Cinco ideas para que tu relación con el correo electrónico no reduzca tu productividad

El correo electrónico, así como las interrupciones y las reuniones improductivas, pueden llegar a convertirse en los grandes saboteadores de tu productividad. Por término medio, se puede afirmar que cualquier trabajador del conocimiento dedica, de media diaria, cerca de dos horas a recibir y enviar emails; sufre aproximadamente 60 interrupciones por cada jornada laboral y dedica alrededor de 30 horas al mes a asistir a reuniones improductivas. Basta con acumular toda la negatividad con que nos afectan estos factores para que, cualquiera que los sufra, empiece a tomar conciencia de cómo afectan a su productividad y a su rendimiento.

Hoy me voy a centrar, de nuevo, en el correo electrónico por el papel tan importante que juega dentro del trabajo de cualquier persona. Su relevancia radica en que se ha convertido en una herramienta imprescindible de comunicación dentro de la empresa. Por ello, es de suma trascendencia un uso correcto y una adecuada gestión de esta herramienta o, de lo contrario, puede afectar al trabajo y productividad de cualquiera.

  • El primer consejo que te daría sería que no empezaras tu día consultando tu correo electrónico. Éste es uno de los hábitos que muy probablemente tengas pese a ser poco productivo, aunque, sin embargo, esté de lo más extendido entre los profesionales.

Cuando en mis seminarios aconsejo no consultarlo hasta pasado cierto tiempo de la mañana, en general veo caras de asombro entre quienes me escuchan. Pero esas mismas caras expresan más sorpresa, todavía, cuando les explico que tienen adquirido un hábito y que, cuando traten de no leer el correo electrónico nada más llegar a su trabajo, sentirán una especie de síndrome de abstinencia.

Las cosas son como son porque fueron como fueron” Sir Fred Hoyle.

Si tú estás en esta situación, sin dudas escucharás al pequeño diablillo que todos tenemos en nuestra cabeza, ése que tratará de boicotear tu intento de vencer el hábito, que te pondrá mil y una excusas para que lo abras, que  te dirá aquello de  “seguro que tienes un correo de tu jefe”, o “seguro que te ha llegado una urgencia importante que resolver”, o “seguro que tienes un tema que resolver de algún cliente”, o, también, “seguro que algún compañero te ha pedido algo importantísimo para hacer”…

Cuando empiezas tu trabajo enfocándote a través de lo que te llega por email, lo más probable es que empieces con cosas triviales, con tentaciones de hacer cosas más fáciles, con falsas urgencias, con demandas de los demás…, cualquier cosa en vez de con lo que es que realmente importante para ti.

Prueba a cambiar este hábito y a empezar tu trabajo sin mirar el correo, o caerás entre sus tentáculos centrándote, en su lugar, en alguna tarea importante o en algo que se te resista. Verás qué buen resultado da.

Las interrupciones pueden duplicar el trabajo que se requiere para llevar a cabo todo el proceso” David Allen.

También es muy probable que, por actuar así, abandones sin completar lo que estabas haciendo y pases a entretenerte con lo que te acaba de llegar, lo que irremediablemente te lleva a la multitarea. No creo que haga falta explicarte, a estas alturas que, tanto que te dejes interrumpir como caer en la multitarea, resulta tremendamente improductivo.

Pero hay personas, y espero que no estés entre ellas, que tienen tan arraigado este hábito que, cuando de repente se dan cuenta de que llevan unos minutos sin recibir ningún correo nuevo, inmediatamente piensan que no les funciona bien la aplicación y, reiteradamente, pulsan la tecla de “enviar y recibir” hasta que se convencen de que nadie les ha enviado nada.

Con que consultes tu correo cuatro, cinco o seis veces al día es suficiente para gestionarlo bien y con eficacia. Decide unos bloques al día en los que vas a abrir tu aplicación y gestiona con rapidez los correos pendientes. Una vez hecho esto, ciérrala de nuevo para que no te distraiga ni te interrumpa la llegada de un nuevo mensaje.

  • Tercer consejo, procesa rápidamente lo que hasta ese momento te ha llegado. Ten en cuenta que, por este medio, solo te pueden llegar tres tipos de cosas: basura, información o trabajos para realizar. Pues bien, tu manera correcta de actuar debería ser, a mi entender, visualizar rápidamente lo que llega en cada correo y actuar en consecuencia.

Con la basura está muy claro: se desecha y punto final. Con la información también es evidente lo que hay que hacer: habría que archivarla. Pero los trabajos a realizar que te lleguen deberías remitirlos a tu lista de tareas pendientes, a la espera del momento en que pienses sobre lo que te ha llegado y decidas sobre lo que hay que hacer con ello. Al final, deberás poner un recordatorio en un lugar que te resulte más conveniente para poder verlo cuando llegue el momento apropiado.

  • Cuarto consejo, aplica la regla de los dos minutos. Esta célebre regla, definida por David Allen en su método GTD, consiste en llevar a cabo de forma inmediata todo aquello que puedas realizar en menos de dos minutos. En realidad, en mi opinión, esta regla debería llamarse de los 30 segundos, es decir, debería reflejar algo que se puede dar por concluido de manera rápida e inmediata, ya que si nos fijamos un límite de los dos minutos es muy probable que, sin darnos cuenta, los dos minutos se vayan prolongando y pase, con toda facilidad, a ser una tarea de cinco, seis, siete o más minutos dejando, por tanto, de cumplir con su función: se trata de hacer algo que cueste menos llevarlo a cabo que apuntarlo y procesarlo más tarde.
  • Quinto consejo, no abuses de la opción “CC”. Es muy habitual, en muchas organizaciones, abusar descontroladamente de esta opción que nos ofrece el correo electrónico: enviar el mismo mensaje a varias personas a la vez. Se pone en copia a todo el mundo sin meditar si realmente es necesario. Se hace por costumbre y en muchos casos, tristemente, en caso de surgir un malentendido, cubrirse las espaldas; aquello de, “por si acaso”, “para que lo sepa”, “para que no diga que no se ha enterado”, etc… Pero, en realidad, lo que se consigue es un incremento de correos en circulación cuando, muchas veces, resultan innecesarios. Ten en cuenta que, con cada correo que envíes en copia a una persona, ésta lo va a tener que leer y procesar, que le estás robando un tiempo e impidiendo que dedique su atención a otros temas preferentes. Sí, de acuerdo: por un correo no pasa nada; pero el problema aflora cuando el número es lo suficientemente abultado para molestar y causar problemas un día sí y otro también.

En el correo electrónico hay un principio no escrito pero que parece ser cierto: cuantos más correos envíes, más recibirás.

Adquirir desde jóvenes tales o cuales hábitos no tiene poca importancia: tiene una importancia absoluta” Aristóteles

Como ves, muchas de estas acciones son el resultado de malos hábitos que has podido ir adquiriendo a lo largo del tiempo y que han llegado hasta ti porque los has ido viendo en otros compañeros y te ha parecido razonable e, incluso, apropiado actuar de la misma manera.

Identifica lo que te ocurre, piensa en lo que te pasa por actuar de esta manera y, si ves lo que de verdad te perjudica, estarás en disposición de hacer el pequeño esfuerzo necesario para cambiar esos hábitos.

 

José Ignacio Azkue

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