Por qué no logramos una correcta gestión del tiempo para poder llevar a cabo nuestras prioridades

No sé si en tu caso estarás entre esos profesionales que se sienten incapaces de gestionar su tiempo productivamente. Y, tampoco sé si estarás entre los que achacáis esa circunstancia a que tenéis demasiados ingredientes en vuestro plato y a que, por más que hacéis, no sois a ser capaces de digerir todas y cada una de esas cosas que tenéis pendientes; lo que, por consiguiente, os obliga a dejar de ocuparos de las que son vuestras verdaderas prioridades porque no podéis con todo.

Esta sensación que describo es una realidad palpable entre lo que se conoce como un trabajador del conocimiento. Siempre que me encuentro ante un caso de éstos, y más temprano que tarde, terminan saliendo una serie de cuestiones que, en mi opinión, son muy importantes.

Para tratar de perfilar el motivo por el que les cuesta tanto llevar adelante sus prioridades les planteo tres cuestiones:

  • ¿Seguro que no tienes tiempo para hacer eso?
  • ¿No será que no lo quieres hacer?
  • ¿Tienes claras cuáles son tus prioridades?

Las conclusiones a las llegamos cuando hablo con estos profesionales, en muchas ocasiones pueden, incluso, llegar a ser duras.

Porque una de las ideas erróneas en las que se apoyan, por lo general, estos profesionales para gestionar su trabajo, se basa en el falaz concepto de la gestión del tiempo. Falaz porque el paso del tiempo por nuestras vidas es constante y ni se acelera ni se ralentiza como ni se estira ni se encoge por mucho o por poco que tengamos que hacer. Aun cuando nos invade la sensación de que el tiempo vuela como consecuencia de que estamos haciendo algo que nos gusta, y con lo que disfrutamos o cuando, por el contrario, sentimos que pasa lentamente porque lo que hacemos o a lo que nos enfrentamos no nos gusta o nos fastidia, su transcurso es constante e inmutable.

A muchos profesionales les incomoda enfrentarse a que no se trata de gestión del tiempo o de la falta del mismo, sino de una correcta administración de lo que se elige hacer con él; hablando claramente, de gestionar lo que hacen. Si realmente deseas obtener el control de tu tiempo, incluso el de tu tiempo libre, lo primero que tendrás que hacer es aceptar el hecho de que lo que hagas con ese tiempo siempre será una opción a determinar. Además, ten por seguro que cada elección que hagas tendrá sus consecuencias, tanto en lo que lleves a cabo como en lo que eludas hacer.

Mucha gente sueña y desea con todas sus fuerzas tener una o dos horas más al día. Piensan que, si solamente tuvieran ese poco más de tiempo, podrían hacer cosas más relevantes. Sí, ¿podrían dedicarse a esos temas tan importantes en su trabajo y que tanto se les resisten, podrían estar más con su familia, podrían incluso preocuparse más de su estado físico y de su salud, etc.…? Patrañas y autoengaño.

Los que emplean mal su tiempo son los primeros en quejarse de su brevedad” Jean de la Bruyère.

A todas las personas que pasan por mis formaciones o tutorías les propongo hacer un ejercicio para que vean y sean conscientes de qué eligen hacer con su tiempo y, cuando ven sus propios resultados, alucinan.

Os voy a contar una pequeña historia, real como la vida misma y que le sucedió a una de estas personas, a la que vamos a llamarle Carlos.

Era un día cualquiera, como otros muchos en la vida de Carlos, una mañana llena de correos, llamadas, y todo lo demás que vosotros ya conocéis. En esto que le suena su teléfono y, en la pantalla del mismo, ve el nombre de su vecino del piso de abajo. Acepta, como es natural, la llamada y se queda helado cuando oye cómo su vecino le cuenta que le está cayendo agua del techo, por lo que cree que es de su casa, y le pide que vaya inmediatamente para ver qué sucede.

Abandona corriendo el despacho, y cuando entra en casa encuentra el salón, el pasillo y la cocina inundados y por lo que parece ver, se ha roto un manguito de la lavadora, que su pareja había dejado en marcha, del que sale agua a raudales.

La broma le lleva toda la mañana. Al día siguiente tiene que ir al seguro a dar parte del siniestro, tiene que quedarse a la tarde en casa hasta que llega el fontanero, otro día tiene una cita con el perito del seguro, incluso tiene que llevar una alfombra a limpiar a una tintorería por las manchas que el jabón reseco han dejado en ella.

Todo este “pequeño” incidente domestico quedó registrado en el ejercicio que he comentado más arriba, en total le tuvo que dedicar 10 de sus valiosas horas.

Esta persona era de las que anhelaba tener todos los días 1 ó 2 horas más, deseaba y se esforzaba por ahorrar tiempo de aquí y de allí para poder dedicárselo a sus cosas importantes. Pero lo único que lograba era dejar de lado sus áreas de responsabilidad, sobre todo las familiares, para seguir ocupado, como siempre, en temas menores. Y, cuando menos lo esperaba, de repente como suelen ocurrir estas cosas, se dio de bruces con un tema importante, prioritario y, con toda claridad, sin dudarlo, sacó las horas necesarias para solventarlo.

Nunca hay suficiente tiempo para hacerlo todo, pero siempre hay suficiente tiempo para hacer lo más importante” Brian Tracy.

Esta persona grababa sus programas de TV para poder saltarse los 6 u 8 minutos de anuncios comerciales con los que te bombardean las cadenas cada media hora porque, así, en dos horas de programación pensaba que lograba casi media hora para otros asuntos. Hasta que vio con claridad que el verdadero poder para dedicárselo a su pareja y a sus hijos pasaba por no ver la televisión.

Es decir, en las dos ocasiones identificó que hay cosas prioritarias a las que dedicar la atención, y que siempre hay tiempo para ello. Sin darse cuenta, se había dado de bruces con las cosas que le impedían trabajar sus prioridades. Tras reflexionar cayó en que lo importante estaba en una nebulosa difusa entre una absoluta falta de claridad. Su anhelo era rascar para ahorrar tiempo de aquí y de allí, con la vana idea de poder ocuparse de lo importante.

Para Carlos, la mayoría de los días el tiempo volaba. Si le hubieras preguntado antes del siniestro si disponía de siete horas para sus prioridades profesionales X o Z, probablemente la respuesta hubiese sido “no tengo tiempo”. Y si le hubieras preguntado si tenía tiempo para entrenarse haciendo ejercicio tres días a la semana para mantenerse en forma, la respuesta sin duda hubiera sido la misma: “no tengo tiempo”.

Sin embargo, se dio cuenta de que sí pudo sacar 10 horas para una prioridad y de que podría sacar otras 2 horas diarias dejando de ver la televisión. Ahora solo le quedaba identificar verdaderas prioridades con las que ocupar ese tiempo.

Las razones de tanta pérdida de tiempo pueden atribuirse a una falta de concentración y de atención, además de distracciones y diversiones innecesarias” Anónimo.

No se puede construir la vida que deseas, ni en el ámbito profesional ni en el personal, en función del tiempo que ahorras o vas arañando a lo largo del día. Podrás construir tu vida cuando tu propósito esté claro y tus prioridades bien definidas. Ni el primero ni las segundas se te van presentar ante los ojos de la noche a la mañana sin que trabajes su búsqueda o definición, ni los vas a encontrar de forma mágica, ni tampoco el destino te asignará una misión superior que cumplir.

Si aprendemos a focalizar nuestra atención plena conscientemente en, o hacia las actividades relevantes y nuestras prioridades, no existirá nunca la excusa del “no tengo tiempo”. El problema radica que solemos enfocar nuestras energías en tareas insignificantes y triviales. Este hecho nos aboca a ampliar y potenciar nuestra zona de preocupación, porque somos conscientes de que no realizamos lo que debemos. Por eso nos estresamos:  por no cumplir con nuestros principales compromisos.

En vez de responsabilizarnos a nosotros mismos de nuestra evidente incapacidad y torpeza, culpamos al tiempo, y a su escasa duración: para esconder nuestra incompetencia y así proteger a nuestro ego.

Cuando todo esto está muy claro, es decir, cuando eres consciente de tu propósito y tus prioridades porque has trabajado para definirlos, el tiempo aparecerá de manera clara, generosa y contundente, porque siempre está ahí esperando que tú lo ocupes. A qué lo destines es tu decisión y, por consiguiente, cuando decidas a qué lo vas a dedicar, de tu elección dependerá la buena gestión de lo que vayas a realizar y de la consecución de tus prioridades.

 

José Ignacio Azkue

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