La tecnología y sus incesantes avances están acelerando el progreso de la humanidad de muchas formas; entre ellas, modificando sustancialmente el trabajo del conocimiento. Ha conseguido que cualquiera que trabaje en esa área se sienta ahogado ante la continua y torrencial lluvia de correos electrónicos, reuniones, avisos y mensajes que se entrometen constantemente en su vida, convirtiéndola en un continuo flujo de ruido y distracciones que termina afectando a demasiados aspectos del comportamiento.
Pienso, que ya va siendo hora de que nos preguntemos si realmente somos capaces de soportar, procesar y asimilar el enorme volumen de información, de estímulos y de ruido que constantemente llega, y que produce que la atención cambie de foco con la suficiente frecuencia como para que afecte negativamente.
Parecen muy claros las consecuencias y los problemas que generan estas avalanchas de trabajo. Una consecuencia directa es haberse habituado a tratar de atender varias cosas a la vez y, con ello, caer en la multitarea, poco o nada productiva.
“La dispersión de la multitarea nos convierte en enamorados de la irrelevancia” Catherine L’ecuyer.
Otra consecuencia de este bombardeo incesante consiste en que nuestro cerebro termina por no discernir con claridad, de modo que pierde parte de su capacidad para distinguir lo irrelevante de lo que realmente importa, lo que conduce a acabar atendiendo cosas fútiles y de poca importancia, más fáciles y tentadoras que la atención a verdaderas prioridades.
Pero no sientan bien ni la vorágine ni la velocidad; éstas conducen a la angustia, los malos hábitos y el estrés en vez de al crecimiento y desarrollo, tanto personal como profesional.
Algunas personas buscan soluciones mágicas que no existen, y terminan empeorándolo todo cuando comprueban que no logran mejorar su entorno. Por ejemplo, es muy común ponerse a buscar remedio a través de lo que se lee o se escucha, sin ser conscientes de que las soluciones, para lograr implantar medidas que resulten efectivas contra la dispersión que ocasiona la abundancia de distracciones en el trabajo, están dentro de la cabeza de cada persona.
Un buen remedio, y que depende de uno mismo, consiste en buscar la soledad. Se trata de alimentar la capacidad para estar en soledad buscando la paz mental que nos llevará a la ansiada concentración, tan necesaria para despachar y solventar muchos de los trabajos que cualquiera puede tener a lo largo de su jornada.
Hay que tener la disciplina, y los hábitos necesarios, a fin de conseguir poner los medios precisos para poder alejarnos mentalmente del ruido que nos rodea y, así, alcanzar el estado mental que nos permita concentrarnos en nuestros problemas; o, si es el caso, en lo que tengamos que solucionar o completar. Se necesita crear un espacio donde se pueda centrar uno en sus propios pensamientos, sin distracciones, sin ruido interno o externo, donde la mente de cada cuál pueda enfocarse en lo que tenga delante por sí misma para que, de este modo, la capacidad de concentración llegue a ser una ventaja en nuestro trabajo.
Aquí te pongo unas ideas para lograr esos espacios mentales de concentración.
- Identifica qué te distrae.
Hay un tipo de listas que nos puede ayudar cada vez que intentemos alcanzar ese estado, como las listas de control popularmente conocidas como check list. La idea consiste en identificar qué es lo que te puede provocar una distracción y anotarlo en una lista para que, cada vez que necesites concentrarte, puedas revisarla e ir poniendo los medios necesarios que eviten las distracciones.
Por ejemplo: si sabes que el correo electrónico puede ser una fuente de distracciones, en tu lista figurará una línea donde ponga “apagar el gestor de correo electrónico”. Si te ocurre lo mismo con las llamadas que recibes a través de tu móvil, deberá aparecer otra línea en la que hayas apuntado “apagar el móvil”. Esto mismo deberás hacer con cada situación que veas o supongas que pueda o suela distraerte.
Una vez acabado el trabajo para el que necesitabas concentrarte, deberás consultar de nuevo la lista para, si lo consideras oportuno, restablecer o activar las cosas apuntadas (el gestor de correo, tu móvil, etc.) por si necesitas tenerlas de nuevo operativas.
“Antes que nada, la preparación es la llave del éxito” Alexander Graham Bell
- Habitúate a incorporar periodos de soledad en tu trabajo.
Trátalos como si tuvieras una reunión o una cita, aunque en este caso sea contigo mismo. Si necesitas poner un recordatorio en tu calendario, ponlo y hazlo hasta que se convierta en un hábito. Si pasas parte del día en reuniones y, el resto, atendiendo las requisitorias de clientes, jefes, o compañeros; si además tienes que responder a cantidad de correos electrónicos y de llamadas telefónicas, vas a tener que buscar, aunque sean pequeñas, islas de paz de, al menos, media hora para que tu mente aborde los temas más difíciles que estén entre tus prioridades.
- Analiza cuándo puedes aprovechar mejor tu energía mental.
Para ello convendría identificar esos momentos en los que tus niveles de energía son los más adecuados para concentrarte, así como evitar aquellos en los que el cansancio acumulado sea un problema añadido a la hora de mantener o lograr la concentración necesaria.
Las redes sociales, You Tube e internet pueden llegar a poseer una especie de atracción fatal para algunas personas, por ejemplo, quienes se dejan tentar por esos cinco minutos que van a pasar en desconexión de su duro trabajo para, luego, suponen, volver con más energía a sus obligaciones. Pero la realidad suele ser bien distinta. Porque esa “pequeña consulta” para ver qué han publicado en Facebook sus amigos, les arrastra de una historia a otra y a continuación a un video de You Tube e inmediatamente a otro para, después, terminar perdidos entre páginas de internet, mientras el tiempo pasa inexorablemente así junto a la oportunidad de concentrarte para atender otras tareas más importantes.
“Las cosas empiezan a encajar con absoluta perfección cuando estamos concentrados en lo que queremos” Paulo Coelho.
Una de las razones por las que te puede costar concentrarte en lo relevante para ti, radica en el exceso de compromisos que has aceptado, sí, ésos que te sientes en la obligación de atender. Sobre todo, puede que seas muy generoso con urgencias que, en realidad, correspondan a otros, pero toma en cuenta seriamente que hacerlo te lleva a ir actuando a largo del día como un verdadero bombero que va apagando fuegos uno detrás de otro, sin atender, por ello, lo que es importante para ti.
- Aprende a apartar de tu foco ciertas tareas.
Por mucho que tu optimismo, tu coraje y tus creencias te lleven, incluso de modo irreflexivo, a tratar de ayudar a los demás y a decir eso de “yo me ocupo” a todo lo presenten delante de ti, lo cierto es que tienes un límite y una capacidad de horas para trabajar. Pero es muy fácil ir acumulando cada vez más tareas pendientes, hasta que llega el momento en que te encuentras ante un verdadero problema si pretendes gestionar bien tu trabajo. Ésa es la razón de que debas forzar tomarte momentos de paz y concentración para aclarar todo lo que tengas pendiente. Es decir, para aclarar a qué reuniones no merece la pena que vayas, qué tareas debes rechazar y cuáles debes delegar. Y esto deberás hacerlo varias veces al día.
Una característica de trabajo del conocimiento de este siglo XXI, es que todo trabajador necesita unos espacios, físicos y temporales, donde lograr la necesaria concentración para pensar sobre su trabajo, para dar solución a los problemas que se le presenten, y para poder tomar con serenidad las decisiones que deba de tomar.
El estar durante toda su jornada lidiando con ruido interno y externo y con distracciones, te impedirá lograr ese estado de flujo, que todo el mundo ansía, en que te encuentres inmerso en una tarea tan satisfactoria que pierdas no sólo la noción del tiempo sino también de todo lo que te rodea hasta que la completas.
El volumen de información que te llega, junto a todas las comunicaciones que puedes mantener en un día cualquiera, han conseguido convertir la concentración en un estado difícil de lograr. Habrá que poner límites, habrá que poner obstáculos e interponer puertas para controlar tu entorno cuando quieras concentrarte pues, de lo contrario, te constará mucho llevar a cabo ciertos trabajos que, además, suelen ser de los importantes.
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