Errores en los que puedo caer si quiero empezar a mejorar mi productividad

Uno de los principales propósitos de cualquier profesional que quiera ser productivo a la hora de cumplir con sus obligaciones profesionales, sin olvidar, evidentemente, el resto de compromisos que adquiere en los otros ámbitos de su vida es gestionar de modo efectivo su atención y su talento.

Es muy probable que una persona llegue a identificar la necesidad de hacer cambios porque se ha dado cuenta de que su vida transcurre, de manera habitual, a una velocidad superior a la adecuada y de que carece, además, de un rumbo bien definido y claro, lo que le lleva a dar continuos palos al aire sin lograr, tampoco, los resultados que le cabría esperar. Sin duda, puede que termine muchas de sus jornadas desmoralizado y desmotivado, porque siente que las horas trascurren una tras otra y finalizan sin ver resultados concretos, algo parecido a que el día se hubiese esfumado como el humo y lo único que quedase fuese la sensación de no haber logrado nada o muy poco.

Sin embargo, existe una serie de personas que se sienten paralizadas ante la idea de cualquier cambio por muy necesario que éste sea. Tal actitud, pese a que son capaces de identificar la necesidad de modificar ciertos aspectos de su vida, como podría ser la gestión adecuada y efectiva de sus tareas, se ve frenada por el miedo al cambio, a lo desconocido. Es muy posible que sea su propia mente la que les esté engañando haciéndoles dudar de su capacidad, pero lo cierto es que terminan aplazando de manera irracional las decisiones que tienen que tomar para iniciar un giro hacia su mejora.

El único hombre que no se equivoca es el que nunca hace nada” Goethe.

Hay otras personas, no voy a decir más valientes, pero sí tal vez más decididas o puede que más desesperadas por controlar mejor su día, que inician cambios y empiezan a experimentar con todo lo que oyen o leen por ahí, pero que lo hacen sin meditar ni, por lo tanto, poner en orden un plan de acción concreto y bien decidido que marque sus pasos hacia la transformación efectiva sobre cómo gestionar su trabajo y su vida.

El primer paso que se debería dar es analizar la situación que se padece, ya que, si no se tiene claro ni el qué y ni el porqué de lo que pasa, difícilmente se podrá diseñar un plan de acción que dirija el avance de los necesarios cambios a realizar.

Será necesario, también, desechar el miedo a los errores: éstos nunca son un problema, porque cometerlos en el proceso de cambio es lo normal. Se suele decir que el error es un tesoro a partir del cual se debe aprender, en primer lugar, para tratar de evitar caer de nuevo en el mismo, y después para corregir el proceso y así lograr las mejoras.

Tampoco se debe subestimar la motivación; nadie cambia porque sí ni porque otra persona se lo pida ni exija. Para hacerlo se necesita identificar los motivos reales que van a apoyar y empujar durante el camino. Tampoco se debe de olvidar la gran importancia de aprender a disfrutar de los logros que se alcanzan tras dar pequeños pasos en el camino adecuado, porque sirven de estímulo y ayudan a seguir en la senda correcta. De la misma manera, sería conveniente apoyarse dándose pequeños premios que se podrían fijar de antemano si se consigue llegar hasta un cierto punto, es decir, cuando hayamos logrando alcanzar un pequeño hito prefijado dentro de nuestros planes.

Tienes que hacer que ocurra” Denis Diderot.

Las revisiones periódicas son de las primeras cosas que se olvidan, y dejándolas de lado sólo se consigue acabar desintegrando todo lo que habíamos avanzado. Se termina por desconfiar y ver como inútil lo que se estaba tratando de implementar como nuevo. Cualquier sistema o método que elijamos para gestionar nuestro trabajo y nuestra mente, para así mejorar la productividad, es como si tuviera vida propia, porque cambia cada vez que se modifica algo de lo que dicho sistema o método contiene. Se modifica con cada nuevo compromiso que aceptamos; lo mismo sucede cada vez que se termina una tarea, de igual modo cuando haya algo en los compromisos que los modifique, por ejemplo, porque cambia una fecha, o simplemente desaparecen sin que se tenga que hacer nada por ellos. Por tanto, se deberá tener en cuenta que hay diferentes revisiones que hacer si queremos mantener nuestro inventario de recordatorios de tareas pendientes actualizado y, así, cada una de estas revisiones tendrá su adecuada temporalidad que habrá que respetar escrupulosamente.

Un error muy habitual consiste en no dimensionar bien, ni identificar claramente, las tareas. Es decir, no pararse a pensar en la diferencia conceptual que existe entre un proyecto o una tarea y considerar, por tanto, a los primeros como si fueran simples acciones por realizar. Cualquiera que te aconseje, hoy en día, sobre productividad, insistirá en la importancia de desglosar los proyectos, más complejos por definición, en tareas más sencillas. Ya lo adelantaba Peter Drucker en el siglo pasado: “debemos pensar sobre nuestro trabajo antes de tratar de realizarlo”, es fundamental para evitar que la falta de claridad sobre lo que hay que hacer, se torne en dilación irracional. De hacerlo correctamente, no solo aumentará tu efectividad de forma espectacular, sino que te ayudará a valorar correctamente el tiempo, el contexto y la energía necesaria en cada paso.

Y ya que estamos hablando de la dilación irracional, un error muy grave es no identificar que se puede estar procrastinado tareas importantes. Sí, es muy fácil distraerse con trivialidades o querer despejarse un par de minutos en las redes sociales y pasarse de largo con el tiempo, que sin darnos cuenta les dedicamos a estos fatuos menesteres. En general, cuando se procrastina se hace sobre las tareas que requieren esfuerzo o algo especial por nuestra parte que, por tanto, nos aparta de lo importante y nos lleva a fijaros en cosas más agradables y fáciles de llevar a cabo.

Si cambias el modo en que miras las cosas, las cosas que miras cambian” Wayne Dyer.

Cuando en la mente haya arraigado con éxito la idea del cambio, un peligro que puede estar al acecho es el perfeccionismo. Se puede caer en el error de tratar de corregir todo hasta la extenuación, de ser sumamente exigente en cómo se realizan o entregan las cosas. Tal actitud puede afectar muy negativamente, ya que va a suponer un lastre a nuestra efectividad. Si en la cabeza ronda de manera reiterativa la idea de que aún se puede mejorar algo lo ya hecho, se debería considerar si estos pensamientos, en realidad, no estarán boicoteando la productividad que tratamos de alcanzar. Los pequeños detalles, los cambios que en realidad aportan poco y que no acaban de convencernos, si no identificamos que nos está paralizando acabaremos perdiendo la oportunidad de hacer otras cosas o, incluso, podría dejar inacabado ese trabajo. Muchas veces, detrás del perfeccionismo hay un importante componente de miedo: a equivocarse, a no tomar la mejor decisión, a no estar a la altura, al que dirán, al veredicto de los demás…

El no identificar las distracciones o las interrupciones. Hoy en día es uno de los principales motivos que frenan la productividad de cualquier persona. Se debe tener muy claro qué y quiénes nos las provocan para, una vez identificados los focos, cerrar las diversas puertas por donde se nos cuelan haciéndonos daño. Hoy en día es muy fácil sucumbir a las distracciones de un montón de estímulos externos que, de manera constante e inmisericorde, rodean y bombardean con sus llamadas, provocando que la atención de una persona vuele de una cosa a otra haciendo perder con este vaivén el foco sobre lo verdaderamente importante.  A recordar que una de las mejores armas para muchas de estas distracciones e interrupciones es el buen hábito de apuntar, donde sea y por el medio que sea, lo que acaba de llegar, para después con más calma y meditación dilucidar sobre la conveniencia o no de lo que nos ha llegado.

Como vemos hay muchas trampas en las que se puede caer al iniciar un cambio en la mejora de nuestra productividad. Que no preocupe su existencia y frene las decisiones tomadas en ese sentido. Las caídas se producirán, si bien lo importante es saber levantarse y continuar hacia delante.

 

 

 

José Ignacio Azkue

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