Recientemente he leído un informe que realmente resulta desmoralizante y demoledor. Además, indica una tendencia que desde hace unos años se estaba intuyendo: la productividad del trabajador del conocimiento está disminuyendo de forma alarmante. 

Lo preocupante es que desde los departamentos responsables de que esto no ocurra y en general desde la propia dirección de la empresa, este tema se ignora y realmente se dedica poco esfuerzo a prevenirlo y mejorarlo. La razón puede ser que no se ha identificado el coste económico y de oportunidad que esto conlleva.

Este informe venía a decir que se dedica cerca del 28% de la jornada laboral a recibir y contestar el correo electrónico. Se producían más de 50 interrupciones al día y que aproximadamente le dedicábamos unas 30 horas al mes a reuniones improductivas que no servían para nada.

Si calculamos el tiempo que significa esto, nos podemos llevar una gran sorpresa. Supongamos una jornada laboral de 8 horas. Que cada interrupción solo son dos minutos (aunque pienso que esta cantidad es pequeña comparada con la realidad) y que un mes tiene 20 días laborales. Si hacemos el cálculo esto nos da: 5 horas y 25 minutos.

¿Pero cuándo trabajamos?, ¿cuánto tiempo le dedicamos al trabajo por el que se supone que nos pagan?, ¿cuánto supone en euros este tiempo todos los días al final del año?, ¿qué pasaría si tan solo dedicamos un 25% de esas 5 horas y 25 minutos a temas realmente productivos?, ¿cuánto ganaría la empresa?, y para el trabajador ¿qué supondría en cuanto a reducción de estrés, ansiedad y de mejora de su motivación?

Podríamos seguir haciéndonos preguntas, pero este dato solo significa claramente tres cosas:

Usamos y gestionamos mal el correo electrónico. Sea cual sea el gestor que usemos: Outlook, Gmail, Apple Mail, Thunderbird, Lotus, etc… lo utilizamos mal, no conocemos la herramienta, ni cómo gestionar, probablemente porque nadie nos lo ha explicado lo que en ella se produce.

La cantidad de interrupciones indica claramente que tenemos hábitos reactivos, es decir, reaccionamos anta cualquier situación e imprevisto que nos suceda y trabajamos más en función de las necesidades de otros, que de las nuestras.

En cuanto a las reuniones, ese gran problema sin solucionar en las empresas, denota una falta de claridad a la hora de saber: qué son, para qué son, bajo qué condiciones se deben celebrar, quiénes deben de asistir, cómo se deben moderar, y un largo etcétera de cuestiones que se obvian y dan como resultado una gran pérdida de tiempo, una gran insatisfacción por parte de los asistentes, una mala utilización de una herramienta de trabajo, y al final, un sentimiento negativo ante una herramienta que si está bien gestionada, tiene un gran potencial para el desarrollo de las personas y de las organizaciones.

Con poco esfuerzo se podría solucionar gran parte de este dispendio. no son necesarias ni grandes inversiones, ni grandes esfuerzos, ni grandes cambios. Solo se necesita identificar el problema y tener ganas de mejorar.

Y a ti, ¿te pasa esto?. Si respondes que sí ya has identificado el problema, ahora te falta el tener ganas de solucionarlo y ponerte a ello.

 

José Ignacio Azkue