La importancia de que gestiones bien tus Tareas más Importantes o Tareas Clave, así como tus Tareas Repetitivas

En el artículo anterior y recientemente publicado en este blog, artículo que puedes leer aquí, se hacía una introducción sobre la importancia de conocer a la perfección la naturaleza de cada una de las tareas que aparecen por tu horizonte.

Hablaba en él de que puedes encuadrarlas todas dentro de cuatro tipos diferentes y que, si lo haces así, te será más fácil elegir con efectividad tu próxima tarea a realizar. Por otra parte, esto último es fundamental e imprescindible para tu productividad.

Te hablaba de las Tareas Basura (TB) y de las Tareas Menores (TM), y ahora toca explicar las importantes. Unas lo son porque es necesario hacerlas a pesar, por lo general, de su bajo impacto en nuestros planes; me refiero a las Tareas Repetitivas (TR). Y las otras también lo son como nos indica su denominación; se trata de las Tareas más Importantes (TMI) o Tareas Clave (TC); éstas son las que, de verdad, tienen una huella positiva y, si las completas, te harán avanzar en tus proyectos y, lograrás, al hacerlas, que tu trabajo sea más productivo.

Las Tareas Repetitivas o Periódicas, como su propio nombre indica, son aquellas que hemos de hacer sí o sí y muchas de ellas se presentan con una cierta periodicidad predecible. Este tipo de tareas, por su naturaleza repetitiva, y según sea la frecuencia de estas repeticiones, pueden llegar a convertirse en hábitos. Ya se trate de consultar el correo electrónico, recopilar lo que pasa por mi cabeza, procesar lo recopilado, las diferentes revisiones diarias e incluso la semanal, reportar ciertos datos, reunir para presentar en administración los justificantes de viajes, como he comentado puede que terminen por convertirse en hábitos.

Cultiva solo aquellos hábitos que quisieras que dominaran tu vida” Elbert Hubbard.

Hay otras que, por ser más espaciada su repetición, no terminan de arraigarse en ti del mismo modo, por lo que necesitarás recordatorios para que no se te olviden, pues si las descuidases podrías terminar teniendo problemas. El cuadre contable necesario para la presentación del impuesto del IVA, acciones varias para el mantenimiento de tu coche, la recopilación de datos para la reunión trimestral de…, los cumpleaños de personas cercanas, los inventarios de ciertas materias primas en el almacén, etc.

Las tareas repetitivas, en general, son tareas que has de hacer, bien diariamente o, bien cuando se presentan con su propia regularidad. Todas ocupan una importante parcela dentro de tus quehaceres diarios llegando, en algunas ocasiones, a hipotecar tu productividad, ya que, al tratarse de hábitos algunas de ellas, las atiendes sin darte cuenta y acabas dejando de lado otras más prioritarias.

El peligro que acarrean es que, al hacerlas de manera rutinaria, hemos de cuidar bien el momento correcto para hacerlas, para no caer en el error, a causa del hábito que puedas tener de ellas, de dedicarles una atención, una energía y un lugar que, tal vez, deberías estar dedicando a tareas clave y que no hagas éstas.  Por tanto, identifícalas y trata de situarlas en su momento adecuado. Por las características de estas tareas, insisto, muchas pueden ser hábitos y también puede ser manuales, las podríamos colocar, con alguna excepción, en momentos de baja energía.

Dentro de tus compromisos diarios a completar, ha de prevalecer siempre que le dediques mayor atención a las tareas clave que a las tareas repetitivas. Imagínate que un día cualquiera te entra una inesperada tarea importante. ¿Qué deberías hacer? Aunque tuvieses pensado dedicar un buen rato a tareas repetitivas, redúceles la atención por hoy: menos correo electrónico, olvídate de contabilizar los tickets de gastos…En resumen, modifica tu plan, dedícate a la tarea importante, que aumentará tu productividad, y aparca para otros momentos las tareas repetitivas. Focalízate en la tarea sobrevenida.

Las Tareas Más Importantes (TMI) o Tareas Clave (TC) podríamos definirlas como aquéllas que proporcionan un mayor beneficio para tu trabajo, que están directamente relacionadas con la consecución de resultados, además de que muchas de ellas, aunque no todas, pueden requerir de tu creatividad, de un esfuerzo especial, de tu talento, y de tu concentración.

¿Cuál es la tarea más difícil del mundo?… Pensar” Ralph Waldo Emerson.

Hay que aclarar que cuando pensamos sobre este tipo de tareas, al mencionar el concepto de beneficios, no siempre nos lo referimos a éstos en términos económicos. El beneficio al que me refiero afecta, en concreto, a tu puesto de trabajo, a tus responsabilidades y es un plus que te ayuda a avanzar en tus planes.

Estas son las tareas que has de anteponer a todas las demás si quieres que tu trabajo y que tu productividad sean los adecuados. Si no te enfocas en ver, en comprender y en pesar acerca de la naturaleza de tus tareas, tenderás a hacer las cosas según se te van presentando, lo que equivale a una deficiente productividad y a dejar que tu actitud pase de proactiva a una muy poco aconsejable: la reactiva.

Hay consultores sobre productividad que proclaman que este tipo de tareas son aquellas que requieren concentración y esfuerzo por tu parte y que hay que llevarlas a cabo a primera hora del día. También los hay que, en el otro extremo, las menosprecian y afirman la inutilidad de pensar en ellas; y argumentan que esta idea se basa en las teorías de la gestión del tiempo y, por tanto, que pensar en este tipo de tareas te lleva a un inútil intento de planificar tu trabajo, algo que es ineficaz por la imposibilidad de cumplir la planificación en el trabajo del siglo XXI.

Particularmente estoy en un parcial desacuerdo con unos y otros. Para mí, este tipo de tareas son las primordiales, las tareas que de verdad hay que hacer sobre el resto de las tareas explicadas hasta ahora, y habríamos de tenerlas bien identificadas. Ahora bien, una tarea clave no tiene ni por qué ser difícil, ni tiene por qué requerir concentración, ni tendría por qué llevarte ni mucho tiempo ni mucho esfuerzo. Como tampoco creo en la planificación tradicional, veo inútil tratar de llevarla a la práctica, pero es necesario, imprescindible diría yo, identificar las tareas clave claramente y tenerlas bien situadas y contextualizadas dentro de tu inventario con el fin de que no les pierdas el foco y las realices en el momento más adecuado.

No todas las TC o TMI son iguales, ni tienen la misma repercusión; tampoco todas tiene la misma importancia real, ni requieren los mismos niveles de energía ni concentración. Lo que sí tienen en común todas es que están relacionadas con tus objetivos o son aquéllas que forman parte de tus proyectos.

Te propongo que imagines un sencillo y, para ello, simplificado caso, como ejemplo para explicártelo. Suponte que para este año tienes el objetivo de incrementar un 10% tus ventas. Para lograrlo, tendrás que plantearte una serie de proyectos entre los que has identificado que quieres mejorar tu página web para explicar mejor tus productos, para atraer clientes, para darte a conocer… Este proyecto es un trabajo indefinido sobre el que tendrás que pensar para concretar todas las tareas que debes realizar y, así, darlo por completado. Entre las acciones a realizar habría más, evidentemente; tendrías que escribir los textos de las diversas páginas de la web (habría que definirlas todas, pero como es un ejemplo lo ponemos en genérico), tendrías que buscar imágenes para cada una de las páginas, o buscar entre las páginas de la competencia para ver qué ofrecen y dicen y extraer, si acaso ves algo interesante en estas páginas, para completar los textos de la tuya, etc., Con este ejemplo me basta para explicar la idea.

Todas estas tareas del ejemplo son Tareas Clave o Tareas más Importantes; de eso no hay duda. ¿Por qué? Porque todas están relacionadas con un proyecto o con un objetivo tuyo. Si las llevas a buen fin, avanzarás con mayor probabilidad y seguridad hacia el resultado que quieres lograr. Pero si los demás tipos de tareas te distraen y te hacen perder el foco de éstas, con toda seguridad te costará mucho más hacerlas y, por tanto, te costará de la misma manera mucho más lograr tu objetivo, llegando a ser posible que, por no dedicarles la atención debida, no lo alcances.

Las cosas empiezan a encajar con absoluta perfección cuando estamos concentrados en lo que queremos” Paulo Coelho.

Ahora bien, como es evidente no todas requerirán el mismo grado de concentración, creatividad o energía. Escribir los textos, probablemente te requiera concentración y creatividad, pero buscar páginas de tu competencia no requerirán ni la una ni la otra; es más, las podrás buscar cuando tus niveles de energía estén muy bajos. Sin embargo, para buscar las fotos adecuadas, con solo un cierto nivel de creatividad, lo podrás hacer de manera más que satisfactoria, y para extraer ideas de las páginas web de tus competidores, tal vez, necesites cierto nivel de energía, ni mucha ni poca, solamente la adecuada.

Como vemos, no todas las TMI o TC requieren altos niveles de concentración ni de energía ni de creatividad, pues cada una puede ser diferente y, para llevarlas a buen puerto, solo necesitas conocerlas bien y buscar el momento adecuado a lo largo de cada día para ir haciéndolas sin olvidarte de ellas.

Algunas habrá que hacerlas a primera hora con niveles de energía y concentración altos, otras las podrás hacer más tarde, sin tanto nivel de concentración ni energía; incluso las habrá que puedas hacerlas a la tarde cuando estés más agotado por el trabajo ya realizado, sin que por ello corras el riesgo de dejarlas abandonadas para otro día.

Si conoces bien la naturaleza de cada tarea, te será más fácil elegir bien qué debes hacer, podrás decir que no a ciertas cosas que no hacen más que impedirte realizar bien tu trabajo, tendrás criterios claros para elegir y, lo más seguro, también tendrás motivación y ganas para que tras una buena elección lleves adelante tus proyectos sin tanto esfuerzo.

Céntrate todos los días, hasta que sea para ti un hábito, en hacer varias TMI o TC. Son piezas fundamentales de tu productividad, pues cuando las tienes identificadas y tu compromiso con ellas te lleva a la acción de terminarlas y las finalizas, es cuando te sientes bien y sientes que tu día ha sido fructífero.

Si por el contrario sientes que no llegas a todo, que no consigues los resultados que deseas, pregúntate si le estás dedicando el tiempo necesario a tus tareas clave o, en su lugar, otras ocupan su espacio.

Identificar cada tarea es un trabajo más, pero te asombrarás del retorno que tiene en cuanto a tu productividad.

 

 

José Ignacio Azkue

 

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