Aunque podría decirse que son dos conceptos muy parecidos el trabajar en modo multitarea o en modo multiproyecto, en realidad nos estamos refiriendo a dos ideas muy distintas. Además, trabajar en uno o en otro modo aporta resultados muy diferentes, el primero negativos y, por el contrario, el segundo muy positivos.

Si buscamos en la Wikipedia la definición de proyecto nos dice lo siguiente: “es un esfuerzo planificado, temporal y único, realizado para crear productos o servicios únicos que agreguen valor o cause un cambio retroactivo”. Para la mayoría de los mortales puede ser algo con diferentes grados de complejidad, donde para su realización intervienen diferentes personas, en el que hay que hacer estudios, comparaciones, ensayos y pruebas para que, al final, obtengamos algo que no teníamos hasta entonces.

Si hacemos la misma búsqueda con tarea, el resultado es decepcionante por su ambigüedad ya que nos dice que es: “Trabajo, obra”. Según esto, puede ser cualquier cosa que hagamos.

Creo que todos los que hablamos sobre productividad y efectividad en el trabajo del siglo XXI y sobre todo los que seguimos la metodología GTD, tenemos muy claro que estos dos conceptos significan dos cosas completamente diferentes.

“Gran parte de las experiencias que he hecho sobre mí mismo las hice observando las particularidades de los demás”. Friedrich Christian Hebbel

Un proyecto no es más que una cuestión abierta y pendiente que requiere más de una acción (tarea) para ser completado. No es algo que se pueda realizar sino que se trata de un resultado que buscamos. Por ejemplo, comprar una nueva carretilla elevadora tiene más de una acción para poder decir que el resultado que se busca se ha logrado o cumplido. Pero además, un proyecto  es algo sobre lo que se deberá pensar con el fin de tener claras todas las acciones (tareas)  que se deban realizar para conseguir lo que con él se había propuesto. Y el resultado se alcanzará cuando finalice la última acción del proyecto.

Sin embargo, la tarea es una acción física, que sí se realiza, para lograr algo. Y es algo que se puede empezar, hacer y que se debe terminar. Además, se sabe cuándo se empieza y cuándo está finalizada. Por ejemplo, llamar a Luis por teléfono para invitarle a cenar, sería una tarea.

Para comprar una nueva carretilla elevadora tendré que realizar una serie de tareas, de acciones físicas:

  • Buscar proveedores que las vendan nuevas o de segunda mano.
  • Tendré que convocar una reunión con los almaceneros para pedirles su opinión y conocer las necesidades.
  • Tendré que celebrar la reunión en una determinada fecha.
  • Tendré que llamar a los proveedores para pedirles que me visiten.
  • Tendré que comparar las ofertas.
  • Tendré que evaluar la compra de una nueva o una de segunda mano (¿repetida?).
  • Tendré que hablar con el departamento administrativo para acordar la financiación.
  • …

Éste no es más que un ejemplo para comprobar que un proyecto es un conjunto de acciones físicas. Cada vez que se haga una de ellas y se finalice, se avanza hacia el logro del proyecto, hacia la consecución del resultado que se quería obtener.

Si no tenemos claros estos conceptos, esta diferencia entre tarea y proyecto,  la confusión nos la podrá jugar  y llevarnos por el camino de la mala gestión de nuestros compromisos inacabados. La mayoría de las personas piensan que tienen tareas cuando en realidad lo que tienen son proyectos.

“Negar un hecho es lo más fácil del mundo. Mucha gente lo hace, pero el hecho sigue siendo un hecho”. Isaac Asimov

Un error muy extendido y que veo en los profesionales con los que yo trato  para ayudarles a mejorar su productividad y efectividad, es que intentan de hacer varias tareas a la vez y perseguir los proyectos de uno en uno, porque piensan que son tareas. Esta es una manera muy poco efectiva de trabajar.

Si, además, caemos en la multitarea, y ya lo he hablado en varios artículos, nuestra productividad baja. No tenemos capacidad para atender a varias cosas a la vez, si es que éstas requieren algún tipo de atención por parte de nuestro cerebro, porque la cabeza no está preparada para ello.

La multitarea, es decir, cambiar de una tarea a otra sin haber finalizado la primera  o tratar de atender y realizar dos cosa a la vez, te hace menos efectivo, ya que al cambiar tu focalización hacia otra cosa, cuando vuelvas a la anterior, y siempre, tendrás que retomar la concentración y volver a situarte donde estabas, y esto  requiere de un esfuerzo y de un tiempo que no dedicaremos a otra cosa. Lo mismo ocurre cuando dejamos una tarea a medio hacer  porque empezamos con otra.  Al final, el hecho de retomarla nos hace perder efectividad por la misma causa.

También te lleva por el camino del estrés y de los errores, ya que tu mente no podrá trabajar de manera relajada y concentrada, sino que deambulará entre varios asuntos sin zanjar ninguno. No hay que explicar demasiado  para saber que el estrés y la falta de concentración llevan al camino equivocado.

Al final, esta manera de trabajar, termina siendo adictiva y se convierte en un hábito; por eso cuesta tanto, cuando se ha caído en este modo de trabajo, conseguir la concentración plena.

Sin embargo, cuando trabajamos en proyectos y tratamos de centrarnos en uno y sacarlo adelante, lo más habitual  es que nos encontremos, en un momento dado parados: porque estas esperando alguna información, o porque estás esperando que alguien realice alguna tarea previa, o porque necesitas que te respondan a un correo que has enviado, o por cualquier otra causa.

Cuando nos vemos obligados a parar ante situaciones como las anteriores, además de la carga emocional que nos provoca,  tendemos a llenar el espacio vacío con el que nos encontramos en nuestra jornada laboral haciendo cosas que, por lo general, aportan muy poco valor a nuestro trabajo.

“El éxito no se logra sólo con cualidades especiales. Es sobre todo un trabajo de constancia, de método y de organización”. J.P. Sergent

Si, como se hace en GTD, se tienen identificados diversos proyectos, se ha pensado sobre las tareas que se deben llevar a cabo para lograrlos, y tenemos los recordatorios de ellas en las listas adecuadas  es muy fácil, sin caer en la multitarea, empezar o seguir con otro proyecto cuando por la circunstancia que sea no puedes continuar momentáneamente con uno.

Hacer varias tareas a la vez es menos efectivo que centrarte en una sola y acabarla. Por el contrario, hacer varios proyectos a la vez es mucho más efectivo que trabajar solo en uno, ya que te permite avanzar, de manera continua y controlada, en los diferentes frentes que tengas abiertos.

 

 

José Ignacio Azkue