En las dos últimas publicaciones de este blog he intentado explicar los diferentes tipos de tareas a las que puedes dedicar tu atención a lo largo de tu día, bien sea durante tu trabajo o durante el resto de tu jornada. Te hablé en uno de esos artículos de las Tareas Clave y de las Tareas Repetitivas, y en el otro de las Tareas Menores y también de las Tareas Basura.
Una vez aclarada la diferente naturaleza que pueden tener las acciones que llevas a cabo a lo largo del día, me parece fundamental lanzarte al aire una serie de cuestiones con la única intención de que medites sobre a qué tipo de tareas dedicas especialmente tu atención aunque, si es posible, también para que saques alguna conclusión sobre ello y sus consecuencias.
Tal vez a más de uno de vosotros os incomode este interrogatorio, pero como creo que toda solución a un problema ha de incorporar, como paso previo, la identificación de las causas, las hago con la clara intención de que tú identifiques las tuyas.
Te haré la primera pregunta:
¿Le dedicas la atención que te gustaría, y que se merecen para tu productividad y para tus planes, a tus tareas clave o a tus tareas más importantes?
La pregunta que te acabo de hacer se la he hecho a muchas personas en los numerosos seminarios que he impartido. La inmensa mayoría de ellas, tras reflexionar sobre las tareas que están relacionadas con sus proyectos, con sus objetivos, me responden con claridad y rotundidad que no.
En general, les bastaría con aclarar la naturaleza que tienen sus tareas y, en concreto, con hacer una pequeña introspección para pensar, por unos instantes, acerca de qué tareas deberían hacer para que sus proyectos avanzaran en la dirección y con la premura adecuada. Con este sencillo ejercicio es suficiente, en la mayoría de los casos, para que se den cuenta de que pasan la mayor parte de su día dedicando la atención a tareas que no son clave y que, además, ni tan siquiera tienen que ver con sus prioridades. Es más, aunque parezca poco profesional y, en cierto modo, ilógico, suelen ser las tareas clave las que, curiosamente, se les que quedan sin hacer, mientras atienden las otras.
“No hay secretos para el éxito. Éste se alcanza preparándose, trabajando arduamente y aprendiendo del fracaso” Colin Powell.
Si, ya sé que no estás solo y que vives en un mundo hiperconectado; esta realidad ya la exponía cuando hablaba de las Tareas Menores. Es muy probable que tú también tengas un jefe, compañeros, un equipo, clientes, y un sinfín de temas por atender. Pero cuando desatiendes tus Tareas Clave, tu productividad se resiente considerablemente, y si identificas por qué te pasa esto, es muy probable que debas de hacer algo diferente a lo que estás haciendo hasta ahora, para que esta situación y esta manera de actuar cambien.
La cuestión fundamental es que debes identificar con claridad si a ti te pasa eso. Si es así, deberás analizar las razones de esta forma de actuar, pero no para criticarte sino para poner un cierto orden y un cierto criterio cada vez que tengas que decidir lo próximo que vas a hacer.
Como continuación y relacionado con lo anterior, te haría otras sencillas preguntas para tu reflexión: Si no le dedicas el tiempo que te gustaría a tus tareas clave ¿por qué no lo haces?, ¿qué o quién te lo impide?, ¿qué es lo que pasa para que esto ocurra?
No será porque tus hábitos te acompañan sin que seas consciente y te hacen empezar mal el día apartando tu foco de lo importante. No será porque tus creencias te hacen ver la realidad a través de unas lentes, de una forma de mirar, que te hacen deambular por el mal camino de la reacción constante. No será porque tienes demasiados frentes abiertos y sin cerrar que te dificultan la elección clara de una tarea clave para ti.
“Somos lo que hacemos día a día. De modo que la excelencia no es un acto sino un hábito” Aristóteles
Y si, como todos los días, empiezas a trabajar llevando a cabo alguna tarea, es evidente que esto lleva implícito una elección personal de alguna cosa para hacer y a la que vas a dedicar tu atención como primera acción de tu jornada. Por tanto, sería también interesante poder identificar las causas por las que no haces como quisieras tus tareas claves, y que, pensases, también, sobre cuál es el criterio que sigues para la elección de esa primera tarea. Un ejercicio recomendable.
¿No será que nada más llegar a tu trabajo te sientes en la obligación emocional de tratar de solucionar imprevistos, problemas, urgencias que han aparecido y que ahora están dentro del foco de tus cosas por solucionar? ¿No será que tienes unas rutinas, unas costumbres, que te hacen actuar todos los días de igual manera, y que te impiden dedicarte a tus prioridades?
Como te comentaba más arriba, cuando hago estas preguntas en mis seminarios, muchos de los asistentes, al responderme, suelen afirmar que lo hacen siguiendo una supuesta planificación que tienen preparada de antemano, incluso algunos me comentan que eligen alguna tarea después de consultar su lista de tareas pendientes. Pero cuando les insisto sobre la cuestión que les acabo de plantear y les pido que hagan un pequeño esfuerzo para recordar cómo empezaron a trabajar el día anterior, la cosa cambia.
Casi todos me reconocen que lo primero que hacen nada más llegar a su trabajo es consultar el correo electrónico, aunque también hay quienes reconocen que lo han mirado antes de llegar a sus ocupaciones, bien en casa mientras se preparaban, o bien de camino al trabajo.
Si tú eres de los que hacen lo mismo, tal vez no hayas caído en la cuenta de que consultar de esta manera el correo electrónico, siendo este acto la primera tarea que haces en el día, es ya un hábito más, entre el resto de los que cohabitan en tu persona. Y esta tarea, probablemente, no sea en tu caso una tarea clave; en todo caso, sería una tarea repetitiva.
Y volvamos a hacer preguntas con el fin de reflexionar sobre lo que te ocurre. El abrir el correo como primera tarea ¿no te hace perder el foco sobre tus tareas clave? Es decir, esta acción que puede parecer inocente e incluso, si atendemos a nuestras creencias, necesaria, ¿no estará boicoteando tu productividad e impidiendo que le dediques la atención necesaria a tus tareas clave? Cuando empiezas así el día ¿no empiezas quitándote marrones, urgencias, imprevistos, temas de otros que al final ocupan el lugar de tus prioridades? ¿Estas tareas con las que empiezas no las podríamos calificar por su naturaleza como tareas menores e incluso como tareas basura?
“Comienza haciendo lo que es necesario, después lo que es posible y de repente estarás haciendo lo imposible” San Francisco de Asís.
Para finalizar, ¿cómo cambiaría tu día? o, ¿qué podrías conseguir si todos los días empezaras a trabajar ocupándote hasta acabar de, al menos, una tarea clave?
Si has identificado a través de cualquiera de estas preguntas alguno de los motivos por los que no prestas la suficiente atención a tus prioridades, piensa en las ventajas de hacerlo e identifica qué debes de cambiar para poderle dedicar más atención a lo que de verdad te interesa.
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