Poner y mantener el foco, un requisito para tu sistema de productividad

Está claro que la naturaleza del trabajo ha cambiado radicalmente en los últimos años. La tecnología ha puesto a nuestro alcance una serie de herramientas  que facilitan la productividad pero también la desconexión y la pérdida de foco. El uso excesivo de estas nuevas tecnologías provoca un impacto negativo en nuestra capacidad de concentración y, por tanto, en nuestra productividad personal. Tanto es así, que esta semana he leído un titular en la prensa económica que decía “Estar enganchado al móvil y al e-mail te vuelve más idiota”.

 

Al final del artículo se hacían algunas recomendaciones a modo de gestos o trucos para evitar esta desconexión. Pensé que, como casi siempre, se trataba de trucos y detalles aislados. Vienen bien pero la experiencia me dice que son insuficientes si realmente queremos ser eficaces y conseguir resultados profesionales y calidad de vida.

 

Una de las claves para ser productivo es gestionar nuestra atención para poner y mantener el  foco en aquello que me va  aportar beneficios económicos y emocionales. En la práctica no basta con unos trucos aislados. Es necesario un sistema (conjunto de elementos interrelacionados e interactuantes entre sí). Y este sistema debe, si o si, ayudarte a poner y mantener el foco.

 

En mi caso uso GTD (Getting Things Done) como sistema de productividad y gestión personal. Me ayuda a poner y mantener el foco, entre otros,  por los siguientes motivos:

 

  • – Recopilo, registro en mi sistema cualquier cosa que me llama la atención porque creo que puede implicar una acción a realizar. Ello me permite seguir actuando con atención en lo que estaba haciendo para, más tarde, encargarme de esa cosa que he apuntado.
  • – Proceso y Aclaro, es decir, paro un momento a mirar esa lista de cosas que he recopilado y preguntarme, una a una, qué significado tiene para mi y tomo una decisión sobre ella. Es decir, convierto esa cosa en algo ejecutable. Cuando ya he tomado una decisión sobre algo, estoy tranquilo, tengo claro lo que tengo que hacer o no hacer.
  • – Organizo en listas. Este paso lo hago a la vez que el anterior (aclarar-procesar). Implica decidir un destino para esa cosa que llamó mi atención y he decidido si significa:
    • una acción a realizar en una fecha concreta (lo anoto en la agenda)
    • una acción a realizar en una fecha cercana sin determinar o
    • una acción a realizar en un futuro más lejano sin concretar fecha,
    • si no hay nada que hacer y elimino esa cosa de mi registro
    • es información para archivar
    • es una acción que delego en alguien
    • esa cosa resulta que no es una acción sino un proyecto que tengo que desglosar en varias acciones para realizarlo

 

Al organizar, estoy preparando el terreno para actuar, he facilitado el trabajo a mi mente porque he reducido esa lista (enorme) inicial de cosas en una selección reducida de acciones que puedo realizar a corto plazo, por tanto, estoy focalizando mis posibilidades de actuar sobre una lista reducida de acciones. Adicionalmente, mi sistema incorpora una serie de filtros para clasificar esas acciones dependiendo de la situación o contexto en que me encuentro. Es decir, puedo identificar rápidamente aquello en lo que puedo actuar ahora. Ello ayuda mucho a mi mente a no dispersarse y centrarse en actuar, que es cuando se consiguen los resultados.

 

  • – Revisar el sistema. Todos los sistemas se van deteriorando con el uso, por lo que, periódicamente, hay que hacer una parada para devolver el sistema a su estado original y dejarlo preparado para funcionar al 100% de sus posibilidades. Estas revisiones, contribuyen a que el sistema funcione y por tanto yo siga manteniendo el foco.

 

Adicionalmente, GTD incorpora una sistemática que permite conectar tus objetivos con tu momento actual para que puedas focalizar tu actuación en aquellas acciones que te llevan a conseguir tus metas.

 

Si te encuentras con frecuencia disperso, actuando en cosas que no te llevan a donde quieres ir, probablemente sea que no tienes un sistema de organización personal definido o el sistema que utilizas no es adecuado para tu tipo de actividad profesional y entorno de trabajo.  De que encuentres el sistema adecuado van a depender tus resultados económicos y tu calidad de vida. El esfuerzo que pueda implicar es altamente motivador y rentable.

 

Javier Arnal

 

 

1 comentario

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  1. […] bueno es trabajar en tu zona, centrado en una cosa, sin nada que te distraiga, con la atención y la totalidad de tu capacidad en ese momento, […]

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