Reuniones productivas y la necesaria satisfacción de las necesidades del grupo

En cualquier reunión que se convoque lo más importante, mucho más, incluso, que los temas a tratar, es que los miembros del grupo que van a formar esa reunión se sientan a gusto, cómodos con la situación y motivados, ya que de ellos y del trabajo que realicen dependerán los resultados que se obtengan. Siempre que haya un grupo que se junte para lograr un objetivo, obtener una solución, discutir sobre algún problema, etc., se deberá garantizar el ambiente necesario para que tanto el funcionamiento como las interactuaciones entre sus miembros sea la correcta, la adecuada y la óptima.

Para lograrlo, todos los miembros deben de sentir su pertenencia al grupo y, a la vez, deben sentir que sus necesidades, al menos las básicas, van a ser satisfechas y están garantizadas pues, de lo contrario, el miedo y los recelos llevarán el trabajo del grupo hacia un más que probable fracaso.

No somos un equipo porque trabajamos juntos. Somos un equipo porque respetamos, confiamos y nos preocupamos por el resto del equipo” Vala Afshar.

Ya el siglo pasado, Abraham Maslow, considerado como uno de los fundadores de la Psicología Humanista, estudio y teorizó sobre la autorrealización y el pleno desarrollo del ser humano. Sus estudios y teorías le condujeron a proponer una jerarquía de las necesidades de cualquier individuo que se podía representar como una pirámide.

Así nació la famosa pirámide que lleva su nombre, Pirámide de Maslow, que representa gráficamente los diferentes niveles de necesidades a cubrir por cualquier persona. En la base representó las necesidades básicas y elementales fisiológicas, en el segundo nivel aparecen las necesidades de seguridad y protección, en el siguiente las necesidades de la persona de pertenecer a un grupo social, a continuación, situaba el nivel del reconocimiento social del grupo hacia esa persona, y en la cúspide de la pirámide, las necesidades de autorrealización.

Según esta pirámide, una persona no puede alcanzar su pleno desarrollo, es decir, la cúspide de la pirámide, si antes no ha empezado desde la base y ha ido escalando y alcanzando cada uno de los niveles. Es decir, no podrá pasar a un nivel superior si no logra satisfacer la necesidad del nivel actual en el que se encuentre.

El primer nivel, el que cubre las necesidades elementales, estaría cubierto, al menos en teoría, desde el momento que una persona trabaja y recibe un salario con el que puede hacer frente a dichas necesidades. Si una empresa quiere tener a sus miembros motivados e identificados con el progreso de la organización, deberá preocuparse de que sus integrantes alcancen los niveles superiores de la pirámide. Cómo mínimo cada persona deberá tener satisfechos los niveles inferiores que, supuestamente se pretende para el grupo al que pertenece.

El trabajo en equipo comienza por crear confianza. La única forma de hacerlo es superar nuestra necesidad de invulnerabilidad” Patrick Lencioni.

Si aplicamos estas ideas a la correcta gestión de las reuniones, su responsable, convocante o animador, funciones que probablemente recaigan en la misma persona, deberá ocuparse de los niveles en que se encuentran los asistentes, ya que es indispensable que cada asistente tenga, como mínimo, un sentimiento claro de pertenencia al grupo, si se pretende que sus aportaciones alcancen un nivel adecuado de reconocimiento.

De no ser así, si esta persona no alcanza dicho nivel, será muy difícil que participe en la reunión y que, por tanto, pueda aportar algo positivo, ya que sentirá su papel como el de un mero espectador y que difícilmente se atreverá a participar en nada de lo que se le proponga. El responsable de la reunión solo podrá tener éxito si, con su actuación, ayuda a satisfacer a los participantes pues, de lo contrario, la motivación desaparecerá y será complicado, en ese ambiente, alcanzar los objetivos que se pretendían con la reunión.

Un barco no avanza si cada uno está remando en una dirección” Proverbio Swahili.

Cuando se forma un nuevo grupo o cuando se incorpora a colaborar algún nuevo integrante, transcurre una serie de fases hasta que se alcanza un nivel óptimo.

Al comienzo latirá una cierta inseguridad por el desconocimiento sobre el grupo, y ésta será, probablemente, la etapa más crítica, ya que si no se logra vencer esta sensación difícilmente se alcanzará la integración total. El papel del responsable será crucial y a ser posible buscará la colaboración de los miembros más veteranos del grupo para ayudar a lograr la integración y la superación de la inseguridad inicial.

Una vez vencida esta parte inicial, la tranquilidad entre los participantes será manifiesta y la implicación en la búsqueda de resultados tomará protagonismo, de modo que el grupo empezará a rodar y a funcionar de manera clara.

“El espíritu de equipo es el que da a muchas empresas una ventaja sobre sus competidores” George Clements.

Cuando por fin se consigue que todos los integrantes del grupo estén en el mismo nivel y que éste sea el adecuado, es el grupo como tal el que toma el protagonismo, y la función del responsable quedará diluida por la propia autorregulación entre los miembros.

Es posible que, una vez afianzado el grupo, se dé la circunstancia de que algún miembro o el equipo en general pueda sentirse desligado desde el punto de vista de la autorregulación que mencionábamos antes. Siempre cabe la posibilidad que se produzca, por diversas circunstancias, una crisis dentro del grupo, lo que afectaría al equilibrio y al nivel de trabajo conseguido hasta entonces. Bien, es un aspecto que se debe tener en cuenta para, si se da el caso, saber reconducir las situaciones negativas a los niveles en los que el grupo trabaja motivado y cohesionado.

Si una persona no se atreve a opinar en contra de lo que ha expresado su jefe porque tiene miedo a que éste tome represalias, no participará en la reunión. Si una persona se siente extraña porque no conoce al resto o no tiene buenas relaciones con los presentes, no participará en la reunión. Si una persona siente que cada vez que opina algo no se le reconocen sus aportaciones sino que, incluso, recibe críticas, no participará de la reunión. Si una persona siente que no aporta nada a las reuniones, no participara de la reunión.

Cada nivel de la Pirámide de Maslow va a suponer un nuevo reto a superar para que las reuniones fluyan y sean productivas. Y abandonar a los miembros a niveles que no sean los que les corresponden llevará a que las reuniones sean improductivas y poco estimulantes.

 

 

José Ignacio Azkue

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