Algunas ideas para relacionarte mejor y más productivamente con tu ordenador

El ordenador es un  aparato de reciente incorporación a nuestras vidas. Bien, de acuerdo; hay personas sobre todo los jóvenes que lo conocen de toda la vida. Sin embargo, si miramos un poco hacia atrás, para la mayoría de las personas es un invento que lleva con nosotros más o menos 30 años.

En su corta historia, 30 años no son nada,  esta máquina que parecía tan asombrosa por la revolución que suponía ha evolucionado como pocas cosas a lo largo de toda la historia de la humanidad. Y como en casi todo, y en esta ocasión también se da, tiene aspectos positivos pero también los tiene negativos. Y la productividad, en esta ocasión, tampoco se salva de su influencia. Nos puede ayudar en nuestra efectividad a la hora de trabajar o puede convertirse, mejor dicho lo podemos convertir sin darnos cuenta, en un saboteador de nuestro bien hacer en el trabajo diario.

Piensa por unos instantes en tu ordenador y respóndete a estas preguntas: ¿tienes la bandeja de entrada de tu e-mail, todos los días, con correos sin abrir que se te van acumulando?, ¿el escritorio de tu ordenador está repleto de carpetas, imágenes, archivos, aplicaciones?, y ¿muchos de ellos, por no decir la mayoría, no tienen ninguna relevancia, o hace meses que no los utilizas y además están desorganizados?

Si tus respuestas son afirmativas, debes ser consciente de que probablemente estés gestionando mal la información y las aplicaciones de tu ordenador, y que tu productividad y efectividad se van a ver resentidas por ello.

No siempre trabajamos bien y de manera eficaz y productiva con nuestro ordenador. Podemos mejorar nuestra relación con el mundo informático, donde sin darnos cuenta perdemos todos días tiempo y oportunidad de hacer otras tareas. Esto es debido a hábitos de trabajo, costumbres adquiridas a lo largo de los años o por lo que hemos aprendido de ver hacer a los demás. Y como consecuencia de ello, nuestra propia desorganización hace que no aprovechemos el 100% de la capacidad de estas máquinas, y que a la vez, le dediquemos más recursos de los necesarios para trabajar óptimamente.

Veamos algunas ideas para mejorar nuestro trabajo.

Debemos tener una organización lógica en nuestro ordenador para poder encontrar, acceder, modificar, eliminar la información o elementos que tengamos archivados en nuestra máquina, de manera rápida y eficaz.

El escritorio es uno de los elementos que peor gestionamos y al que menos provecho sacamos. Lo utilizamos para almacenar cosas que muchas veces no sabemos dónde guardar y termina convirtiéndose en un gran almacén donde hay de todo, incluso cantidades ingentes de basura. Donde en muchas ocasiones nos cuesta encontrar las cosas debido al desorden con que se encuentran guardadas. Si lo midiéramos, nos daríamos cuenta que casi el 90% de los accesos directos no se utilizan, y si se hace, es en contadas ocasiones. Además la mayoría de los documentos allí guardados tienen poca importancia o son irrelevantes. Para solucionar esto, yo aconsejo tener en el escritorio una carpeta que yo llamo “almacén”, donde guardo este tipo de archivos. Podemos tener varios almacenes donde se guarden cosas con conceptos diferentes. Pero ojo debemos saber que si tenemos algún problema con el ordenador, la información guardada en el escritorio por lo general se pierde y no se recupera.

“El hardware es lo que hace a una máquina rápida; el software es lo que hace que una máquina rápida se vuelva lenta” Craig Bruce

La bandeja de entrada del correo electrónico debe encontrarse  a cero. Mucho se ha hablado y escrito sobre este concepto que tanto trabajo cuesta y quebraderos de cabeza da a muchas personas. Esta bandeja puede representar el más puro caos, ya que se usa para guardar cosas de diferente índole y significado. Tenemos en el mismo sitio: tareas por hacer, información relevante junto otra obsoleta, basura de todo tipo, correos leídos con otros sin leer, incluso podemos desconocer la antigüedad de los no leídos. Todo en el mismo sitio y guardado, por lo general, de manera cronológica pero en la entropía más absoluta. Para evitarlo, se deberían utilizar filtros o reglas que nos clasificaran los correos según el significado e importancia que tuviesen para nosotros. Además deberíamos adquirir el hábito de procesar diariamente todos los correos, y dejar la bandeja a cero.

Saber buscar información de manera inteligente. Se dedica mucho tiempo a buscar cosas que sabemos que están en el ordenador, pero que no sabemos dónde. Hoy en día, todos los sistemas operativos y casi todas las aplicaciones disponen de potentes buscadores que, de manera inteligente y mediante filtros con los que podemos acotar nuestras búsquedas, nos ayudan a realizarlas. Estos filtros incluso se pueden archivar para futuras búsquedas. Buscar bien o no saber hacerlo adecuadamente puede marcar la diferencia entre lograr hacer otras cosas o tener que dejar algunas por no llegar a todo.

Las contraseñas son como la ropa interior. No puedes dejar que nadie la vea, debes cambiarla regularmente y no debes compartirla con extraños” Chris Pirillo

Realizar copias de seguridad externas. Nunca sabemos cuándo una máquina puede fallar, y cuando lo hacen, en general, nos pilla desprevenidos y sin los respaldos necesarios para recuperar, al menos, la información más relevante. Además es muy fácil caer en el “Síndrome de Diógenes” en el mundo informático, donde se tiende a guardar todo y de todo por el simple hecho de guardar. Esto en muchas ocasiones significa una ralentización de la velocidad de nuestra máquina. Hoy en día, hay múltiples formas de almacenar nuestros datos fuera de nuestros ordenadores. Tenemos discos externos de varios tipos y con unas capacidades de almacenaje asombrosas y tenemos también los servicios en la nube, que nos permiten además de respaldar nuestros datos, disponer de ellos en cualquier sitio.

El ordenador nació para resolver problemas que antes no existían” Bill Gates

Hacer limpieza de lugares donde nos hemos suscrito que han perdido nuestro interés. Desde la aparición de las redes sociales y los blogs, nos vamos suscribiendo en lugares que consideramos de nuestro interés. Pero como muchas cosas en esta vida, este interés cambia con el paso del tiempo y nos podemos encontrar con que recibimos información de demasiados sitios, y la mayoría carente de interés para nosotros en la actualidad. Con cierta periodicidad, deberíamos revisar nuestras suscripciones para darnos de baja de aquellas que no representan algún interés para nosotros en la actualidad.

Como vemos, es muy fácil caer en el desorden con nuestros ordenadores. Esta situación no tiene ninguna ventaja para nosotros; es más, lo único que representa es todo lo contrario: caer en el caos, en la dificultad y en una merma de nuestra efectividad. Fijémonos unos criterios de orden para almacenar y gestionar nuestros datos, nuestros archivos y nuestras aplicaciones, pues en ello descubriremos ventajas productivas y de eficacia para nuestro trabajo y nuestra vida.

 

José Ignacio Azkue

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