debes terminarlo y eso te estresa, pero no resuelve tu problema, sino que lo agrava. Deberías tener un hábito concreto, que consiste en pensar sobre todas las acciones que debes de realizar para tener resuelto ese compromiso que te ha llegado. Esto lo deberías de hacer con la debida frecuencia con todas tus trabajos a realizar. Este hábito reduce tu estrés porque te da claridad sobre lo que debes concluir y completa tu inventario de tareas por hacer.

Pensar es el trabajo más difícil que existe. Quizá esa sea la razón por la que haya tan pocas personas que lo practiquen”, Henry Ford.

  • Se debe poder trabajar diferentes niveles de perspectiva, según la necesidad de cada persona, lo que le permitirá tener claridad sobre sus diferentes prioridades. Cuando tú veas que tienes varias tareas por hacer y te encuentres ante el dilema de elegir una, si, a través de la perspectiva, conoces con claridad las consecuencias que va a tener lo que vas a hacer con tus prioridades, tu elección será más fácil y objetiva.
  • Debe permitir elegir cuál es la tarea que mejor se pueda hacer en cada momento. Para ello, deberá permitir agrupar tareas de similar naturaleza en diferentes contenedores, donde nos podamos inspirar para elegir la mejor acción a realizar en cada momento. Por ejemplo, si tienes que terminar un presupuesto y, por la razón que sea, lo has dejado para última hora de la tarde, porque piensas que en ese momento estarás más tranquilo, se va a dar, seguramente, la circunstancia de que cuando llegue ese momento, estarás ya cansado y con tu capacidad bajo mínimos como consecuencia de todo el trabajo que has realizado durante el día. Por tanto, te resultará mucho más difícil e, incluso, puede que comentas errores en tu oferta, por lo que no deberías hacerla en ese momento. Deberías tener un método que te permitiera ver esa tarea a realizar en el momento idóneo para llevarla a cabo. De la misma manera, en ese momento en que ya estás cansado, te debería permitir ver tareas fáciles de realizar y que no requieran ningún tipo de esfuerzo mental ni de concentración, con lo cual tu elección será muy productiva.

Si un método para la gestión de tu trabajo no cumple, como mínimo, con estos requisitos, difícilmente te va a servir para gestionar con efectividad el trabajo de hoy en día. Probablemente, a pesar de ello, no podrás llegar a todo lo que se te presente, pero seguramente te sentirás más satisfecho y tranquilo con tu trabajo porque, al menos, sabrás con certeza que lo que has decidido hacer, con objetividad, será lo que mejor podrías hacer en ese momento y eso significa alta productividad y mejores resultados.

Si sientes que necesitas desarrollar un método de gestión de trabajo productivo y eficaz, te recomiendo que consultes en mi web mis cursos y talleres, porque puedo ayudarte, como lo he intentado en este artículo, a disminuir ese estrés provocado por el uso de un método poco adecuado.

 

José Ignacio Azkue

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