Según una estadística que recientemente he leído y que, según parece, ha tratado de medir la productividad de más de 350.000 personas por todo el mundo, los resultados que refleja indican que los trabajadores dedican el 60% de su jornada a tareas poco relevantes.

Qué mal, ¿no…?

En mi opinión, las cifras podrían ser peores. La experiencia me dice que los profesionales, al menos los que yo conozco a través de mis seminarios y tutorías, pasan el día haciendo malabares entre múltiples tareas, están abrumados y estresados por todo lo que intuyen que no controlan y se les queda pendiente, y son conscientes de que muchas cosas importantes se quedan sin hacer porque están demasiado enfrascados en quitarse de encima el mayor número de cosas pequeñas. Y, además, porque saben que, tal y como están hoy en día las cosas, no les queda mucha oportunidad para fijarse ni grandes ni pequeños objetivos; ni tan siquiera para desarrollar ideas que podrían ser brillantes.

Sin embargo, pese a que cada uno es responsable de lo que hace, puede que no seas ni conocedor ni consciente de que tu mente trabaja y decide por su cuenta sin tu consentimiento. Tú, que te consideras juicioso y lo eres, al menos en muchos de tus actos, debes conocer que tu cabeza te puede llevar por un camino no deseado y equivocado para tus intereses.

Simplificando; el comportamiento humano se divide en dos clases: uno es el consciente o pensante y el otro el reactivo.

Este última nos acompaña desde cuando los homínidos empezaron a andar erguidos sobre las dos piernas. El comportamiento reactivo se encargaba de que su atención se dirigiese ante cualquier peligro, y permitía a nuestros antepasados reaccionar para procurar no ser depredados por ninguno de sus rivales naturales. Este cerebro reactivo soportaba y desencadenaba un mecanismo de supervivencia que les permitía reaccionar de dos maneras ante la presencia o sospecha de un grave peligro: les ponía en “modo-huida” o en “modo-lucha”. Como consecuencia de este mecanismo nuestros ancestros lograron evitar la extinción con suficiente eficacia como para que nosotros habitemos hoy día el mundo. Para estos precursores de la actual humanidad era tan importante este mecanismo que, a lo largo del tiempo, ha llegado hasta nosotros ocupando, además, una importante parte de nuestro cerebro.

Sin embargo, el cerebro pensante te permite tomar decisiones, reflexionar antes de tomarlas e, incluso, “ver” sus consecuencias de forma consciente. Sin embargo, esta parte del intelecto no funciona correctamente cuando te sientes presionado o amenazado. Se trata de una de las zonas de tu cuerpo que más energía consume por lo que, como explicaba en un artículo anterior, tomar decisiones cansa, cuesta hacerlo y a muchas personas no les gusta.

Pensar es el trabajo más difícil que existe. Quizá esa sea la razón por la que haya tan pocas personas que lo practiquen” Henry Ford.

¿Qué te pasa cuando recibes inesperadamente una notificación de que te han llegado 5 correos electrónicos y entre ellos has observado uno de tu jefe y dos de tus clientes? ¿o cuando, a cualquier hora de tu trabajo o de tu descanso, te llega por el medio que sea una urgencia?

Es muy probable que tales asuntos no sean importantes pero, seguramente, habrán logrado encender dentro de tu cabeza alguna alarma que, en algún recóndito lugar de tu mente, te habrá indicado, aunque no sea cierto, que estás ante una situación crítica. Te engaña.

Pero lo seguirá haciendo mientras no cambies las directrices que deberá tomar tu cerebro pensante para eliminar el grano de la paja con objetividad y, así evitarte perder la atención ante falsas urgencias. El cerebro pensante no debería ceder su protagonismo y autoridad al cerebro reactivo, porque si éste toma el mando de la situación no te dejará ver el fondo del asunto.

Sí, piensa un poco y te darás cuenta de cómo, cuando te enfrentas a una o varias “urgencias”, es tu cerebro reactivo el que actúa e interviene: te lleva a dejar todo y te obliga, por medio de las emociones, a apresurarte en solucionar la urgencia, sin darte opción a que tu cerebro pensante las analice y las rechace en favor de otras cosas verdaderamente importantes para ti.

Para colmo interviene una sensación/emoción construida en el cerebro reactivo que, por su naturaleza, tiende a reforzar ese modo de actuar para que, sin que en realidad seas consciente, repitas este modelo falsamente positivo en el futuro. Digo e insisto en lo de falsamente positivo porque lo es la sensación de logro que te embarga cuando solucionas una urgencia, por muy tonta que ésta sea, ya que adormece tu conciencia para que no despierte el cerebro pensante.

El cerebro es un órgano maravilloso. Comienza a trabajar nada más levantarnos y no deja de funcionar hasta entrar en la oficina” Robert Lee Frost.

Si tus acciones están guiadas por las tareas urgentes sin permitir al cerebro pensante decidir sobre ellas, no serás consciente de que muchas tareas urgentes no son importantes. Las harás, simplemente, porque te parecerán críticas, pero tal parecer carecerá de cualquier análisis objetivo previo. Además, cuando pase el temporal, es muy probable que te sientas mal y suba tu nivel de ansiedad y estrés, porque caerás en la cuenta de que realmente no has hecho nada o muy poco de lo que para ti es prioritario mientras, sin embargo, habrás pasado la mayor parte del día ocupado en trivialidades.

El célebre escritor Stephen R. Covey popularizó en su libro “Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva” la que, en su día, definiese Eisenhower, quien fuera presidente de los Estados Unidos, como la famosa Matriz de Gestión del Tiempo que lleva su nombre.

Aunque yo no soy partidario ni de tratar de gestionar el tiempo ni de gestionar las tareas a través de estos cuatro cuadrantes por considerarlos obsoletos, sí nos pueden ser útiles para encuadrar las tareas que el cerebro reactivo pone en su foco de control. Veamos:

El tercer cuadrante es el protagonista de este argumento, en él todo son tareas menores, aunque urgentes, que te mantienen ocupado, pero no te ayudan a avanzar hacia tus objetivos, como describía en otro artículo. Son tareas que, sin embargo, te distraen de tus tareas clave llevándote a abandonarlas.

No se requiere mucha fuerza para hacer cosas, pero se requiere mucha fuerza para decidir qué hacer” Elbert Hubbard.

Para evitar que el cerebro reactivo campe a sus anchas y te lleve por el camino de las malas decisiones, sería conveniente que desarrollases competencias relativas al control de tus emociones. Aprender a mantener la calma te ayudará a tomar decisiones racionales y objetivas. Cada vez que te sientas estresado por lo que ocurre a tu alrededor y sientas que no lo controlas, debes aprender a practicar un ejercicio que te permita parar y mirar desde la distancia suficiente desde donde veas las cosas a través del cristal de la serenidad y apartado de lo que se encuentra dentro del mencionado cuadrante.

Evidentemente, deberás tener también una serie de hábitos y técnicas productivas que te permitan apartar, momentáneamente, este tipo de tareas, para decidir en su momento sobre lo que debes de hacer con ellas a su debido tiempo, el que tú elijas. Deberás tener también un inventario completo de tareas por hacer debidamente clasificadas, de manera que puedas elegir con claridad lo que en cada momento debas de hacer.

El secreto de ser productivo no es hacer mucho, sino hacer lo que mejor puedas hacer en cada momento. Para ello, evita que tu cerebro reactivo tome el control de tu persona, relégalo a un segundo plano y deja que tu cerebro pensante tome el control.

 

José Ignacio Azkue