Dos conceptos fundamentales para tu productividad: las tareas y los proyectos

Una idea que me parece fundamental para aumentar la productividad de los trabajadores del conocimiento en la actualidad, consiste en tener muy clara la diferencia entre dos conceptos muy presentes en el día a día de cada uno de estos profesionales: la tarea y el proyecto.

A mi entender, es tan importante conocer con claridad el significado de cada uno de estos conceptos, saber distinguir entre uno y otro, que en mis seminarios dedico a su explicación todo el tiempo necesario hasta que ambos conceptos quedan muy claros.

Es imprescindible diferenciarlos porque, ambos se te van a ir presentado o te van a ir apareciendo reiteradamente a lo largo del día. Bien porque te puedan llegar a través del e-mail, o del teléfono, o por ser ideas que se te pueden ocurrir, o cosas que te pueden pedir tus compañeros o tus clientes, entre otros. Incluso tu ámbito personal, entre tus responsabilidades no estrictamente laborales, también será origen de muchas de estas tareas y proyectos, tales como desde tu pareja, de tus hijos, amigos, familiares… Y aquí también el origen podría estar en tu propia cabeza.

No es sobre las ideas. Sino hacer que éstas se vuelvan realidad” Scott Belsky.

Voy a tratar de explicar las ideas que están detrás de estos conceptos, y mi punto de vista, sobre todo de uno de ellos, que me parece fundamental.

Se puede definir una tarea como una determinada actividad que ha de llevarse a cabo. Pero en mi opinión debe tener unas características que la delimiten con mayor concreción: debe ser algo que signifique una acción, debe ser una unidad indivisible de un trabajo que debe, a ser posible, ser corta y, por último, debe ser evidente el saber cuándo está finalizada.

La razón de afirmar que una tarea debe ser accionable recae más bien en el modo en que se recoge la información sobre lo que debemos hacer. Lo que aparezca como que debemos hacer, debe significar una clara acción física, no una intención, ni un deseo. Pero, ojo:  el afirmar que sea una acción física no lo debemos restringir a una tarea manual, pues también aquí caben y están incluidas las intelectuales.

Por ejemplo, si estamos preparando una presentación, ojo, porque esto sería un proyecto, (al fin y al cabo, es un resultado que busco, una intención, un deseo y para completarlo debo de llevar a cabo más de una acción), puedo tener que, para acabarlo, acometer una tarea física consistente en buscar imágenes para realizar un collage con ellas y así incluirlas en la presentación; aquí tenemos una tarea física: buscar en internet, en revistas o dónde sea, las imágenes. Sin embargo, para el montaje del collage estamos ante otra acción, en este caso mental, ya que necesitaremos de nuestra creatividad, de cierto esfuerzo mental para pensar cómo ordenar las imágenes en el tablero. Pero ambas las definimos y consideramos como acciones físicas.

Al afirmar que debe ser una unidad indivisible de trabajo y que ésta ha de ser corta, me refiero a que debe ser algo que nos sea posible empezar, hacer y terminar. Para ello debemos fraccionar los proyectos en tareas lo más fáciles y breves posible, dentro de un grado que sea sensato y acertado, para que nos sintamos atraídos por la realización de las tareas. Buscamos definir las acciones físicas de manera indivisible, para poder realizarlas de una vez y, así, evitar dejar asuntos a medio hacer y caer en la multitarea.

Las ideas son fáciles, implementarlas es lo difícil” Guy Kawasaki.

También es imprescindible que sepamos cuándo la tarea está finalizada. Aunque esto pueda parecer obvio, no siempre lo es tanto. Hay muchas tareas que, efectivamente, se sabe cuándo están finalizadas, y el tacharlas y olvidarnos de ellas puede llegar a ser, incluso, hasta placentero. Pero hay otras tareas que podríamos seguir y seguir sin verlas terminadas nunca. El ejemplo del collage es muy válido para este caso. Podríamos pasar horas y horas recombinando, quitando o añadiendo imágenes y no terminar nunca, porque podemos no sentimos satisfechos del todo con el trabajo hecho. El perfeccionismo, visto desde este punto de vista, es un enemigo de la productividad y, en estos casos, es imprescindible saber cuándo un trabajo cumple su cometido, con el suficiente nivel de satisfacción o resultado, como para darlo por concluido.

En cuanto a la idea que subyace bajo el nombre de proyecto, se trata de cualquier resultado que requiere más de una acción para que podamos lograrlo. Es decir, es algo que nos llega, que no lleva definido con claridad lo que hay que hacer para conseguir alcanzarlo y, por tanto, en algún momento tendremos que pensar sobre ello si queremos aclarar lo que significa, visualizar las tareas que tenemos que completar y, de esta manera, poder ponernos en acción para llegar al resultado que esperábamos.

Tienes que hacer que ocurra” Denis Diderot.

Mientras que el concepto de tarea, en la lengua de Cervantes, es relativamente claro y no tenemos que hacer, prácticamente, ningún esfuerzo para entenderlo, con el concepto de proyecto no pasa lo mismo. Nos resulta confuso porque con este término se entiende, de manera natural, otra cosa completamente muy diferente.

Esta idea de proyecto nos ha llegado al mundo de la productividad a través del método “GTD” de David Allen. No voy a entrar a discutir si en su idioma original, el inglés, el concepto es acertado o no, pero pienso, y es mi opinión, que en español o en castellano, como se quiera designar nuestro idioma, no es demasiado correcto y que, tal vez, en la traducción hubiera sido necesario algún esfuerzo adicional para buscar un termino más adecuado que no causará esta dificultad a la hora de su asimilación.

Un proyecto, para la mayoría de las personas es algo complejo, donde probablemente participen varias personas o varios equipos de trabajo con diferentes niveles de responsabilidad, y en el que haya que hacer, por ejemplo, contratos, presupuestos, aprovisionamientos de materiales, cálculos, planos, pruebas; donde el esfuerzo, por lo general, se planifica, y que haya que cumplir dentro de  unas fechas de vencimiento ya determinadas y, todo esto, para la consecución de un producto o servicio, que en muchos casos puede ser único.

Cuando explico este concepto en mis seminarios, yo lo llamo trabajo indefinido o trabajo por definir, y los que me escuchan, cuando oyen que es un resultado que para lograrlo…, lo entienden inmediatamente, porque en sus cabezas nada choca con otra idea que tienen muy arraigada, como es la de proyecto. Es lugar de generar un conflicto, adquieren un concepto nuevo y la idea que les evoca “trabajo indefinido” concuerda con la definición que escuchan.

Cuando la mente adquiere un concepto nuevo, que representa una idea nueva, es mucho más fácil que la asimile y la admita que cuando entra en conflicto con otras ideas ya asimiladas previamente.

Por otra parte, lo más habitual es que muchas personas confundan o den el mismo significado al concepto de tarea y al de proyecto. Es decir, cuando les llega alguna cosa en la que no está claro lo que hay que hacer para completarla, lo primero que hacen es pensar en ello como si fuera una tarea que tuviera una única acción para rematarla.

A continuación, lo más probable es que, de inmediato, las aparten de su campo de visión justificando este hecho, al decirse y engañarse a sí mismos, con frases como la de “ya lo haré más tarde”, (la de bandejas de entrada del e-mail que están llenas de correos a los que les ha pasado esto y, con días y semanas de antigüedad), como si con ello, como si por no pensar un poco en lo que nos ha llegado, la cosa por completar que acaba de aparecer, se suavizara o se solucionara ella sola.

Siempre que te pregunten si puedes hacer un trabajo, contesta que sí y ponte enseguida a aprender cómo se hace” Franklin D. Roosevelt.

Cada vez que te llega algo nuevo, y a su debido tiempo, deberás pensar para decidir si es una simple tarea o algo más complejo, como es un trabajo por definir. Según sea el caso, si así lo haces, te podrás organizar y poner los recordatorios necesarios de la tarea individual o del conjunto de tareas que hay que realizar para completar el trabajo indefinido, siempre en un lugar adecuado para que después te sea posible verla cuando la puedas hacer y terminar de manera efectiva.

No hacerlo así te llevará, sin duda, por el mundo del trabajo desorganizado y sin definir. Y eso te provocará poca claridad a la hora de elegir tu siguiente tarea a realizar, lo que afectará, y en gran medida, a tu productividad y efectividad, porque estarás postergando acciones que deberías hacer y que como no las ves, en su debido momento, caen en el olvido hasta que se hace desesperadamente necesaria su ejecución.

 

 

José Ignacio Azkue

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