Sin duda, ganar en productividad y rendimiento en nuestro día a día es un deseo y un objetivo que está siempre presente en la mente de todo aquel profesional que quiera trabajar de manera efectiva.

Sin embargo, la realidad suele ser otra. Y la razón principal estriba en que, en demasiadas ocasiones, tanto las organizaciones como sus trabajadores se dejan llevar por la inercia de la actividad empresarial diaria, reaccionando “a salto de mata” frente a todo lo que les llega a lo largo del día. Esa actitud reactiva acarrea no cumplir adecuadamente con lo prioritario. Como consecuencia, resulta imposible sacar a cada minuto de nuestro día el mayor rendimiento, de modo que se terminan viendo afectados, de modo importante, la productividad, la efectividad y los resultados.

Imagina tu jornada ideal —puedes incluir, si lo consideras importante, además de tu vida profesional, el resto de tus responsabilidades—. En una escala del 1 al 10, ¿en cuánto valorarías tu nivel de ocupación diaria? ¿Tu respuesta podría ser un 8, un 9, un 10? O, de hecho, ¿tendrías que reconocer que estás entre el 11 y, por ejemplo, el 15?

Cuanto más ocupado estés, cuanta mayor sea tu sensación de no poder abarcar todo lo que te llega, más tendrás que afinar a la hora de elegir tu próxima tarea. De lo contrario, si no eres capaz de aprovechar y exprimir al máximo cada minuto del que dispones de manera productiva, todos tus días se convertirán en un vaivén de decisiones —muy probablemente, mal tomadas— acerca de lo que hubiésemos debido hacer en cada momento.

“La mente que se abre a una nueva idea jamás volverá a su tamaño original” Albert Einstein

Un concepto al que no se le atiende tanto como debería es el de la capacidad productiva de cada persona. Es decir, cuál es el nivel de energía con el que contamos en cada momento del día para realizar tareas.

No creo que sea necesario argumentar que no es lo mismo hacer una tarea que requiera un importante esfuerzo mental, por ejemplo, a primera hora de la mañana, que después de una intensa reunión, o tras la comida o, tal vez, a última hora de la tarde. Seguro que el esfuerzo a realizar para completarla va a ser muy diferente en cada una de esas situaciones, y probablemente la calidad de lo que hagamos, o su resultado final, también lo sea.

Si bien cada uno de nosotros es un ser único e irrepetible, sobre todo si atendemos a nuestra capacidad para concentrarnos o para dar rienda suelta a nuestra creatividad, lo cierto es nos parecemos más de lo que creemos a simple vista.

Diversos estudios avalan el hecho de que, por regla general, solemos tener una mayor concentración y creatividad a primera hora de la mañana. Y esta capacidad, este nivel de energía, se va consumiendo con cada tarea que realizamos. Es decir, lo más común es empezar el día con fuerza, energía y la mente despejada, mientras que al terminar la jornada nos encontramos cansados y con nuestras capacidades mentales muy mermadas.

Entonces, ¿por qué malgastamos los momentos de máxima capacidad productiva en las redes sociales, en leer las noticias, en mirar correos electrónicos que no nos aportan nada, o en elegir esas tareas que, porque son fáciles de hacer, me apetecen más que aquellas que requieren un esfuerzo mental para desarrollarlas?

“Incluso la gente que afirma que no podemos hacer nada para cambiar nuestro destino mira antes de cruzar la calle” Stephen Hawking

Si actuamos de esta manera, lo más probable es que, cuando ya estemos cansados y nuestra cabeza no esté para tanto esfuerzo intelectual, nos obligaremos —de mala gana— a terminar esa tarea tan importante que teníamos pendiente en nuestra mente.

Si continuamos con estos hábitos, no solo trabajaremos peor, sino que además nos costará mucho más esfuerzo llevar a cabo nuestras tareas por no haber elegido el momento más adecuado para realizarlas. También es muy probable que, de manera irracional, las pospongamos para otro día.

Por todos estos motivos nuestra productividad deja mucho que desear, a pesar de que somos conscientes de ello y sentimos que no llegamos a todo lo que quisiéramos. Gracias a esta forma que tenemos de dar prioridad a las tareas menos importantes no conseguimos sacar el mayor provecho posible a cada momento del día.

Debemos tener muy claro que no todas las tareas tienen la misma naturaleza: unas requerirán esfuerzo mental; otras, rapidez en su ejecución; algunas, creatividad y, seguramente, también habrá otras que serán simples y manuales. Pero lo importante es que, si queremos aprovechar cada minuto de manera productiva, tendremos que saber elegir cuándo hacerlas según nuestro reloj biológico-productivo.

Ya hemos hablado más de una vez en este blog que una persona se vuelve realmente efectiva cuando hace lo que tiene que hacer y, además, lo hace en el mejor momento posible para ello.

En mis seminarios explico que, para buscar el momento adecuado para realizar cada tarea, debemos recurrir a un concepto al que llamamos “contexto”. Para ello elaboramos una lista solamente con las tareas que tengamos que hacer lo antes posible, donde cada una de ellas tenga una etiqueta que nos permita filtrar según la situación, la herramienta o la persona que necesitemos para completarla. De esta manera, apoyándonos en esta lista y filtrando por el contexto en el que nos encontremos, siempre estaremos en disposición de elegir para hacer la tarea adecuada en el momento adecuado.

Elegir bien es fundamental en nuestra productividad, pero si nos dejamos llevar por la rutina, las necesidades de otros, por urgencias —en su mayoría discutibles—, o por nuestra comodidad, los resultados serán distintos a los que nos gustaría obtener. Está en nuestras manos dejar de lado la constante sensación de tener demasiadas tareas por hacer, ya sean prioritarias o no.

José Ignacio Azkue