Sin duda, conseguir el mayor rendimiento posible a cada minuto de nuestro día es un deseo, y un objetivo, que está presente siempre en la mente de todo aquel profesional que quiera trabajar de manera productiva.

Sin embargo, la realidad suele ser otra. Y la razón principal estriba en que, en demasiadas ocasiones, las organizaciones y las propias personas se dejan llevar por la inercia de la actividad empresarial diaria, reaccionando “a salto de mata” frente a todo lo que les llega a lo largo del día. Esa actitud reactiva acarrea no cumplir adecuadamente con lo prioritario. Como consecuencia, resulta imposible conseguir el mayor rendimiento posible a cada minuto de nuestro día., de modo que se terminan viendo afectados, de modo importante, la productividad, la efectividad y los resultados.

Imagina tu jornada; puedes incluir, si lo consideras importante, además de tu vida profesional, el resto de tus responsabilidades. Dentro de una escala del 1 al 10, ¿en cuánto valorarías tu nivel de ocupación, cada día?  La respuesta, tal vez sería: ¿un 8, un 9, un 10?  o, ¿tendríamos que reconocer que estaríamos entre el 11 o, por ejemplo, el 15?

Cuanto más ocupado estés, cuanta mayor sea tu sensación de no poder abarcar todo lo que te llega, más tienes que afinar cuando elijas tu próxima tarea. De lo contrario, si no eres capaz de aprovechar y exprimir al máximo cada minuto de que dispones de manera productiva, todos tus días se convertirán en un vaivén de decisiones mal tomadas acerca de lo que hubiésemos debido hacer en cada momento.

“La mente que se abre a una nueva idea jamás volverá a su tamaño original” Albert Einstein

Un concepto al que no se le atiende con la debida importancia que tiene, es el de la capacidad productiva de cada persona. Es decir, cuál es el nivel de energía con que contamos en cada momento del día para realizar tareas.

No creo que sea demasiado necesario argumentar que no es lo mismo hacer una tarea que requiera un importante esfuerzo mental, por ejemplo, a primera hora de la mañana que después de una intensa reunión, o después de comer o, tal vez, a última hora de la tarde. Seguro que el esfuerzo a realizar para completarla va a ser muy diferente en cada una de esas situaciones, y probablemente la calidad de lo que hagamos, o su resultado final, también lo sea.

Si bien cada uno de nosotros es un ser único e irrepetible de forma que todos podemos considerarnos diferentes, sobre todo si atendemos a nuestra capacidad para concentrarnos, o para dar rienda suelta a nuestra creatividad, lo cierto es nos parecemos más de lo que creemos a primera vista.

Diversos estudios avalan la idea de que, por regla general, la persona tiene su mayor capacidad para pensar, para concentrarse, o para dar rienda suelta a su creatividad a primera hora de la mañana. Y esta capacidad, este nivel de energía, se va consumiendo con cada tarea que realizamos. Es decir, lo normal es empezar el día con fuerza, energía y la mente despejada, y terminar la jornada cansados y con nuestras capacidades mentales muy mermadas.

Entonces, ¿por qué malgastamos esos mejores momentos de oro en las redes sociales, en leer las noticias, en mirar correos electrónicos que no nos aportan nada, o en elegir esas tareas que, porque son fáciles de hacer, me apetecen más que aquéllas que requieren un esfuerzo mental para desarrollarlas?

“Incluso la gente que afirma que no podemos hacer nada para cambiar nuestro destino, mira antes de cruzar la calle” Stephen Hawking

Si actuamos de esa manera, probablemente más tarde, cuando ya estemos cansados y nuestra mente no esté para tanto esfuerzo intelectual, nos obligaremos de mala gana a terminar ese informe tan importante, a preparar ese presupuesto que debo entregar sin falta, o a pensar en lo debo hacer para mejorar tal producto.

En estas condiciones llegaremos, de manera irremediable, a trabajar peor, a que nos cueste mucho más esfuerzo llevar a cabo las tareas que, por haber elegido mal el momento, o por haberlas situado mal en nuestro día, nos resultarán más dificultosas de completar. Hasta es muy probable que de manera irracional las pospongamos para otro día.

Es por ello por lo que nuestra productividad deja que desear, y somos conscientes y sentimos que no llegamos a todo lo que quisiéramos. Como consecuencia de esta forma de elegir, no le sacamos el provecho que podríamos sacar a cada momento.

Debemos de tener muy claro que todas las tareas no son iguales; unas requerirán esfuerzo mental, otras rapidez en su ejecución, algunas creatividad, y seguramente también habrá otras que serán simples y manuales. Y otras muchas estarán entre un grupo u otro. Pero lo importante, si queremos aprovechar cada minuto de manera productiva, es que tendremos que saber elegir cuándo hacerlas dependiendo de nuestro reloj biológico-productivo.

Ya he repetido más de una vez en este blog de productividad, que una persona se vuelve realmente efectiva cuando hace lo que tiene que hacer y, además, en el mejor momento posible que haya para hacer esa tarea. En GTD, para buscar cada momento adecuado recurrimos al concepto de “contexto”. Cada tarea que tengamos en la lista de “acciones siguientes” tiene que tener una etiqueta que nos permita filtrar según la situación, la herramienta o la persona con la que estemos, de manera que siempre estemos en disposición de elegir una tarea que podamos hacer en su mejor momento.

Esto nos permite centrarnos solo en lo que realmente mejor podamos hacer cada vez que tengamos que decidir sobre nuestro trabajo. De este modo tan simple, pero efectivo, quitamos de nuestro campo de visión las tareas a las que no debemos prestar atención porque no es su momento más adecuado.

Para los que no usan este método, la idea es la misma: deben de reconocer cuál es su momento y, de manera profesional y consciente, elegir la tarea que mejor se adapte a cada situación.

“El que quiere hacer algo conseguirá un medio, el que no, una excusa” Stephen Dolley

Elegir bien es fundamental en nuestra productividad, pero si nos dejamos llevar por la rutina, por las necesidades de otros, por urgencias en su mayoría discutibles o por nuestra comodidad, los resultados serán distintos a los que podríamos obtener. Y nuestra sensación será de la tener constantemente cosas, prioritarias o no, pendientes de hacer.

 

 

José Ignacio Azkue