La productividad personal, al menos la de los trabajadores del conocimiento, es uno de los temas pendientes de resolver por parte de nuestra sociedad. Para conseguir que nuestros profesionales sean más productivos en el trabajo —sin que para ello tengan que trabajar más horas—, es preciso adoptar ciertas medidas y realizar cambios que les permitan conseguir una mayor efectividad. No debemos olvidar que la productividad de las empresas viene determinada por la de todos sus miembros.

Es imprescindible que nuestra manera de trabajar evolucione lo antes posible: se necesita crear objetivos de cambio hacia una mayor productividad y eficacia. Esto dará como resultado beneficios tanto para la empresa como para sus integrantes, además de una mayor calidad del trabajo realizado, mejores resultados, mejor ambiente laboral, menos estrés y más tiempo libre, entre otros.

“Todos piensan en cambiar el mundo, pero nadie piensa en cambiarse a sí mismo”, Alexéi Tolstói

Si queremos conseguirlo debemos hacer cambios. Algunos resultarán sencillos, pero habrá otros profundos y que chocarán con la mentalidad de muchas personas. Varias de estas medidas pasarán, inevitablemente, por llevar a cabo reformas estructurales que hoy en día podrían resultar demasiado radicales.

Veamos algunas ideas:

  1. Sería necesario racionalizar los horarios de trabajo. Vivimos en un país donde, en ocasiones y según con qué sector tratemos, parece que vivamos con husos horarios diferentes. Esta racionalización del horario debe dar mayor valor al tiempo libre y suponer un cambio sustancial en nuestra jornada laboral. Se debería empezar a trabajar antes para poder disfrutar más del resto del día. Reducir los descansos para el almuerzo nos permitirá salir antes. Promover un horario flexible de entrada y salida del trabajo, así como la posibilidad de trabajar desde casa, harán que el trabajo se adapte al trabajador y no revés. Está demostrado que se rinde más cuando el trabajo te permite ganar tiempo para la vida privada. Resulta llamativo que justifiquemos los horarios que tenemos debido a nuestra cultura latina y mediterránea, pero por una vez más, fijémonos en los horarios de algunos de nuestros vecinos europeos; quizás podamos adaptarnos a ellos y así disfrutar de sus ventajas.
  2. Fomentar la iniciativa de los trabajadores. Animarlos, ayudarlos, impulsarlos a potenciar su capacidad para que tengan iniciativas propias, dando libertad a su creatividad. Los resultados de la empresa o de la organización vienen dados como consecuencia de lo que el trabajador desempeñe. Por tanto, será necesario potenciar cualquier medida que permita aumentar la motivación y la iniciativa de nuestros profesionales. Está comprobado que se da un aumento de la productividad cuando se les atribuye una mayor capacidad de decisión y responsabilidad.
  3. Capacidad de asimilar y reaccionar ante los cambios. El trabajo y nuestros compromisos cambian constantemente. Lo que hace unas horas era un imprevisto inaplazable deja de serlo con la misma rapidez que había aparecido. Las necesidades de la empresa y del mercado también cambian con la misma rapidez. Para que los trabajadores sepan en todo momento a dónde han de dirigir sus esfuerzos y sus acciones, deben tener unas directrices muy claras que les sirvan de guía en la toma decisiones. Cada trabajador deberá tener muy claro lo que se espera de él si no queremos que trabaje a ciegas y dentro del caos que puede ser cualquier jornada laboral. Para evitar esto, habrá que animar a los responsables a que proporcionen directrices claras y precisas, con el fin de que todo el organigrama conozca las responsabilidades individuales, así como qué situaciones y condiciones del mercado y de la empresa han cambiado para poder adaptarse.
  4. Protegernos del e-mail, del móvil y del resto de cosas que nos distraigan en el trabajo. Para poder realizar bien nuestro trabajo debemos evitar caer en la trampa de las distracciones, ya que lo único que nos aportan es que fraccionemos nuestro trabajo y perdamos eficacia y productividad. Administrar bien las distracciones tomando medidas para evitarlas, o realizar acciones que nos permitan apartarlas al menos momentáneamente de nuestro horizonte, nos ayudará a terminar mejor nuestras tareas. También deberemos protegernos de las constantes interrupciones que sobre todo nos provocan el e-mail y el móvil. Es importante habituarnos a tener fijados momentos del día para trabajar con el correo cerrado para así poder ocuparnos de nuestras obligaciones con plena concentración y de manera firme. Mirar cada pocos minutos si nos ha llegado algún mensaje nuevo solo sirve para distraernos y estresarnos.
  5. Habituarnos a acabar las tareas antes de comenzar otra. Para mejorar la calidad de nuestro trabajo, es necesario que podamos concentrarnos en cada tarea de una a una. La multitarea o el tratar de abordar varias cosas a la vez, o el simple hecho de dejar una tarea sin terminar para comenzar otra que nos acaba de llegar son algunas de las maneras menos productivas de trabajar. Ser capaz de empezar y acabar una tarea debe ser un hábito que se debe extender por todos los niveles y en todas las organizaciones.
  6. Organizar mejor la jornada. En general se empieza mal la jornada laboral. No tener las ideas claras o tener demasiados frentes abiertos nos puede llevar a elegir mal nuestra próxima tarea. Debemos saber que cada tarea tiene su peso específico y que cada una de ellas va a requerir diferente esfuerzo, tanto físico como mental, por nuestra parte. Es importante conocer nuestro reloj biológico con la finalidad de poder aprovechar nuestros mejores momentos para las tareas más difíciles, importantes o exigentes. No hacerlo o realizar tareas fuera de su momento adecuado nos puede llevar por el camino de lo fácil en vez del camino de los mejores resultados.

“El cambio es ley de vida. Cualquiera que solo mire al pasado o al presente, se perderá el futuro”, John Fitzgerald Kennedy

El cambio nunca es fácil, y menos si tenemos que luchar contra la inercia de muchas organizaciones ancladas en el inmovilismo orgánico, nuestras creencias adquiridas —y propiciadas por ese inmovilismo— y nuestros propios hábitos.

Si nos dejamos llevar por el día a día y no analizamos nuestros puntos débiles, nuestras fugas de productividad, las consecuencias de estos fallos, esta actitud dificultará modificar nuestra conducta. Una vez meditada una posible solución, fijemos unos objetivos de cambio, pero que sean alcanzables y realistas: no busquemos el cambio inmediato a corto plazo. Pensemos que toda mejora requiere tiempo y asimilación, y eso no llega de un día para otro.

 

José Ignacio Azkue