4 ideas para no perder el foco de lo importante

¿Alguna vez te preguntas si estás aprovechando las oportunidades que tienes a lo largo del día para hacer cosas relevantes para ti? Esta es una pregunta que hago reiteradamente a quienes asisten a mis cursos de productividad, porque creo que es una idea que toda persona a la que le preocupe su efectividad debe tener en mente.

Si la realidad de tu día a día consiste en pasarte, casi todo el tiempo, saltando de una tarea a otra y, en muchos de los casos, sin haber terminado lo que estabas haciendo; en tener multitud de frentes abiertos que no puedes cerrar ni controlar; en ir aguantando, con estoicismo, constantes interrupciones y distracciones de todo tipo, es muy probable que te sientas muy ocupado y abrumado, así como una víctima más del sistema que se siente incapaz de controlar y gestionar correctamente su trabajo e, incluso, su vida.

En realidad, si es así tienes un verdadero problema, que podríamos resumir en que quieres hacer todo. Bueno, rectificamos: probablemente quieres hacer casi todo, y sin duda, más de lo que puedes.

  • Quieres hacer todo lo que tienes en tu lista de tareas y en tu calendario.
  • Quieres encargarte de todos los proyectos interesantes que te han llegado.
  • Quieres decir que sí a las solicitudes de todos los demás, incluso, aunque sabes que ya estás demasiado ocupado.
  • Quieres viajar a un montón de sitios interesantes.
  • Quieres ver muchas películas, series famosas y programas de televisión.
  • Quieres leer todo lo interesante que aparece por las redes sociales.
  • Quieres poder divertirte y pasártelo bien con tus amigos, pero también quieres tener tu cuota de soledad.
  • Quieres pasar más tiempo con las personas a las que amas.

Hay que tener en cuenta que con el estilo de vida de muchas personas —o simplemente con la naturaleza actual del trabajo—, hoy en día, es muy fácil llevar un ritmo de vida trepidante en el que los cambios de planes, la confusión y la falta de claridad están presentes, perturbando cada una de las decisiones que se toman.

Pero centrándonos en el ámbito profesional, el exceso de compromisos es algo corriente y, para un trabajador del conocimiento, es una “enfermedad” generalizada y moderna, que le puede llevar, muy fácilmente, a no atender como debiera sus prioridades y a perder el foco en lo importante.

En una realidad en la que los calendarios están abarrotados de compromisos, las aplicaciones de mensajería instantánea no nos dejan en paz y las redes sociales reclaman la atención constantemente proponiendo todo tipo de ocupaciones, es muy fácil perder el foco en lo importante para atender lo que simplemente es tentador o abundante. Es incluso comprensible que, en cuanto haya que decidir qué hacer, se salte al primer “objeto más brillante” que haya en el entorno, aunque este no aporte nada, o si aporta algo, serán solo momentos de desazón y de arrepentimiento por no haber hecho lo que se debía.

Así es como la vida se llena de tentaciones que, en muchos casos, no son más que distracciones o interrupciones que se interponen en el camino de lo que más importa. Y no solo se pierde la serenidad, sino que esta tendencia a vivir la vida de una manera acelerada, el ajetreo que provoca, es capaz de cegar a cualquiera con dudosas prisas e imaginarias preocupaciones, haciéndole que se ocupe de “cualquier cosa” lo más rápido posible. De esta manera, se termina por confundir estar ocupados con ser efectivos o productivos y el foco cambia de lo importante a lo secundario.

Cuando todo es urgente o tentador, lo importante pierde sentido. La clave del éxito profesional no consiste en convertirte en un superhéroe capaz de hacer muchas cosas, sino en saber discernir qué es lo que tiene preferencia para alcanzar tus objetivos.

Pero de todo lo que se quiere hacer, ¿qué es lo realmente importante y a lo que prioritariamente se le debe dedicar la atención?

Es una realidad que los humanos actuamos allá donde ponemos nuestro foco, por tanto, es imprescindible aprender a focalizarse en el lugar o en la situación adecuada si queremos centrarnos en lo correcto, y aprender a dejar cosas de lado. Por eso hoy quiero proponerte 4 ideas para no perder el foco de lo importante.

  • Siempre, en productividad, terminamos volviendo a los hábitos y rutinas

Lo que realmente sucede es que no hay una base sólida en la que apoyarse para decidir con objetividad sobre cuál será la siguiente tarea que se debe hacer. Se tienen, por lo general, ciertas rutinas y hábitos adquiridos en el trabajo, que llevan, a cualquiera, a aceptar distracciones constantes que son difíciles de controlar. Así, la mente y la atención de una persona termina en cualquier sitio menos en el que debería de estar. Por tanto, hay que esforzarse en cambiar esas rutinas y hábitos por otros que permitan esquivar las distracciones para poder atenderlas, si es que hay que hacerlo, sin descuidar las prioridades.

  • Estructura tus prioridades dentro de diferentes niveles de perspectiva

Es decir, deberás tener muy definidos cuáles son tus objetivos a cumplir a corto, medio y largo plazo. Se trata de tener muy claro lo que debes lograr o a dónde quieres llegar en un plazo de uno a cinco años.

Habrá que definir un horizonte futuro en un determinado plazo en el que una vez precisado lo que se anhela, se puedan ir concretando los diferentes hitos, a menor plazo, que son necesarios completar para llegar al fin propuesto.

Se debe fijar el futuro, pero solo se puede actuar en el presente y, aunque esto parezca una perogrullada, esta idea es de suma importancia. Al final, de lo que se trata es de tener definidas unas tareas que permitan ver acciones a llevar a cabo que, una vez completadas, te irán acercando paulatinamente al objetivo señalado, por lejos que esté.

Hay que tener un sistema de recordatorios de estas tareas relacionadas con nuestros proyectos u objetivos, donde se pueda mirar para elegir qué se va a hacer. Cuando se tiene un sistema así, es mucho más fácil focalizarse en lo importante, evitando que el resto de cosas te roben la atención y pierdas tu perspectiva sobre tus prioridades.

  • Analiza con rigor cómo es tu día

Uno de los mayores obstáculos para tu productividad es no darte cuenta de cuáles son esas cosas que haces que retienen tu atención y te hacen perder el foco en lo importante. Pero si te paras a analizarlas, te darás cuenta de que tu día está lleno de ruidos por actividades que, más que sumar, restan.

Elige un día y desde que empieces tu jornada laboral, haz una lista apuntando en ella, con rigurosidad, cada tarea que haces. Cuando acabe el día, analízala y te darás cuenta de la cantidad de tareas rutinarias y de bajo impacto que realizas cada día. Identifica cuáles son y piensa por qué las haces, qué te aportan, qué pasaría si no las haces, piensa si las puede hacer otra persona. Pero, sobre todo, cuantifica cuánto dedicas a tareas importantes y compáralo con lo que dedicas al resto de tareas menos relevantes. Al hacerlo, es imprescindible que seas crítico y objetivo y que no trates de justificarte.

  • Al empezar tu día, haz primero las tareas imprescindibles

Este puede ser un hábito muy importante para tu productividad: conseguir empezar el día sin centrarte en cosas que te puedan distraer de tus prioridades como pueden ser el correo electrónico —donde encontrarás muchas distracciones y tareas que no son relevantes para tus prioridades—, puede hacer que cambie tu día y tu productividad.

Elige una tarea relevante, de las que te hagan avanzar en tus prioridades —esas que mencionamos en la segunda idea— de las que te hagan sentir que estás consiguiendo resultados. Aparte de lo que obtengas, te darán satisfacción y ánimos para seguir en la misma línea.

Además, a primera hora del día, como en general le pasa a casi todo el mundo, es muy probable que estés más fresco, que tu energía, agilidad mental y capacidad de concentración estén en su nivel más alto, por lo que te será más fácil enfrentarte a temas difíciles y hacerlos bien.

Estas son solo unas ideas para que aprendas a focalizarte en lo importante y para que logres mantener tu atención en ese tipo de tareas hasta que las finalices. Debes tener en cuenta que si miras al pasado podrás aprender y corregir actitudes; puedes inspirarte atisbando el futuro, pero hay que ser consciente de que el presente ocupa cada instante de la vida y que solo se actúa en él.

Si quieres focalizarte en lo importante, te recomiendo que evites vivir cada momento aceleradamente, sin presencia consciente en el mañana, con simplemente una preocupación inconsciente y rutinaria, porque eso solo hará que estés ocupado con las actividades que no son importantes: estarás atendiendo constantemente y con preferencia la última cosa que te haya llegado.

 

 

 

José Ignacio Azkue

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