Unos hábitos simples que te ahorrarán mucho tiempo y energía

¿Te has preguntado alguna vez hacia dónde va tu día? ¿Te has preguntado alguna vez si estás consiguiendo los resultados que te habías propuesto? ¿Te has preguntado alguna vez qué es lo que te está frenando?

De lo que sí estoy seguro es de que, si estás leyendo este artículo, seguramente sea porque sientes que estás más ocupado que nunca y que tienes muy poco tiempo libre del que disfrutar a lo largo del día.

En muchas ocasiones y a más de un “gurú” de la productividad le habrás oído decir que el tiempo es tu recurso más preciado, pero seguro que, cada día que pasa, lo sientes más escaso y parece volar más rápido que nunca. Sí, estarás abrumadoramente ocupado y tu lista de tareas pendientes, si la tienes, será más larga que nunca. Y si no acostumbras a confeccionarlas, sentirás demasiada presión en tu cabeza al tratar de recordar todos los compromisos que te han llegado y que consideras que tienes que cumplir.

Para crear más confusión en esta situación, cada día te ves más rodeado de tecnología, cada vez más puntera, con la que te tendría que resultar más sencillo trabajar. Una tecnología que debería facilitar tu trabajo y tu vida, pero que, en realidad, lo único que hace es estresarte y, para colmo, complicarte la existencia, aunque sientas que no puedes vivir sin ella.

Seguro que pasas tus días corriendo y siendo arrastrado hacia múltiples direcciones, porque las prioridades cambian constantemente. La llegada de correos electrónicos a tu bandeja de entrada parece no tener fin, además, tus compañeros siguen empeñados en enviarte numerosas invitaciones a reuniones que consideras que sobran y a las que desearías no ir, y cuando, por fin, logras salir del trabajo, tienes que correr hacia tu casa, donde tienes otras obligaciones que no puedes ni debes desatender.

Pero ¿cómo se supone que se deben hacer las cosas? Ya que vivir así es agotador, seguro que estás exhausto, pero no solo te ocurre a ti, le ocurre lo mismo a un gran número de profesionales.

Si de verdad deseas cambiar este estilo de vida, que sepas que es posible hacerlo. La dificultad, para lograrlo, estriba en que debemos cambiar o modificar algunos hábitos y, como ya he explicado en más de un artículo, esto es lo que realmente cuesta. Te recomendaría que te centraras en los puntos siguientes.

  • Cuando empieces una tarea, finalízala

¿Te has dado cuenta de que para comenzar ciertas tareas se requiere más fuerza de voluntad y esfuerzo que para llevarlas a cabo? Esto ocurre generalmente cuando algo no te gusta, cuando no disfrutas haciéndolo o cuando temes por el resultado que vas a obtener.

Ese malestar que sentimos cuando hacemos algo que no nos apetece nos puede llevar a buscar cualquier excusa o cualquier oportunidad que se nos presente para dejar sin terminar lo que estábamos haciendo y para dedicar nuestra atención a otra cosa.

Lo mismo ocurre cuando no sabemos gestionar correctamente las interrupciones y las distracciones. Si no tenemos las técnicas adecuadas para ello, es muy fácil caer en la multitarea y dejar sin terminar lo que habíamos empezado.

El acto de cambiar de tarea sin haberla terminado nos hace desperdiciar mucha energía y tiene un gran coste económico y de oportunidad para nuestro trabajo. Por tanto, este simple acto es un gran enemigo de nuestra productividad.

  • Trata de reunir tareas similares

Te voy a poner un ejemplo para explicarte esta idea. Estoy convencido de que no se te ocurriría regar una planta y después hacer un bocadillo; a continuación, hacer tu cama y volver a regar otra planta para, finalmente, terminar haciendo un último bocadillo.

No tengo ninguna duda de que, por ejemplo, primero harías los bocadillos, después regarías las plantas y terminarías haciendo tu cama.

Para el trabajo resulta muy productivo seguir este principio y tratar de realizar, seguidas unas de otras, tareas similares, y buscar, mediante la técnica apropiada, el mejor momento para hacerlas. Busca el mejor momento del día para atender el correo electrónico, realizar llamadas o para realizar tareas que requieren concentración. Trata siempre de reunir tareas similares para hacerlas de forma más productiva.

  • Busca la sencillez y el minimalismo

Ten en cuenta que trabajar rodeado de un montón de cosas puede llamar tu atención y repercutir negativamente en tu productividad. Si tus escritorios —tanto el de tu oficina como el de tu ordenador— están llenos de informes, facturas, montones de papeles, iconos, archivos, etc., todos y cada uno de ellos tratará de competir para llamar tu atención, lo que te provocará distracciones o dificultad para concentrarte. Esto conseguirá, en muchas ocasiones, que dejes lo que estabas haciendo sin terminar.

Concentrarte en tu trabajo es una cuestión mucho más difícil cuando te ves rodeado de pilas de papeles o por cosas que tienes que clasificar o archivar. Crea un espacio limpio y simple de trabajo, encuentra la tranquilidad para trabajar, porque el caos no buscado ya te rodea, no agregues más.

  • Define un plan que te haga progresar hacia tus objetivos gradualmente

Dicen que no tener un plan es el mejor camino hacia el fracaso. Si quieres aprovechar al máximo las oportunidades que tienes cada día, deberás definir un plan al que te puedas ceñir para lograr tus objetivos.

Definir un plan significa tener una hoja de ruta representada por tareas a corto plazo alineadas con tus objetivos. Para ello, deberás empezar a confeccionar una lista en la que estén los proyectos y los objetivos a los que hayas decidido que tienes que dedicar tu atención.

Uno de los secretos de la productividad es pensar sobre el trabajo, y lo estarás haciendo cada vez que vayas definiendo las tareas que tienes que realizar para completar tus proyectos y tus objetivos. Una vez hecho esto, deberás organizarlas y trasladarlas a un inventario para que después puedas elegir qué hacer con objetividad.

  • Cuando superes una dificultad, recompénsate

Como he comentado anteriormente, en esa lista de tareas que has definido que debes hacer para lograr tus objetivos puedes tener más de una que sea difícil, que no te apetezca o que no te gusta hacer. Sería aconsejable, para evitar este inconveniente, fijar un sistema de recompensas —de manera que te premies cada vez que consigas terminar una de las tareas— que te sirva para motivarte.

Premios sencillos, como un café, un extra en el almuerzo, una cerveza después del trabajo o salir a cenar, si la ocasión lo merece, pueden convertirse en una fuerza poderosa que te ayude a luchar con la tan improductiva procrastinación.

  • Trata de eliminar las preocupaciones innecesarias que perturban tu mente

Las preocupaciones ocupan un sitio muy valioso en tu mente. Si quieres ser lo más productivo posible, deberías tratar de olvidarte de ellas. Cuanto mayor sea la preocupación que sientas por algo, más difícil te será concentrarte en otros trabajos que tengas que realizar.

Pero no siempre es fácil olvidarse de las preocupaciones. Puedes procurar controlarlas pensando en las cosas que necesitas hacer para que esta preocupación deje de rondar tu cabeza y en algún momento ponerte a ello.

Cuando una persona piensa que no puede lograr algo, lo más fácil es que no lo consiga, ya que está poniendo desde su propia mente todas las barreras posibles para no alcanzarlo. Como sabrás, los deportistas practican la concentración, las visualizaciones y la automotivación antes de cada prueba o competición. Eso les ayuda a centrarse para rendir todo lo que pueden, incluso superando el 100 % de su capacidad.

De la misma manera, si todos los días, antes de ponerte a trabajar, practicas en ti mismo pensando todo lo eficiente y productivo que puede ser ese día, seguro que esto te ayuda a centrarte más en lo te que importa.

Recuerda que está bien estar ocupado, pero siempre se necesita mantener un equilibrio. Repasa e interioriza estas ideas que he escrito, utilízalas para tratar de ser una persona más productiva y eficiente cada día, de modo que puedas lograr lo que te propongas y disponer de tiempo también para disfrutar de la vida.

 

 

José Ignacio Azkue

0 comentarios

Dejar un comentario

¿Quieres unirte a la conversación?
Siéntete libre de contribuir

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *