Desde que, allá por el 2006, empecé a interesarme y a estudiar sobre productividad personal, he leído numerosos libros sobre este tema. La verdad es que, mirando hacia atrás, no sabría decir cuántos han pasado por mis manos. También he leído numerosos artículos y seguido con asiduidad unos cuantos blogs especializados en este mismo tema. Todo esfuerzo lo he llevado a cabo con el único fin de aprender y mejorar mi productividad, y averiguar cómo ayudar a otros profesionales a mejorar la suya.

Además, como me parecía muy interesante para lograr mi objetivo, he leído y estudiado sobre otros temas que, más o menos, tienen algún tipo de relación con la productividad como la procrastinación, el minimalismo, el mindfulness, el emprendimiento, el management, la motivación, el coaching, etc.

Para poder aprender, valorar y asimilar las mejores prácticas, me he dedicado a ir probando muchas de las cosas que, en esos libros o en esas lecturas, aconsejaban, para, así, sacar mis propias conclusiones, aplicarlas y después poder trasmitirlas en mis cursos sobre productividad con conocimiento de causa.

Tras estos años de experiencia estudiando y testeando algunos métodos, he llegado a la conclusión de que se pueden extraer unas ideas que comparten, de una manera u otra, los métodos más populares o que más éxito han tenido estos últimos años. Así podemos fijarnos en GTD de David Allen, en ZTD de Leo Babauta o en Autofocus de Mark Foster para extraer unas ideas en las que puedas basar tu productividad personal. Te las expongo a continuación:

Es imprescindible dedicar parte de tu día a que tus proyectos y objetivos avancen en la dirección adecuada. Puede que a veces no lo hagas, ya que es muy fácil, hoy en día, distraerse en cosas más sencillas y tentadoras que te pueden hacer perder el foco en tus prioridades. Pero debes gestionar tu trabajo anteponiendo estas a las urgencias diarias, a los inevitables imprevistos e, incluso, a los caprichos de un jefe improductivo.

“Nada es particularmente difícil si se divide en pequeñas tareas”, Henry Ford 

  • Trocea tus trabajos para convertirlos en tareas accionables.

Si piensas detenidamente en muchas de las cosas que tienes pendientes, te darás cuenta de que, en realidad, son trabajos complejos y que, para darlos por concluido, tienes que llevar a cabo una serie de diferentes tareas. Para gestionar bien tu trabajo y mejorar tu productividad, deberás pensar sobre esos trabajos no definidos que te han llegado, con la frecuencia y celeridad necesaria para que puedas identificar todas esas tareas a realizar, y que las puedas integrar en un sistema de diferentes listas donde inspirarte para encontrar siempre tu próxima tarea a realizar.

“Nada es particularmente difícil si se divide en pequeñas tareas”, Henry Ford 

  • Es muy importante saber decir que no.

Esta es otra idea fundamental para mejorar tu productividad. Creo que tú, como la mayoría de las personas, tendrás más cosas que hacer que tiempo para llevarlas a cabo. Esto es el resultado de ir aceptando, sin meditarlo, todos los compromisos que te van llegando. En general, a casi todo el mundo le cuesta mucho decir que no, piensa si a ti también te ocurre lo mismo.

Seguramente, la razón de que te cueste tanto tenga su origen en tus hábitos y creencias. Y probablemente lo haces porque crees que tienes que atender inmediatamente a tus clientes o tu jefe o que, simplemente, entre tus obligaciones está presente, de manera especial, la de ayudar a tus compañeros. Y tal vez sea así, pero hay que meditar si lo es siempre o si debe ser inmediatamente.

Si aceptas todo sin reflexionar sobre sus consecuencias, irás irremediablemente acumulando compromisos que terminarán por abrumarte y, cuando llegues a este punto, terminarás por abandonar tus prioridades para atender los requerimientos de otros.

  • Debes tener un método para gestionar tu trabajo.

En el mercado hay más de un método; unos más complejos que otros, hay algunos que se ajustan muy bien a determinados perfiles, pero pueden ser demasiado complejos para otros. Cada uno debemos tener claro cuáles son nuestras necesidades y aunque hay unos principios que se pueden aplicar a todos, hay muchos matices que se pueden ajustar a cada caso. De lo que no hay duda es de que, una vez ajustado tu método a tu persona, tienes que confiar plenamente en que te va a ayudar a gestionar, con efectividad, tu trabajo y tu vida.

  • Acostúmbrate a pensar en el futuro.

Hay una idea fundamental en productividad y es que siempre debes elegir bien tu próxima tarea a realizar, evitando caer en la tentación de atender trivialidades que, en poco o en nada, ayuden a tu progreso hacia la consecución de tus objetivos.

Para poder elegir bien, es necesario tener claro lo que es para ti prioritario, y eso lo conseguirás teniendo bien definido lo que quieres conseguir en el futuro, con independencia de que este sea a corto, medio o largo plazo. Sin un destino claro al que dirigirte, deambularás por tu vida o por tu trabajo sin rumbo fijo, dando constantes tumbos a merced de lo que los demás te requieran.

“Acción sin visión es, simplemente, perder el tiempo”, Jack Welch.

  • Evita caer en la multitarea.

Sí, ya sé que lo he repetido casi hasta la saciedad, pero es muy poco productivo tratar de hacer varias cosas a la vez. Nuestro cerebro puede centrar su atención en una sola cosa, por tanto, tratar de forzarlo a que se concentre en más de una, simultáneamente, es un intento inútil que nos llevará a hacer las cosas peor y, con toda seguridad, tendremos más probabilidad de cometer algún error.

  • Cuanto más productivo seas, más sencillez buscarás para tu vida.

Lo que no es necesario terminará ocupando un sitio: en tu armario, en tu mesa de trabajo, en tu vida o, incluso, en tu cabeza. Pocas cosas son tan inútiles como guardar por guardar, o por miedo a necesitar algo en alguna situación que, seguramente, nunca ocurrirá. Si hay algo que no hayas utilizado en el último año, probablemente, no lo vuelvas a utilizar, por tanto, piensa en deshacerte de ello y liberar espacio.

Lo mismo ocurre con las herramientas y las aplicaciones: muchas personas piensan que, con ciertas herramientas, en general, electrónicas, van a poder ser más efectivos, y tratan de mejorar su productividad apoyándose en aplicaciones, las más sofisticadas, complejas y completas que puedan encontrar. Aquí también la sencillez es parte del secreto, y el desechar lo superfluo ayuda, céntrate en los hábitos que debes modificar en vez de en la tecnología.

  • Piensa en el porqué, para qué haces las cosas y aclara el qué quieres lograr.

Aunque no te des cuenta de ello, cuando tienes muy claras las respuestas a estas preguntas, todo rueda de manera más sencilla, más precisa, sin estridencias y se camina con mucha más seguridad.

Saber lo que vas a lograr con ciertas tareas te va a permitir focalizarte en lo que realmente te interesa. De esta manera, conseguirás que, mientras trabajas, el tiemplo fluya alineado con tu mente y tus intereses, por lo que tendrás la sensación de que pasa volando, a la vez que te hará sentir y disfrutar de la importancia de lo que acabas de completar.

  • No te olvides de las revisiones para mantener tu sistema actualizado.

Aunque te pueda parecer raro, tu sistema productivo también necesita ajustes y actualizaciones. Ten en cuenta que es como un ser vivo que crece, que engorda, que adelgaza y que cambia. Hoy en día, las cosas cambian a mucha velocidad y eso afecta a nuestro sistema productivo, por lo que, al menos, semanalmente, lo deberíamos revisar al completo para tratar de devolver el orden que haya perdido.

Pero en tu sistema, si es completo, estará recogida toda tu vida, no solo la profesional. De vez en cuando, deberás revisar tus niveles superiores de perspectiva, para ver cómo se van completando tus objetivos a largo plazo. Sin revisión, es más difícil hacer los ajustes necesarios para volver a la senda correcta.

Como ves, aquí te he presentado unas cuantas ideas que tendrías que contemplar en tu sistema de productividad personal. Puede que alguna te parezca superflua, pero te aseguro que ninguna lo es. En mis seminarios de productividad siempre hago, entre otras cosas, hincapié en cada una de ellas. Espero que este artículo te sirva para chequear tu método y mejorarlo.

 

 

José Ignacio Azkue