Las oficinas abiertas; ventajas e inconvenientes para la productividad y el desempeño de los trabajadores

Es una tendencia cada vez más extendida que las compañías, a la hora de diseñar sus espacios de trabajo, opten por oficinas abiertas y lo hagan sin valorar los pros y las contras para la productividad y el buen desempeño de sus trabajadores.

En la actualidad, la preferencia a la hora de diseñar oficinas abiertas y sin espacios parece imparable. Aunque este concepto se venga aplicando desde hace ya bastantes décadas, durante los últimos años y siguiendo el ejemplo de los gigantes de Silicon Valley (Google, Amazon, Facebook, Yahoo! …) como si lo hubiesen impuesto, se ha llegado a instalar el método con tanta fuerza que se ha universalizado como el paradigma de empresa moderna, creativa e innovadora y que favorece, supuestamente, los ambientes de trabajo colaborativo.

En realidad, el modelo tiene, como en casi todo en este mundo, numerosos defensores y detractores; por supuesto, existen múltiples sesudas investigaciones que alaban sus positivos resultados, mientras otras, igualmente sesudas, resaltan sus numerosos inconvenientes.

Como ejemplo, podríamos señalar un estudio que señalaba que las oficinas de planta abierta conseguían con relativa facilidad que los empleados se sintieran parte de un entorno más innovador y colaborativo, si bien resultaban perjudiciales para la productividad del empleado, para su capacidad de atención, para su satisfacción y  para su pensamiento creativo al generar más interrupciones, potenciar así el estrés  reduciendo, además, el nivel de concentración.

El ruido, por tanto, se ha convertido en uno de los principales problemas de los nuevos espacios de trabajo, lo que obliga a muchos empleados, a los afortunados que pueden hacerlo, a salir de la oficina cuando necesitan silencio y concentración. De hecho, todos los que trabajan en este tipo de espacios declaran que perciben ruido constante durante su jornada de trabajo.

Las barreras mentales, por lo general perviven por más tiempo que las de hormigón” Willy Brandt.

Así pues, el ruido y las distracciones, sumados a la presión añadida de estar permanentemente conectados, terminan por ir en detrimento de la salud de quienes los padecen, que coinciden en declarar sentirse sobre-estimulados y angustiados durante el desempeño de sus labores.

Como vemos, hay opiniones y estudios que argumentan tanto a favor como en contra de este estilo de construcción de oficinas pero, en mi opinión, los argumentos en contra “pesan” que las ventajas, ya que estas últimas se pueden potenciar, también, en espacios más reducidos. Veamos unas y otras.

Como inconvenientes señalaría los siguientes:

  • No favorecen la concentración; es más, puede llegar a ser muy difícil lograrla debido al ruido ambiente que se respira en este tipo de espacios.
  • Se favorecen las interrupciones por la cercanía y accesibilidad de los compañeros.
  • Estos dos factores conllevan una clara disminución de la productividad. Ten en cuenta que, cada vez que el ruido te distrae o que cuando un compañero te interrumpe, es necesario recuperar el hilo de lo que estabas haciendo, lo que acaba afectando seriamente a tu efectividad.
  • Las distracciones, las interrupciones y la falta de concentración comportan que se produzca un aumento en el número de errores cometidos en el trabajo.
  • Dificultan la intimidad y privacidad que pueden ser necesarias en algunos momentos del trabajo como, por ejemplo, para ciertas llamadas, conversaciones, reuniones, etc. Incluso puede ser necesario que, en algún momento, la pantalla del ordenador esté fuera de la vista de los compañeros, por lo que un espacio abierto dificulta estas cuestiones.
  • La falta de muros ocasiona que muchos de estos empleados no dispongan de lugares a los que acudir cuando necesitan reunirse con colaboradores, teniendo que resolver tales asuntos en entornos poco favorables.
  • Pueden favorecer la transmisión de ciertas enfermedades como los casos de contagios por catarros, gripes, etc…

Cuando está demasiado exaltada y excesivamente activa, la mente se distrae con facilidad” Dalai Lama.

A favor, podríamos mencionar,

  • Ayuda a la mejor comunicación y a la más fácil circulación de ideas por la proximidad y fácil acercamiento entre todos los que ocupan tal espacio, impulsando de esta forma el trabajo colaborativo.
  • Esta misma circunstancia facilita la colaboración entre compañeros y la resolución de dudas y problemas que surgen durante el trabajo. Sin embargo, en la mayoría de las ocasiones no se obtiene el máximo rendimiento productivo posible con esta forma interactuar.
  • Hay quien señala también las ventajas que puede aportar un espacio claro y diáfano con iluminación natural.
  • También dan relevancia a los beneficios que puede aportar tener una oficina sin barreras arquitectónicas.
  • Supone un importante ahorro de costes a la hora de la construcción de las mismas y, además, se aprovecha mejor el espacio y se facilita que la iluminación natural llegue a todos.
  • Puede propiciar la eliminación de la jerarquía y del estatus en aquellos superiores que trabajan en estos espacios, aunque esto dependerá más de estas personas que del propio diseño del espacio de trabajo.
  • Puede favorecer un cierto aumento de la productividad al coartar, en cierto modo, que los trabajadores pierdan su tiempo en actividades de dudosa o nula relevancia, como podrían ser navegar por internet, por las redes sociales o, incluso, por ciertas cuentas de mensajería instantánea.

En mi opinión, el gran problema de este tipo de espacios de trabajo radica en el ruido ambiental y en las distracciones que apareja; si fuera factible superar este problema, bastaría con asignar ciertos espacios, aislados del ruido y donde los trabajadores pudieran acudir a ellos a su libre discrecionalidad para realizar ciertos trabajos, para que el principal escollo estuviera resuelto.

Ahora bien, hay que tener en cuenta que la clave no está en tener oficinas abiertas o despachos más reducidos y compartidos (despachos individuales para todos me parece demasiado complicado y costoso), sino en la libertad que la empresa otorgue a cada empleado para que pueda decidir acerca de dónde y cómo quiere trabajar y ofreciéndoles  la posibilidad de disponer, a su libre albedrío y para desarrollar sus quehaceres, de espacios abiertos y espacios cerrados dándoles, así, la capacidad de que todos los empleados, no sólo los jefes, puedan aislarse en unos momentos determinados y estar juntos en otros, en función de sus necesidades.

 

José Ignacio Azkue

2 comentarios
  1. Cristina MENDIA IBARROLA
    Cristina MENDIA IBARROLA Dice:

    Según esa teoría se propone q se trabaje en celdas? xq siempre ha habido espacios abiertos en los q estén varias personas.
    He visitado algún as de esas nuevas oficinas diáfana y no te pido ruido, o tienen ni telefono, así q no se oyen los timbres; además tienen espacios en los q pueden hablar x teléfono privadamente y áreas en las q pueden mantener conversaciones grupales y creativas. No sé, no estoy muy segura de q sean peores. Lo q creo q perjudica más es no tener equilibrio de vida personal vs vida laboral y no tener ilusión x lo q están haciendo.

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    • Depro consultores
      Depro consultores Dice:

      Hola Cristina:
      Para nada me refiero a que se tenga que trabajar en celdas, esa idea no es la que he querido transmitir en mi artículo.
      Ahora bien, yo, personalmente, no conozco oficinas abiertas en donde trabajen varias personas y donde no se oigan las conversaciones de los demás, ni sus teléfonos, etc. Si hay espacios abiertos, no hay quien ponga barreras, ni puertas al ruido producido durante el trabajo normal. Además, este tipo de espacios invita, provoca y anima a todo tipo de interrupciones y distracciones entre compañeros.
      Lo más apropiado, simplemente atendiendo a factores como pueda ser el coste de construcción, serían oficinas abiertas por equipos de trabajo y siempre que dispongan de espacios para llamadas, para poder concentrarse, etc…
      Muchas gracias por tu opinión.
      Un cordial saludo.

      José Ignacio.

      Responder

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