¿Las personas organizadas son productivas?

Muchas veces me encuentro con personas que afirman que productividad y organización van de la mano. Esta afirmación, que bien podría ser cierta, en muchas ocasiones no lo es: ser organizado no es garantía de ser una persona productiva.

En mi trabajo encuentro personas muy organizadas  pero que, a pesar de ello, no gestionan  correctamente su trabajo,  por lo que  pagan su correspondiente cuota en términos de productividad.

Por ser organizado solemos entender que cada cosa esté en un lugar determinado, siempre en función del significado que tenga esa cosa para cada uno.

Es decir, si una persona guarda todas las facturas en una carpeta por orden alfabético se la considera organizada; si guarda los catálogos de sus proveedores en una determinada estantería, es organizada; si guarda todos sus calcetines en un cajón, es organizada, etc.

De la misma manera, si una persona  decide organizar su ropa en función del color de la prenda, será considerada, también, organizada, o si decide que todos sus correos electrónicos aún pendientes de leer estén en una determinada carpeta, aunque tenga 500 en esa situación, seguiremos considerándola organizada.

El concepto de organización es, pues, relativo y evidentemente depende de la idea que cada persona tenga sobre el tema. Es decir cada individuo pone sus límites a lo que significa ser o no ser organizado.

Estoy seguro que casi la totalidad de los que estáis leyendo este artículo pensáis que la persona de la foto que lo ilustra es una desorganizada. Para ella puede que no, ya que si se le pregunta dónde tiene la ropa, con toda seguridad sabrá decirnos a ciencia cierta dónde está. Parece demencial pero es así. Somos cada uno de nosotros quienes ponemos los conceptos y los límites para dar significado al concepto de organizado.

Tratar de ser organizado en función del significado de las cosas está muy bien y te puede ayudar en tu eficacia, ya sea para buscar el jersey azul que te quieres poner hoy o para buscar la factura que te ha reclamado un cliente, o para decidir qué es lo próximo que vas a hacer.

En el trabajo sucede lo mismo que en nuestra vida privada o personal: muchas personas tratan de ser organizadas en función del significado de cada cosa. Pero hoy en día, el concepto de organización y, sobre todo en relación con el trabajo, hay que añadir un concepto nuevo, que hasta ahora era tomado apenas  en cuenta. Y es que las cosas cambian de significado, y lo pueden hacer muchas veces, incluso rápidamente en cantidad de ocasiones.

Sin esta idea del cambio del significado, para ser organizado bastaría con definir una vez el concepto y el límite de lo que queremos organizar. Y todo permanecería organizado de manera estable. Pero esta estabilidad por desgracia no existe, y cada vez menos en el mundo del trabajo inteligente.

Generalmente, relacionamos el concepto de organizado con una ubicación. Tenemos todos los calcetines en un cajón, pero si nos damos cuenta de que uno tiene un agujero en uno de los dedos, seguramente que habrá cambiado su significado. Por tanto, o  lo dejaremos en el lugar donde cosemos las prendas que se nos rompen, o lo tiraremos a la basura. Si lo dejásemos en el cajón con el resto de calcetines, entonces seríamos desorganizados. En el trabajo ocurre lo mismo: tenemos archivado un catálogo de un proveedor que nos servía material para un artículo que ya no fabricamos, el significado del catálogo ha cambiado, pero su ubicación no. Somos desorganizados.

“El éxito no se logra solo con cualidades especiales. Es sobre todo un trabajo de constancia, de método y de organización.” J.P. Sergent

Si tomamos conciencia de la importancia que tiene todo cambio de significado para mantener todo nuestro entorno organizado, habremos dado un paso muy importante para mantener en orden todo lo que nos rodea. Debemos tomar conciencia de que la organización no es, hoy en día, un concepto estable. Más bien es como un organismo que tuviera su propia vida y que cambia.

Si enlazamos organización con productividad, GTD, el método de David Allen, nos ofrece una solución óptima y eficaz para tener todos nuestros compromisos organizados.

Si queremos gestionar nuestros compromisos, nuestro trabajo, nuestra vida personal, con la máxima eficacia y con el mínimo esfuerzo, cada cosa debe estar es su sitio. Nos deberá resultar fácil, cómodo y rápido buscar lo que debamos hacer en cada momento.

GTD tiene definidos los contenedores imprescindibles, ni más ni menos, solo los necesarios para mantener organizado todo lo que está pendiente de hacer en nuestra vida, en nuestros diferentes horizontes. También nos da los criterios para saber dónde colocar cada cosa y estos son claros y sencillos. Nos basta con seguir el diagrama que representa el flujo del trabajo para saber cada cosa en qué contenedor la hemos depositado.

Pero como en casi todo en esta vida, todo tiende al desorden. En GTD pasa lo mismo, esos contenedores en donde tan bien organizados estaban nuestras cosas por hacer, tienden al desorden. Esto es así porque según transcurre el tiempo, a lo largo del día,  cambia el sentido de algunos o de muchos de los compromisos que estaban bien organizados. La reunión que tenía mañana a las 11 se ha pospuesto a la semana que viene. La gestión que tenía que hacer por la llamada que un cliente me ha hecho esta mañana, quejándose de que no ha recibido la mercancía, me acaba de llamar explicándome que ya la ha recibido, por tanto se ha solucionado sola. La llamada que tenía apuntada para recordarle al jefe de personal el informe que le había pedido hace 4 días, lo tenía a primera hora de la mañana en mi correo electrónico. Recibo un e-mail donde mi jefe me comunica que el proyecto de lanzamiento del nuevo producto se retrasa por lo menos 3 semanas. Todas estas cosas han cambiado de sentido, incluso hacer algo por algunas de ellas ya no es necesario. En todas habrá que cambiar algo con respecto a cómo estaban organizadas, o de lo contrario estaremos desorganizados.

Mi sistema de gestión parece que tiene vida propia. Cambia el significado de las cosas con independencia de mi voluntad, lo hace sin pedirme permiso, sin que yo pueda prever en muchos casos que van a cambiar. Cosas que estaban bien organizadas han cambiado de significado, por tanto están desorganizadas y tendré que hacer algo para restablecer la organización y el orden.

“Estableced el orden; el hábito se encargará de mantenerlo.”  Duc de Levis

Es precisamente por medio de GTD, si llevamos bien el método, cuando hacemos las revisiones de nuestro sistema, y sobre todo en la obligatoria revisión semanal, cuando comprobamos que algunos elementos que estaban organizados pasan a no estarlo, porque cambian el sentido de las cosas, el sentido de nuestros compromisos. Muy probablemente este cambio de sentido haga que cambien su naturaleza y su significado para nosotros, e incluso puede que también sea necesario cambiarlo de contenedor.

Tus proyectos, tus tareas son susceptibles a los cambios de significado a lo largo del tiempo, y aquí es irrelevante que hablemos de inmediato, corto, medio o largo plazo, pero lo que es evidente es que tu sistema, tu método de gestión habrá de  tenerlo en cuenta. Pasar por alto estos cambios hará que pierdas tu confianza en él y es muy probable que termines por abandonarlo. No es que no sirva, es que no lo utilizas bien. Al igual que en el principio de entropía, nuestro método de productividad siempre tenderá al desorden por muy organizado que en un principio estuviera. Y somos nosotros, mediante nuestras revisiones, los que debemos de hacer que vuelvan a situarse dentro del orden necesario que nos sirva de ayuda para gestionar eficazmente nuestros compromisos.

 

José Ignacio Azkue

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