Por qué debemos confeccionar listas de tareas

¿Son las listas de tareas algo imprescindible para mejorar la productividad y poder trabajar sin estrés?

Esta pregunta deberían hacérsela todas aquellas personas que, sintiendo algún tipo de inquietud en este sentido,  o buscando dar un giro a una situación que les aboca a estrellarse todos los días contra compromisos que llegan y no controlan, comprenden que es necesario cambiar,  y no  simplemente para mejorar resultados, sino también para  dar una solución real y definitiva a su forma de gestionar el trabajo, no en balde  han caído en la cuenta de que tanto su salud como sus relaciones personales y profesionales  empiezan a correr, ya, cierto peligro.

La respuesta a esta pregunta, por lo tanto, debería ser un “sí” rotundo, no tanto por la cantidad y calidad de elementos que contenga esa posible lista, sino por las consecuencias favorables que acarrea su confección, tanto para nuestra psique, como para que podamos elegir con éxito nuestra próxima tarea.

Simplemente, estas dos ventajas ya son fundamentales y, por lo tanto, confeccionar una lista de tareas significaría dar un primer paso para controlar mejor todos los compromisos incompletos que pululan a nuestro alrededor y por nuestra mente a lo largo del día, ésos que tanto perturban nuestra trabajo y tranquilidad.

La memoria es como el mal amigo; cuando más falta te hace, te falla” Refrán.

Aunque en un principio parezca que no tiene relación, me parece interesante lanzar una pregunta al aire:  Para realizar la compra de la semana, ¿llevamos una lista detallada con todos los elementos que debemos comprar o lo confiamos todo a nuestra memoria e intuición?

Voy a poner un ejemplo que considero clarificador sobre las consecuencias de realizar o no listas en este caso porque, aunque no hayamos caído en la cuenta, se asemeja a lo que ocurre en el trabajo con las cosas que tenemos que hacer. Y, para ello, relataré una anécdota que me contó un cliente sobre lo que le ocurrió al ir a una gran superficie a realizar la compra semanal para surtir, como es habitual, la despensa de su casa con los artículos y alimentos que iban a necesitar posteriormente.

Antes es preciso decir que, tal como lo confirman los estudios que realizan las grandes superficies, y que demuestran cómo conocen en profundidad nuestro comportamiento en sus establecimientos, no es lo mismo ir con una lista, o ir sin ella, o con una mal confeccionada porque tiene resultados diferentes en las compras, y la consecuencia de no prepararla de antemano por medio de una lista, tiene efectos no deseados en la mayoría de las ocasiones.

Hecha esta digresión, hace ya algún tiempo, un cliente mío me comentaba que había ido a hacer la compra sin prepararla en una lista. Después de pasar un buen rato buscando lo que necesitaba y, si bien no le dio demasiada importancia, a la hora de efectuar el pago se extrañó de la abultada factura pero, bueno, parece que se dijo, vio que el carro estaba muy lleno y pensó que sería debido a que en aquella ocasión había muchas cosas que comprar.

No guardes nunca en la cabeza aquello que te quepa en un bolsillo” Albert Einstein.

Sin embargo, cuando al día siguiente se sentó a desayunar, no pudo prepararse unas tostadas con mermelada porque su pareja acababa de terminar el último bote que quedaba en casa. Poco después, al ir a ducharse, se dio cuenta de que no había jabón y de que la pasta de dientes estaba a punto de acabarse. Según me contaba, no entendía que, después de dedicarle tanto tiempo a efectuar la compra y después de haber gastado tanto dinero faltasen cosas imprescindibles. Se sintió mal al pensar que, cuando estaba en el hipermercado, no se había acordado, aunque lo sabía, que necesitaba reponer esos artículos.

Espoleado por la mala sensación de una compra mal gestionada, a la noche buscó el ticket de la compra. Y al revisarlo con su pareja se dieron cuenta de que aproximadamente un 30% de lo que habían comprado eran puros caprichos y tentaciones que no estaban entre sus prioridades y que, además, sobraban en el carro de la compra. También se dieron cuenta de que faltaban, además de la mermelada, el jabón y la pasta dentífrica, otros elementos imprescindibles para la casa que iban a necesitar durante esa semana, lo que les llevó a ir de nuevo a ir a comprar lo que faltaba.

Como conclusión, la pareja decidió que a partir de entonces no irían más a la compra sin haber realizado una revisión de la despensa y tras haber confeccionado bien una lista para la compra para, así, poder enfocarse en lo que debían comprar sin olvidarse de nada, y también para no distraer su atención con tentaciones fútiles y banales.

Dime y lo olvido. Enséñame y recuerdo. Involúcrame y aprendo” Benjamín Franklin.

Las grandes superficies, como he dicho, tienen bien estudiado cómo actuamos cuando vamos a la compra sin una lista, improvisando.  Nos conocen muy bien y saben dónde colocar estratégicamente tentaciones para que caigamos si vamos sin un plan preestablecido, lo que en nuestro caso sería una lista. Como consecuencia de su falta, compraremos cosas innecesarias, tardaremos más en realizar toda la compra y, es muy probable, en la mayoría de las ocasiones olvidaremos cosas que vamos a necesitar.

Y, con el trabajo, ¿qué pasa? Improvisar puede estar muy bien de vez en cuando y de manera ocasional pero, en general, resulta muy poco efectivo y productivo actuar así. Sin embargo, saber qué tenemos que hacer es fundamental para poder elegir con éxito nuestra próxima tarea. Y para logarlo, necesitamos tener un lugar donde consultar todas las cosas pendientes de finalizar, porque allí podremos elegir, con la capacidad profesional que se nos supone, la siguiente tarea de modo que ésta, resulte relevante en ese momento.

Por el contrario, confiar en nuestra memoria para elegir lo siguiente que vamos a realizar, nos llevará, en demasiadas ocasiones, por el camino equivocado. Porque llevar a cabo la elección de esta forma es, en la mayoría de las ocasiones, reactiva en vez de proactiva. Estará muy influenciada por la carga emotiva, las sensaciones que en ese momento acompañen a lo que tenemos en la cabeza, dejando de lado la importancia que, para nuestros planes, tengan las cosas pendientes de finalizar. Actuar así, por la carga emotiva del momento, nos llevará por un, en este caso, nefasto camino de improvisación, de ir dedicándole nuestra atención a las cosas según nos vayan apareciendo en el horizonte.

La memoria es la inteligencia de los tontos” Albert Einstein.

Actuar así aboca a la multitarea, a ir dejando, casi sin darnos cuenta, trabajos y cosas sin finalizar, pero que hemos empezado, porque nuevas tareas aparecen en nuestro foco de atención.

Todos los que actúan de esta forma saben, además, que sus cabezas les juegan malas pasadas. Saben que se les olvidan las cosas con independencia de la importancia que tengan. Pero, pese a ello, tal vez no sean conscientes de que, por fiar la decisión de qué hacer a lo que está memorizado en la cabeza, la decisión seguramente no sea la más adecuada.

Lo que está fuera de tu vista, pronto estará fuera de tu entendimiento” Tomás de Kempis.

Aunque la solución, por desgracia, no pase por la simple confección de la una lista de tareas, es evidente que se trata de un primer paso que hemos de dar. Tan es así, que en mis seminarios yo siempre recomiendo comenzar a confeccionarla como un primer eslabón necesario para adquirir un hábito imprescindible que lleve la mejora de la productividad de un profesional.

Como he comentado en algún otro artículo, es necesario vaciar nuestra cabeza de compromisos; de ese modo, los olvidos, la improvisación y la reacción constante no nos llevarán por el camino del estrés y de centrar nuestra atención en trivialidades.

Ahora bien, hay que saber que una lista de este tipo ni proporciona efectividad ni facilidad de elección por sí misma. Le hará falta   la claridad necesaria para imaginar las acciones concretas a llevar a cabo. Y, además, requerirá de un contexto adecuado que la sitúe en su mejor momento para ponerlas en acción. También será necesario tener claridad en cuanto a la importancia de cada cosa en tus planes.

De lo contrario, las listas sirven de muy poco. Si eres capaz de ir depositando en la lista todas las cosas que te van surgiendo, pronto las verás tan abultadas que no te servirán de apoyo para una buena elección de lo siguiente que debas hacer. El exceso de cosas apuntadas te impedirá la buena elección, te abrumará y te sentirás estresado por todo lo que tus ojos verán como un exceso de trabajo que parece no tener fin. Pero bueno, cómo dar el siguiente paso lo veremos en otra ocasión.

 

 

José Ignacio Azkue

4 comentarios
  1. jenny tovar
    jenny tovar Dice:

    Considero que la planificaión diaria es importante para poder alcanzar los objetvios, ya sean familiares, personales y laborales, pero hay que tener en cuenta los imprevistos yaprender a sortearlos in que esa situación controle tu lista.

    Responder
    • Depro consultores
      Depro consultores Dice:

      Hoy en día se consigue más efectividad trabajando por el contexto en el que te encuentres que con una planificación. Si somos capaces de identificarlos y con ellos etiquetar las tareas que tengamos pendientes, siempre estaremos en disposición de hacer lo mejor que podemos hacer en cada momento. Las planificaciones tradicionales son muy difíciles de cumplir, por eso en mi opinión, están obsoletas y hay que buscar otra manera de poder seleccionar de manera efectiva cuál va a ser mi próxima tarea a realizar.
      Muchas gracias por tu comentario y aportación al artículo.
      Un saludo.

      José Ignacio Azkue

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  2. Ana Onieva
    Ana Onieva Dice:

    Yo pienso también que es necesario planificar, ya que el orden y el saber priorizar las cosas más importantes es muy importante, pero también es cierto que es bueno ir amoldando la lista a las necesidades e improvistos que van surgiendo durante el día, claro esta sin perder la esencia de la lista.

    Responder
    • Depro consultores
      Depro consultores Dice:

      Yo me pregunto Ana: ¿La planificación se cumple? Si la respuesta es sí, mi enhorabuena. Pero lo que yo veo en mis seminarios me dice que hoy en día y debido a las constantes interrupciones e imprevistos, la planificación no se cumple.
      Entonces ¿por qué y para qué la realizamos?, si no la cumplimos lo que hacemos a lo largo del día es improvisar y, esta manera de actuar, siento decirlo, es muy improductiva.
      La planificación tradicional a partir de una lista de tareas ha quedado obsoleta y ha sido superada por las circunstancias que se dan hoy en día en el trabajo, donde los constantes cambios no nos permiten cumplirla. Hay otras técnicas más actuales, que nos permiten tomar de nuevo el control de nuestras obligaciones.

      Un saludo y muchas gracias por tu participación.

      José Ignacio Azkue

      Responder

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