Si nos proponemos, en los tiempos que corren, buscar información sobre productividad personal, como sucede con cualquier otro tema, nos basta con acudir a internet y en pocos segundos encontraremos infinidad de información, de lo más variada y variopinta, sobre diferentes aspectos, ideas, corrientes, métodos y trucos de productividad.

Al igual  que sucede con la sobreinformación que podemos  encontrar en otras temáticas, aquí también debemos de separar el grano de la paja y discernir lo correcto de lo errado, lo que hoy en día sirve, de lo obsoleto. Porque,  sin duda, en todos los enlaces se nos dan consejos como si fueran dogmas de fe y se nos bombardea con un sinfín de recomendaciones que podrían convertirnos, de la noche a la mañana, en personas más productivas en el trabajo y capaces de gestionar mejor las diferentes áreas de nuestra vida.

En productividad no hay fórmulas mágicas que en breve plazo de tiempo nos conviertan en otra persona. Que no nos engañen, primero deberemos analizar nuestra problemática y saber cuál son nuestras necesidades. Ni todos ni somos iguales, ni tenemos las mismas obligaciones, ni el mismo trabajo. Ni todos recibimos el mismo número de correos, ni tenemos las mismas interrupciones, ni tenemos las mismas reuniones ni, mucho menos, las mismas responsabilidades. Si queremos mejorar deberemos acudir a un especialista que nos ayude a situar el problema  para que nos proponga  soluciones reales y que nos sirvan.

Debemos de tener claro que es un error pensar en la productividad como si fuese un concepto único, universal y válido para todo el mundo. Ahora bien, existe una serie de pensamientos que de manera radical debemos desechar, ya que si no lo hacemos tenemos garantizado el fracaso en nuestro intento de mejora. Veamos algunos:

«La forma más básica de la estupidez humana consiste en olvidar, demasiado a menudo, aquello que estamos tratando de alcanzar«. Nietzsche

  • Administrar el tiempo. Es una de las grandes mentiras que se oyen en cuanto se habla de productividad. El tiempo no se puede gestionar, es una idea que nos sirve para poner límites a las cosas. Hagamos lo que hagamos siempre tendremos las mismas horas cada día. Es imposible gestionar algo que, lo hagas bien o lo hagas mal, su resultado no varía. Si se da esta circunstancia es evidente que ése algo no se puede gestionar. Y con el tiempo pasa esto. Si lo gestiono bien o lo hago mal sigo teniendo siempre 24 horas al día. Lo que sí puedo gestionar es lo que hago, es decir, las tareas o a qué le dedico mi atención. Aquí si cambia el resultado si la elección ha sido buena o mala.

«Lo que importa no son las horas que pones en tu trabajo; es el trabajo que pones en tus horas» Sam Ewig

  • La productividad es cuestión de 2 o 3 ideas que puedo aplicar ya fácilmente. Hay muchas personas que por leer blogs o algún libro sobre productividad piensa que va a poder aplicar lo leído y mejorar su productividad fácilmente y de manera inmediata. Estas personas hacen cambios durante un par de días y después vuelven a las rutinas de siempre, con lo que sacan la conclusión de que la productividad es una quimera. La productividad es algo más complejo que hacer un par de cambios durante unos días. Para mejorarla hay que modificar mínimamente dos cosas que cuestan lo suyo; cambiar hábitos y cambiar creencias. Y estos dos cambios llevan tiempo y mucha perseverancia. La productividad debe ser vista como un fin, una meta a largo plazo, en la que nos debemos fijar pequeños cambios y no pasaremos al siguiente sin haber afianzado, adquirido, el hábito sobre el que estábamos trabajando.

“No te preocupes por los fracasos, preocúpate con las posibilidades que pierdes cuando ni siquiera lo intentas”  Jack Canfield

  • La tecnología me va ayudar a ser más productivo. No existe nada que “per se” te haga más productivo, y la tecnología no es una excepción. Hoy en día en el mercado existe una gran oferta de productos y aplicaciones de todo tipo que supuestamente te van a ayudar a gestionar mejor todo tu mundo. Gestores de tareas, de proyectos, de correo, de notas, de ideas, de lo que quieras. En realidad no te servirán de nada si no tienes lo hábitos necesarios para su utilización. De nada te servirá un buen gestor de tareas si no tienes al hábito de recopilarlas cada vez que pasen por delante de tus ojos, porque no lo utilizarás. Como decía anteriormente lo fundamental son los hábitos y sin ellos no avanzaremos mucho. Para adquirirlos pensemos en las herramientas que nos sean más familiares y nos ayuden de forma natural a conseguirlos. En muchos casos esto pasa por la sencillez, como puede ser la utilización del lápiz y el papel, en vez de sofisticadas aplicaciones instaladas en sofisticadas máquinas.

“La máquina tecnológicamente más eficiente que el hombre ha inventado es el libro” NorthropFrye.

  • Hay que planificar para cumplir con lo importante. Las prioridades no se establecen, se tienen o no se tienen. Conozco a demasiada gente que no planifica nada, pero también conozco a demasiada gente que planifica y no cumple casi nada. La realidad del caso, es que estos dos tipos de gente trabajan igual, están igual de estresadas y se pasan el día reaccionando a todo lo que les surge y, como consecuencia, sus prioridades pasan a segundo plano. Sin embargo, conozco muy pocas personas que planifican y cumplen lo planificado. Se puede afirmar que hoy en día y dada la nueva naturaleza del trabajo, en la que todo cambia tan rápido y frecuentemente, es muy difícil planificar para cumplir y, de esta manera, tener las prioridades dentro de nuestro foco de actuación. Métodos nuevos como GTD, proponen otra solución más eficaz, como es trabajar por contextos. Esta manera de enfocar el trabajo nos permite hacer en cada momento lo mejor que podemos hacer teniendo en cuenta la circunstancia en la que nos veamos. Para ello tendremos que pensar en las herramientas de que dispongamos para trabajar, en la situación en la que estemos o en las personas con la que nos encontremos. En función de ello se decide que hacer.

«Encuentro fascinante que la mayoría de las personas planifican sus vacaciones con mucho más cuidado que sus vidas.  Quizás eso se debe a que escapar es más fácil que cambiar»  JimRohn

  • Hacer descansos regulares después de cada tarea. Aquí las matemáticas no engañan. Todos estamos de acuerdo en que tenemos más trabajo para realizar que tiempo para llevarlo a cabo. Si descansamos 5 minutos cada hora o cada vez que finalizamos algo, veremos qué cantidad de tiempo se nos va, tiempo que podríamos aprovechar para hacer cosas. Un descanso de vez en cuando está bien, pero como en todo, el abuso puede llegar a ser perjudicial. Una opción muy válida para resetear nuestra mente después de una tarea, puede consistir en hacer algo de diferente naturaleza para la que tengamos que utilizar otras herramientas. Esto no significa que no debas tomarte un descanso cuando realmente sientas que lo necesitas.

“El fin de un trabajo es principio de otro” Seneca

No todo lo que se dice hoy en día sobre productividad tiene que ser aceptado como algo inexorable al paso del tiempo. En fin, en productividad como en la mayoría de las cosas no hay verdades inmutables. Las cosas cambian, las personas también y por tanto sus necesidades. Las técnicas, nuevas o no, se deben de adoptar al trabajo actual, deben dar soluciones a problemas cambiantes para que sean válidas.

 

José Ignacio Azkue