¿Cómo proceso la bandeja de entrada de mi correo electrónico? ¿GTD me ayuda a hacerlo correctamente? (II)

Comentaba en el artículo anterior que el correo electrónico, se ha convertido en un claro enemigo -ya reconocido como tal por muchos-  de la productividad profesional e, incluso, de la personal para  los trabajadores del conocimiento. Y esto es así por, al menos, tres razones:

1º. El número de correos que recibimos cada día no ha dejado de crecer y, parece que no va a dejar de hacerlo, inundando nuestra bandeja de entrada de cosas que creemos que debemos mirar.

2º. La curiosidad, innata en la naturaleza humana, nos lleva a tener la necesidad imperiosa de leer cada correo nuevo que se recibe. En cuanto tenemos noticia de que alguien nos ha enviado un nuevo correo es muy difícil sustraernos a la necesidad de saber qué novedad ha llegado a nuestra bandeja de entrada, y esta forma de actuar se ha convertido en un hábito.

3º. Cada vez que  acudimos con esta actitud a leer un correo electrónico, nos olvidamos lo que estábamos haciendo hasta entonces y lo habitual es que nos volquemos en solucionar lo último que ha llegado. Como consecuencia, se cae irremediablemente en la multitarea.

Muchos autores de blogs y especialistas en productividad, y yo estoy de acuerdo con ellos, han comentado reiteradamente acerca de la necesidad imperiosa, si lo que se quiere es convivir de manera racional y productiva con el e-mail, de reducir el número de veces que consultamos nuestro gestor de correo.  En vez de acudir diariamente 20, 30, 40 o más veces  para comprobar lo que nos ha llegado, debemos de hacerlo no más de 3, 4 ó 5 veces al día. Sé que va a ser difícil conseguir hacerlo, ya que para lograrlo, se necesita modificar el hábito que hemos adquirido de consultar constantemente el correo electrónico, y modificar un hábito cuesta mucho.

“El éxito es la aplicación diaria de la disciplina.” Jim Rhon

Para gestionar con éxito nuestro correo todavía deberemos dar un paso más, y puede que sea el más importante: aclarar, o procesar, todo lo que me haya llegado hasta ese momento por este medio.

Los que seguimos el método GTD, como comentaba en el anterior artículo, cuando procesamos nuestro correo no llevamos a cabo las acciones o cosas que  nos han llegado, sino que pensamos sobre cada una de estas cosas para decidir qué son, que significan para nosotros y qué vamos a hacer, más tarde, con ellas. Y lo hacemos  en el orden en el que estén depositadas las cosas (orden cronológico), sin darles ninguna prioridad.

David Allen, en sus publicaciones, siempre recomienda observar una serie de principios a la hora de aclarar o procesar los inbox:

  1. Procesar en primer lugar lo que esté arriba del todo.
  2. Procesar los elementos de uno en uno
  3. Nunca volver a meter por segunda vez nada en el inbox.

Es decir que, según Allen, deberíamos coger el primer correo, luego el segundo y así hasta finalizar de procesar o aclarar todos los que estén hasta ese momento en la bandeja de entrada.

Sin embargo, el contenido de la bandeja de entrada, hoy en día, representa un conglomerado de cosas que llegan y que son muy diferentes en cuanto a contenido, importancia, relación con nuestros objetivos e incluso naturaleza. Debemos de tener en cuenta que en muchos casos es  la mayor fuente de entrada de cosas a procesar.

El primer punto, pues,  es el que entra en conflicto con mi idea. Opino que el error radica en gestionarlos de esta manera cronológica. Creo que sería más productivo si los tuviéramos clasificados previamente, según un orden de importancia, siguiendo criterios objetivos para nosotros, para poder dirigirnos a los que nos interesan e ignorar el resto por el momento.

Consideremos otro elemento, que en mi opinión, es primordial a la hora de gestionar nuestro trabajo. Es el nivel de energía de que disponemos durante la jornada. Para la mayoría de las personas, los mejores momentos para trabajar, es decir, los momentos en los que mayor cantidad de energía disponemos, trascurren en las primeras horas de la mañana.

Ha de ser en esos momentos cuando nos entreguemos, en  cuerpo y alma y de la mejor manera posible, a realizar los trabajos, las tareas, que sean primordiales para nosotros y nuestros objetivos de cara a  ser más productivos.

Muchas personas desperdician estos momentos y esta oportunidad -que se le presenta cada día-  atendiendo cantidad de correos electrónicos que sólo traen temas menores, cosas fútiles;  incluso, hay demasiados  a los que podríamos considerar basura por su naturaleza y contenido.

Esto sucede  porque se ven los correos como una lista sin más: hay correos de clientes, del jefe, de los colaboradores, de proyectos que se están desarrollando, de proveedores, de amigotes, de noticias o blogs  a los que se está suscrito, de familiares, de ofertas de todo tipo, de spam, etc… Todos mezclados, sin ningún orden y donde resulta verdaderamente difícil dedicar la atención que cada uno de estos mensajes se merece.  Se le dedica la misma energía a un correo relacionado con un proyecto importantísimo que a uno que recibo con la última ocurrencia de un amigo.

Cosa muy diferente sería si estos, correos en vez de estar todos en la bandeja de entrada, se distribuyeran ellos mismos en diferentes inbox que representaran diferentes focos de atención e, incluso, tuvieran relación con nuestros diversos niveles de perspectiva.

El tener, por ejemplo: 6 correos en un inbox llamado “Proyecto Z”, 3 en un inbox llamado “Jefe”, 4 en uno llamado “Clientes”, 8 en uno llamado “Propaganda”, 5 en “Amigos”, 1 en “Familia”,  3 en “Bancos”, 15 en “Redes Sociales” y 2 sin clasificar en ningún de estos  apartados, me proporciona una idea muy precisa acerca de  a cuáles de esos 47 correos pendientes les tengo que dedicar mi atención y cuáles puedo posponer su procesamiento a otro momento más adecuado, momento en  que mi nivel de energía y mi capacidad de concentración no se vean comprometidos por cosas sin importancia.

Revisar las bandejas: “Jefe”, “Proyecto Z”, “Clientes” será algo que seguramente tenga que hacer cada vez que acuda al correo. Con el resto, es probable que con solo verlo a última hora del día sea suficiente. Incluso, puede que haya alguna bandeja que la limpie una sola vez a la semana. Con esto, evito tener que dedicar tiempo,  energía y concentración, valores estos muy importantes para la productividad y que se van gastando a lo largo del día, a cosas que me aportan poco, en momentos especiales de mi día, cuando mi capacidad productiva y de concentrarme, están todavía fuertes y las debo orientar hacia mi perspectiva.

Esto nos lo puede hacer nuestro ordenador, sin que nosotros intervengamos para nada. Según qué gestor de correo usemos, se puede hacer a través de etiquetas, filtros, carpetas y reglas. Casi todos lo permiten y ayudan mucho a la hora de procesar esta herramienta.

Cuando decidamos cuál de estos inbox voy a procesar, ahora sí lo haré en orden cronológico, empezando por el primero o por el último hasta procesar todo lo que contenga.

Que no se os olvide revisar siempre los correos que quedan sin clasificar, que siempre puede quedar alguno, no sea que entre ellos se encuentre algún tema de los que hay que solventar cuanto antes.

 

José Ignacio Azkue    

 

 

2 comentarios
  1. Juan Toro
    Juan Toro Dice:

    Hola, buenas
    Interesante artículo.
    Efectivamente el email es uno de esas cosas que ha creado el demonio, aunque es mejor y menos intrusivo que una llamada de teléfono.
    Por desgracia, se comenta bastante por email e incluso se utiliza el CC con mucha ligereza.
    Hay algunos responsables de empresas o de proyectos, que incluso exigen estar en copia de todos los correos.
    Con semejante e inmenso numero de emails que se recibe todos los días, es muy complicado establecer reglas de correo, salvo para aquellos que si están muy focalizados.
    Vaciar la bandeja de entrada o la de elementos enviados, hace tiempo que lo dejé por imposible, e incluso estando todos allí, cuando hay que buscar emails de hace unos meses, es mucho más fácil.
    Soy de los que primero hace una revisión general de todos los emails, por el asunto elimino los que no me interesan, los que si los llevo a mi bandeja de entrada del sistema de gestión (lo envio por email o lo copio).
    Posteriormente los contesto todos, procuro no dejar ninguno sin contestar, aunque me tomo el tiempo según el grado de importancia. Si a mi me gusta que me respondan, yo hago lo mismo.
    Una vez por semana, reviso las dos bandejas, por si me hubiera dejado alguno sin procesr.
    Un saludo.

    Responder
    • Depro consultores
      Depro consultores Dice:

      Hola Juan.
      Evidentemente el e-mail es menos intrusivo que las llamadas, salvo que nosotros proactivamente lo impidamos, pero tiene un problema y es que recibimos muchos más e-mail que llamadas.
      Tienes mucha razón con lo que dices, se abusa del correo y se hace un mal uso de él, pero no es muy difícil crear unas reglas que nos permitan gestionarlo mucho mejor.
      Un saludo

      Responder

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