Algunos errores que puedes llegar a cometer cuando gestiones tus proyectos

Una parte muy importante del éxito de un proyecto radica en la correcta gestión de las tareas que habrás de llevar a cabo para completarlo. Es muy probable que te venga, ahora, a la mente alguno de esos proyectos, posiblemente uno muy ilusionante y que, tal vez, supuso en su momento un verdadero reto pero que, por avatares que surgieron en aquel momento, terminó en fracaso o no lograste alcanzar las expectativas deseadas y definidas en un principio.

Sin embargo, hay algo común en casi todos los proyectos: suelen requerir más tiempo de ejecución del que definiste o planificaste. Si es eso lo ocurrido, seguro que se habrán incumplido muchas fechas límite y, seguro también, habrá habido algunas o muchas tareas que haya costado hacerlas más de lo que en un principio habías pensado; puede, incluso, que haya algunas que ni tan siquiera se hayan realizado.

Pero también habrás tenido proyectos con los que, en realidad, lo que te ha costado ha sido comenzar a ponerlos en marcha. Incluso es posible que otros ni tan siquiera hayan arrancado pero hayan estado presentes en tu mente hasta que por fin los olvidases.

¿Te puedes hacer una idea de los proyectos a los que les ha ocurrido alguna de estas cosas?  Vamos a comentar unas ideas para aclarar las posibles causas.

  • No preguntarte el por qué o el para qué de tu proyecto.

El tratar de saber por qué vas a hacer algo, con nitidez, es fundamental, y conocerlo nunca ha hecho daño a nadie; en todo caso, te ayudará a tener más claridad a la hora de saber lo que debes hacer y lo que no.

Ocurre en ocasiones que pasas por alto esta pregunta clave para tus planes, ya que es más fácil no hacerla y dejarte atrapar por todo lo que te rodea o te llega. Sin embargo, dado que terminas por aceptarlo todo como si fuera natural y sin cuestionarte la conexión que tienen los compromisos incompletos a los que has dicho que sí con demasiada facilidad y alegría, tus intenciones reales y tus prioridades pierden protagonismo.

A menudo la única forma de tomar una decisión difícil es volviendo al propósito” David Allen.

Aunque es probable que, a día de hoy, pienses poco en estas preguntas, las respuestas siempre estarán ahí, ocultas hasta que te las hagas, por lo que es primordial que te esfuerces en hacértelas hasta que este acto se te transforme en otro hábito productivo. Si no lo haces y no logras habituarte a hacerlo, lo que conseguirás serán distracciones y ocupaciones que te restarán productividad, exceso de compromisos y, a la postre, estrés. Todo ello, repito por no haberte hecho la, o las, preguntas adecuadas en su momento. Eso  te restará productividad.

Así que, cuando te quejes de que tienes muchas cosas pendientes de hacer, pregúntate por cuál es el propósito de cada una de ellas, es decir, cuestiónate el por qué o el para qué de ese compromiso y, tal vez, puedas tachar con su respuesta más de una de esas tareas supuestamente pendientes y te liberas de la presión que ejercían sobre tu psique y sobre tu trabajo.

  • No tener suficientemente claro qué quieres lograr con ese proyecto.

Saber con seguridad y claridad qué buscas con tus acciones, te va a permitir asignar con mayor productividad tus recursos materiales y mentales, así como a posibilitarte una más fácil focalización en el fin que te has propuesto.

Los recursos materiales, y con los mentales se puede decir exactamente lo mismo, son escasos y limitados. Si no sabes con claridad qué es lo que quieres conseguir con un proyecto, es muy fácil que caigas en el derroche inútil o en la asignación errónea de tus recursos.

Imagínate por un momento que has identificado la necesidad de adquirir cierta aplicación informática para dar solución a una necesidad surgida en la empresa. Como los recursos económicos son un bien escaso, tendrás que aclarar con detalle qué aspectos necesitas cubrir para no caer en la tentación, o el error, de adquirir una aplicación que te ofrece prestaciones adicionales por mayor precio, pero superfluas para tus fines.

La imaginación es más importante que el conocimiento” Albert Einstein.

Está muy claro que la forma en que representas las cosas dentro de tu mente condicionará la manera de percibirlas y, evidentemente, influirá en tu modo de actuar al respecto. La claridad con que imagines qué quieres lograr te permitirá dirigir tu esfuerzo mental con precisión hacia lo que buscas, ignorando, de paso, todas esas acciones superfluas que no hacen más que detenerte en tu camino.

Cuando te concentras de verdad en algo (la reunión de la próxima semana, las vacaciones de verano, la externalización de un proceso, el presupuesto para un cliente) esa concentración y esa focalización te ayudará a que fluyan las ideas y los pensamientos a tu cabeza para, así, visualizar y acotar las futuras acciones que necesitas completar.

Seguro que puedes dormir la siesta en el sofá con la televisión encendida sin que te moleste su sonido mientras dormitas plácidamente, pero también seguro que te despertarás en cuanto oigas el lloro de tu hijo en la habitación de al lado. Esto es así porque tu mente esta focalizada en tu hijo. De la misma forma, esa focalización que vas a lograr después de visualizar el qué, te va a permitir estar más atento a lo que sucede en relación con tu proyecto.

  • No pararte a determinar cómo lo vas a hacer.

Una vez determinado el por qué o el para qué quieres llevar a delante un proyecto, y una vez conocido qué quieres lograr, deberás determinar cómo lo vas a hacer. Y aquí es donde te debes detener de nuevo para determinar las acciones físicas necesarias con que completar tu proyecto.

Lo podrás hacer mediante la técnica llamada “lluvia de ideas”. Identificas un punto al que quieres llegar y te sitúas a continuación en tu posición actual; allí te darás cuenta de que entre los dos puntos hay un espacio vacío que deberás de llenar de ideas para conectar las dos posiciones. Mediante esta técnica lograrás ideas grandes, pequeñas, malas, buenas… Que no te importe la calidad, busca más bien la cantidad. Más tarde, y una vez que tengas las suficientes, ya seleccionarás las que te interesen y las ordenarás para que representen tu plan de acción de cara a lograr tu proyecto.

La mejor manera de tener una buena idea es tener muchas ideas” Linus Pauling.

¿Hasta cuándo debo dar vueltas a estas cuestiones? La respuesta es muy sencilla: hasta el momento en que lo tengas todo tan claro que tu psique te permita olvidarte del proyecto sin que por ello te sientas estresado.

En general, el motivo por el que no puedes dejar de pensar en un proyecto y, por ello, te estresas, es porque no has pensado lo suficiente sobre lo que tienes que hacer para completarlo. Cuando has seguido los pasos que he indicado, has colocado los recordatorios necesarios en tu sistema de gestión de compromisos y sabes que los puedes revisar y ver cuando sea oportuno o necesario, te permitirás olvidarte de todo, porque serás consciente de que tienes todo controlado.

 

 

José Ignacio Azkue

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