No deja de ser una leyenda, por muy extendida que esté, eso de que los avestruces esconden la cabeza en un agujero cuando se sienten en peligro; es un mito falso, como otros muchos más, ya que estas aves no actúan de esta manera cuando se sienten amenazadas, sino que se enfrentan al peligro plantándole cara.
Los que esconden la cabeza en un agujero, por utilizar un símil parecido, son muchos profesionales, que, cuando les llega una tarea, un trabajo o un nuevo asunto para atenderlo, y no ven con claridad cómo resolverlo o no saben cómo solucionarlo, actúan como se supone que lo hace los avestruces, pero, en este caso, en vez de enterrar la cabeza, sepultan lo que les ha llegado, entre montones de asuntos pendientes, tratando de apartar de su cabeza, al menos por el momento, lo que les acaba de llegar.
Sí, es muy habitual que cuando llega un correo electrónico con el que no se sabe por dónde empezar para resolver lo que se pide, cuando un jefe o un compañero entrega un informe para que se busque alguna solución a un problema y, en general, cuando una persona se encuentra con algo que no sabe por dónde meterle mano, trata de esconderlo e ignorarlo hasta que termina por estallar, hasta que la fecha límite se acerca peligrosamente o hasta que se tiene conciencia de que no hacer nada al respecto tendrá graves o desagradables consecuencias.
Esta es una manera muy poco productiva de jugar al escondite con compromisos u obligaciones que se han aceptado o, en el mejor de los casos, que no se han rechazado. Puede que el origen de actuar así esté en la procrastinación, tan común en todos los humanos, pero también puede que su origen esté en ciertos hábitos que llevan a actuar de esta manera.
Pero lo mismo pasa en la vida privada de muchas personas. Tienen sueños que quieren alcanzar, deseos que quieren cumplir, objetivos que se fijan…, pero que se olvidan. Todos ellos quedan de la misma manera: enterrados en profundos agujeros. La razón es, en muchos de los casos, porque no se ve el modo o el momento adecuado para lanzarse a por ellos.
Tanto en el trabajo como en la vida privada, se ponen miles de excusas o se atiende antes otro tipo de “tentaciones” que, como más adelante explicaré, impiden enfrentarse a esos compromisos. Con decir, por ejemplo: “no es el momento apropiado”, “no lo veo muy claro”, “antes tengo que terminar esto…”, se adormece la conciencia y se fija la atención en cosas menos relevantes y, de esta manera, pasan constantemente oportunidades de zanjar determinados temas en su momento preciso y, en su lugar, se espera a que apremie la realidad y se vuelvan imperiosamente necesarios terminarlos.
Como he explicado en más de una ocasión en este blog, la mayor parte de las cosas que le pueden llegar a un profesional son trabajos no definidos, lo que en productividad hoy en día se entiende por proyecto y que te lo explico aquí.
Para un trabajo no definido, resulta muy fácil y tentador dejarlo aparcado momentáneamente con la excusa de “ya lo miraré más tarde”. La razón de que se actúe así es porque ese tipo de compromiso que acaba de llegar no tiene ni definidas ni claras las acciones, llamémosle tareas, que hay que realizar para que se complete o se pueda dar por finalizado. Ante una situación como esta, la mente tiende a apartarlo y es muy probable que no se haga nada por ello hasta que sea desesperadamente necesario atenderlo.
Te lo explico con unas imágenes que he preparado.
Suponte que te acaba de llegar un correo en el que te piden una serie de cosas. Como te sientes muy ocupado con un montón de tareas pendientes para hacer, piensas: “ya lo miraré más tarde” y lo guardas de nuevo en tu bandeja de entrada como no leído.
Lo primero que te ocurre es que tu cerebro, como ya lo he explicado, rechaza el trabajo no definido por no tener visibles ni claras las tareas que ha de hacer. Ese trabajo se te quedará pendiente, ya que, como tienes otras cosas con las que pasar tu tiempo (imprevistos, urgencias, distracciones, etc.) y que son más tentadoras, más fáciles y más rápidas de hacer, ocuparán estas últimas tu atención hasta que tu motivación por atender ese trabajo no definido supere el nivel de tentaciones de hacer esas cosas que te atraían más y que, hasta ese momento, te mantenían ocupado.
Diciéndolo con otras palabras, es muy probable que no atiendas ese correo hasta que le veas las orejas al lobo, o sea, cuando repares que se te acerca el palo, la amenaza, la bronca de tu jefe o de alguien, cuando percibas que de manera inmediata tendrás consecuencias no deseables si no lo tienes inmediatamente en cuenta. El cobrar conciencia de las consecuencias negativas hará elevar tu nivel de motivación, es decir, de ganas, para finalizar ese trabajo no definido, olvidándote momentáneamente del resto de trabajos pendientes, más tentadores, que tengas merodeando por tus alrededores. Esta manera tan habitual de trabajar repercute en tus resultados menoscabando tu productividad.
Para solucionarlo, deberías pensar sobre lo que se te ha pedido o lo que has recibido, si nos ceñimos al ejemplo anterior, en ese correo, con la debida celeridad para transformarlo en tareas bien definidas y claras que sean muy accionables, lo que te permitirá vencer a las tentaciones a tu alrededor.
Es decir, pensemos en las acciones que debemos completar para solucionar todos los trabajos no definidos que tengamos pendientes. Esto te va a permitir tener un inventario de tareas y compromisos por cumplir, donde podrás buscar lo que debas hacer en cuanto se den las condiciones necesarias para llevarlo a cabo, con la máxima efectividad posible, venciendo las posibles tentaciones que te rodeen.
Para que estas no te impidan trabajar y puedas centrarte en lo que te conviene hacer, te debes habituar a trocear los trabajos no definidos en tareas muy accionables y lo más sencillas de hacer que sea posible. Cambiará tu enfoque y la manera de ver tus compromisos y, sobre todo, te ayudará a elegir con criterio y objetividad tu próxima tarea. Seguro que tus resultados y tu productividad te lo agradecen y mejoran.
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