Productividad analógica o digital ¿qué herramientas uso, lápiz y papel o tecnología?

Cuando una persona reconoce o decide que debe de mejorar su productividad y se da cuenta de que debe hacer cambios en el modo de gestionar su vida y su trabajo, enseguida identificará que necesita echar mano de determinadas herramientas que le permitan y le ayuden a hacerlo bien.

Para ser verdaderamente productivo, desde mi punto de vista tienes que lograr llevar a cabo las cosas que tienes que hacer, pero sobre todo, -y ojo con esto, que es muy importante-, realizarlas o completarlas cuando has de hacerlo. Dicho en otras palabras, y si me sigues en este blog me lo habrás leído en más de una ocasión, que has de hacer las cosas cuando son necesarias en vez de cuando ya son desesperadamente necesarias.

Haz tu trabajo con todo tu corazón y tendrás éxito, hay muy poca competencia” Richard Bach.

Para lograr mejorar tu productividad, deberás conseguir gestionar bien todos tus compromisos incompletos y, consecuentemente, deberás tener un inventario completo de todos ellos, sin que ninguno ni nada se quede fuera de control, de modo que, ante un olvido o despiste, no te ocasiones las consecuencias desagradables o funestas que, probablemente, ya conoces.

La persona que quiere mejorar su productividad, en algún momento tendrá que elegir en qué se va a apoyar para hacerlo. Cuando lo haga, se puede encontrar en la disyuntiva entre utilizar herramientas muy sencillas y conocidas por todos, como pueden ser el lápiz y el papel o, irse al otro extremo, el de utilizar la ayuda de herramientas más sofisticadas para la gestión, como pueden ser cualquiera de las muchas aplicaciones informáticas que existen hoy en el mercado y que pueden descargarse en cualquier ordenador, teléfono móvil o tablet. También, incluso, es posible que se decante por una mezcla de las dos, es decir, por la utilización de lápiz, papel y tecnología.

No hay duda de que unas y otras tienen sus ventajas e inconvenientes, como casi todo en esta vida, pero está claro es que, antes, debes de pensar para decidir cuál es la que vas a utilizar y cuál es la que se adapta mejor a tu personalidad, condición y, fundamentalmente, a tus hábitos.

Si tu única herramienta es un martillo, tiendes a tratar cada problema como si fuera un clavo” Charles Babbage.

Sí, ya sé que insisto mucho sobre este particular, pero resulta que los hábitos son fundamentales también en el aspecto del uso de una herramienta para tu productividad.  Porque si quieres mejorarla, has de saber que una herramienta no te hará mejor ni más productivo, y sin embargo será una gran ayuda cuando logres modificar los hábitos necesarios para usarla bien. Por tanto, primero son los hábitos y después las herramientas. Sin incorporar los hábitos necesarios, ninguna herramienta te hará más productivo.

Ahora bien, elijas la herramienta que elijas, ésta deberá incorporar unos requisitos mínimos:

  • Que te permita capturar fácilmente las tareas o ideas que pasen por tu cabeza. El gesto de recopilar debe ser ágil, cómodo y rápido. Es imprescindible que tengas algo dónde puedas volcar todo lo que te va llegando a lo largo del día. Tienes que tener claro que muchas de estas cosas no son más que interrupciones, pero con el hábito de recopilar ya adquirido y con una buena herramienta donde te sea fácil hacerlo, tendrás ganada gran parte de la importante batalla contra las interrupciones y habrás dado pasos de gigante en la mejora de tu productividad.
  • Debe ser una herramienta donde buscar y revisar tu sistema te resulte sencillo. Date cuenta de que vas a tener que recurrir a ella constantemente para elegir tu próxima tarea; por tanto, si te resulta demasiado complicado elegir qué hacer entre todo lo que tienes allí depositado, vas a terminar prescindiendo de esa herramienta. También deberás de tener en cuenta que, con cierta regularidad, vas a tener que revisar todo tu sistema productivo y la herramienta te lo tiene que poner fácil, pues de lo contrario no harás estas revisiones periódicas tan necesarias para mantenerlo actualizado y en orden.
  • Debe la herramienta posibilitar su consulta y uso en cualquier momento y situación, es decir, debe de permitirte movilidad. Hoy en día, dado que nos encontramos en un mundo hiperconectado donde te puede llegar cualquier entrada o input sin límite de lugar ni de tiempo, tu herramienta te deberá permitir gestionar con efectividad cualquier cosa que te llegue, estés donde estés.
  • Usa solo una y cuanto más versátil sea, mejor. Tener disgregadas y esparcidas tus cosas por varias herramientas no hará más que complicarte su uso. Trata, pues, de tener centralizado todo tu inventario en un lugar, ya que la dispersión te llevará a cometer errores.
  • Antes de decidirte por una piénsalo con seriedad. Un error bastante grave, en mi opinión, es andar cambiando de herramienta. Debes tener en cuenta que éstas son como son y están diseñadas como lo están, en general, para satisfacer las necesidades de la mayoría de los usuarios. No hay ninguna que esté hecha a tu medida o pensando en tus necesidades concretas. Por tanto, es muy fácil que en cualquiera de ellas encuentres algunas partes que te agraden y otras que no tanto. Por tanto, deberás asumir que eres tú quien, finalmente, quien se tendrá que adaptar a la herramienta, y no ella a ti. En caso de que caigas en la tentación de cambiar de herramienta, ten por seguro que, como mínimo y con mucha probabilidad, perderás la información que introdujiste en la que abandonas, que además te costará un tiempo extra darle forma a la nueva y que, también, requerirá un esfuerzo adicional readaptarte a conocer las facilidades y utilidades de la nueva.

La tecnología puede usarse para muchas cosas buenas, pero, al final, somos esclavos de la naturaleza y los elementos” James Dashner

Hemos hablado al principio de dos tendencias en cuanto al tipo de herramientas. He mencionado, por un lado, la llamada “tecnología analógica” como la opción de que te bases en el uso del lápiz y del papel, y por otro, de la denominada “tecnología digital” para el caso de que uses alguna aplicación informática.

Cada de ellas tiene algunas sus ventajas con respecto a la otra. Veámoslas:

Ventajas del lápiz y papel.

  • Estás más acostumbrado a usarlos, ya que desde la escuela más temprana has empezado a utilizarlos y, por tanto, tienes muy interiorizado su uso. Además, no requieren de ningún aprendizaje para utilizarlos ya que de sobra conoces cómo hacerlo; te faltará únicamente incorporar los hábitos productivos necesarios.
  • Son muy rápidos y fáciles de usar. Su uso no requiere de encendido ni de que estés pendiente de sus baterías para usarlo. Con tenerlos a mano los puedes utilizar siempre y donde estés.
  • No producen distracciones. Sin embargo, tener una aplicación informática te puede llevar a que cualquier notificación o vibración te distraiga.
  • Es más barato que las aplicaciones informáticas. Sí, ya sé que las hay gratuitas, pero si quieres tener una aplicación completa y que te permita gestionar todos tus compromisos, incluidos tus proyectos y objetivos, casi siempre vas a necesitar las versiones de pago.
  • Siempre están disponibles. Aunque hoy en día es poco probable perder la conexión internet, imagina por un momento que se dé este caso y que no puedas acceder ni a tu herramienta y ni a tus compromisos.
  • Es una tecnología muy probada. Imagínate desde el origen de la escritura hasta hoy, para cuántas iniciativas la ha utilizado la humanidad, y la cantidad de obras maestras de toda índole, literarias, musicales, etc. que a través de estas herramientas se han escrito. Por tanto, no tienen que demostrar su validez.

Ventajas de las aplicaciones informáticas.

  • No pasa nada si se pierde o avería un dispositivo. Hoy en día cualquier aplicación produce de manera automática respaldos de seguridad en dispositivos ajenos a los nuestros de forma que podamos recuperar la información en cualquier momento. Por el contrario, imagínate el desastre que puede representarte la perdida de una agenda de papel o del cuaderno donde guardas, aclaras, clasificas y gestionas tus compromisos.
  • Facilidad a la hora de editar y modificar nuestros datos. Las cosas cambian más a menudo de lo que deseamos, y modificarlas es muy sencillo en estos dispositivos.
  • Sincronización en múltiples dispositivos, lo que facilita en gran medida la movilidad. A día de hoy, podemos tener todos los datos en cada uno de nuestros dispositivos sincronizados en tiempo real, y acceder a nuestros archivos, notas, correos electrónicos o tareas pendientes, incluso, desde un dispositivo prestado. Seguro que cualquier navegador con conexión a internet nos permite acceder a la información que hemos almacenado en nuestras aplicaciones.
  • Tienen la opción de compartir. Casi todas las aplicaciones tienen ya facilidades para colaborar en tiempo real con otras personas, con nuestro equipo. Es más, desde hace años nos permiten delegar en otros colaboradores tareas, así como enviarnos entre el equipo notas relativas a los trabajos a realizar, e incluso permiten ver el progreso de los diversos proyectos de manera instantánea y simultanea por todos, lo cual no solo nos permite un importante ahorro de tiempo, sino que reduce la confusión. Para poder trabajar en equipo de manera productiva y efectiva ya no es necesario que todos los involucrados estén físicamente ni en la misma oficina, ni tan siquiera en la misma localidad.

No pierdas el tiempo buscando un lápiz mejor: aprende a escribir mejor” Seth Godin

Si todavía no has elegido tu herramienta, seguramente tendrás que hacerlo en breve si quieres gestionar con efectividad tus compromisos y tu vida. Tal vez sea el momento en que debas elegir entre una alternativa y otra, aunque también puedes usar las dos. Lo importante es que, dependiendo de tus preferencias, analices a fondo la cuestión para que elijas bien tu herramienta y la vayas implementando poco a poco.

 

 

José Ignacio Azkue

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