La multitarea: ¿la sufres?, ¿cómo afecta a tu salud y productividad?

 

“Un hombre capaz de conducir de forma segura mientras besa a una joven hermosa, simplemente, no presta al beso la atención que se merece”. (Cita atribuida a Albert Einstein).

Recientemente, participé en un debate  en una red social, en el que dos corrientes opinábamos sobre la multitarea.  Una de ellas afirmaba que era una cualidad muy demandada por las empresas hoy en día, dado el entorno complejo y cambiante en que desarrolla su labor el trabajador del conocimiento. Se refería a la capacidad que tiene una persona para hacer trabajos de diferentes tipos. Es decir, valoraba el hecho de tener diferentes competencias y habilidades y, saberlas aplicar correctamente en su trabajo.

Creo que todos estaremos de acuerdo con este concepto. Salvo en casos muy concretos y no muy habituales en que la especialización sea tan extrema que la tarea a realizar sea sólo una, en el resto de los casos siempre se dará la multitarea.

Personalmente, a este concepto yo no lo denominaría multitarea, al menos desde el punto de vista de productividad personal. Lo llamaría capacidad de gestionar cosas diferentes.

La cuestión fundamental, al menos desde este  punto de vista, es  cómo gestionamos esa multitarea. En otras palabras,  cómo gestionamos nuestra atención o a qué se la dedicamos.

Si volvemos a la cita con la que comienzo este artículo, conducir requiere atención y besar, si se quiere hacer bien, también. Me resulta difícil creer que se pueda prestar atención a las dos cosas a la vez: o atiendo al beso o atiendo a la carretera.

Hay cosas que se pueden realizar de manera automática y no requieren de nuestra concentración. También hay cosas que requieren nuestra concentración y no se pueden hacer de manera automática.

En la medida que dos cosas no requieran atención, las podremos hacer a la vez: respirar y mascar chicle. Si una requiere  atención pero la otro no, también las podremos hacer: memorizar una lección y mascar chicle. Pero si las dos requieren de nuestra atención ya no las podremos hacer a la vez. Esto es así  porque nuestro cerebro  sólo es capaz de prestar atención a una única cosa en cada momento de manera consciente. Por mucho que lo intentemos no podremos memorizar la lección y a la vez efectuar operaciones matemáticas. Tendremos que repartir nuestra atención de manera secuencial yendo de una a otra tarea. En este instante memorizo la lección pero dejo de hacer operaciones; en el siguiente cambiaré mi atención a la otra tarea pero dejaré de atender el esfuerzo de memorizar.

En nuestro día a día caemos demasiadas veces en tratar de simultanear dos o más tareas que requieren de nuestra atención.  En realidad me podría preguntar: ¿cuáles no requieren de alguna manera mi atención?

¿Qué consecuencias tiene esta manera de actuar? Perdemos claramente eficacia, este punto es muy fácilmente demostrable. La perdemos porque cada vez que retomamos a una tarea previamente abandonada, nuestro cerebro necesita un tiempo extra para volver a la situación en que estaba cuando la abandonó por otra. Además nuestro nivel de estrés aumenta y disminuye nuestra capacidad de concentración.

Pero también se puede dar otros casos, en los que no hacemos tareas simultáneas pero dejamos tareas sin finalizar porque nos llegan nuevos inputs. Actuamos así porque la nueva tarea hace más ruido en nuestra mente, y probablemente lo hace porque su contenido tiene mayor carga emocional.  ¿Cuántas veces nos sucede que, por ejemplo: estoy trabajando en un presupuesto a entregar a un cliente y recibo la llamada de otro, con una reclamación o planteando un problema? Lo más probable es que deje sin finalizar el presupuesto y me ponga a solucionar la llamada recibida. Pero a los diez minutos y casi sin haber empezado la segunda gestión, me llama mi jefe diciendo que quiere estar conmigo enseguida para tratar el temario de la reunión de mañana. Estoy en la pura entropía (el orden tiende al desorden si no se hace algo para remediarlo).

Sin darme cuenta, tengo dos tareas en mi mente  que hacen ruido y tienen carga emocional. Hablando claramente: me estresan, me agobian y me van a provocar distracciones. Son dos tareas incompletas;  si quiero retomarlas necesitaré también un tiempo extra para reubicarme en ellas.

Actuar así tiene las mismas consecuencias: nos hacen trabajar de manera poco eficaz y reducen nuestra productividad, tienen un importante costo económico y otro más importante y muchas veces no valorado, como es el coste de oportunidad.  A esto yo también lo llamo multitarea.

Esta es la manera más improductiva, ineficaz e ineficiente de trabajar, ya que tendré que dedicar muchos más recursos para terminar mis tareas que si las  hubiera realizado completas, de principio a fin.

Como decía  Peter Drucker, “Si hay un secreto de la efectividad, es la concentración”. Difícilmente la alcanzaremos  si caemos en la multitarea.

¿Cuántas veces te ocurren cosas similares al día?, ¿has identificado sus consecuencias?, ¿cómo te sentirías si pudieras evitarlas?, ¿qué vas a hacer para lograrlo?

 

José Ignacio Azkue  

 

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