Conozco a muchos profesionales que son capaces de llevar a cabo, cada día, muchas tareas. Personas que trabajan muy duro, que pasan toda su jornada quitándose cosas de encima, que hacen, hacen y hacen pero que, cuando realmente se paran a pensar sobre la importancia de las tareas que han llevado a cabo, se dan cuenta de que la mayoría no son relevantes para sus prioridades.

Estas personas terminan muchos días con la extraña sensación de que han pasado gran cantidad de horas trabajando, y de que lo han hecho sin parar. Y, sin embargo, les queda la impresión del vacío interior que ocasiona haber pasado esas horas de su trabajo sin atender lo que realmente debería de haber sido atendido.

Cualquier trabajador del conocimiento se encuentra, hoy en día, con la realidad de que tiene demasiadas cosas por hacer, pero no tiene tiempo para atenderlas a todas.

En el entorno tan revuelto y agitado en el que se mueve esta persona, tal exceso de cosas a las que dedicar su atención le puede llegar a provocar una dispersión mental tal que le resulte dificultoso decidir en cada momento con objetividad y racionalidad lo que ha de hacer a continuación.

Un trabajador manual, aquél que, por ejemplo, está en una cadena de montaje, no tiene este problema, ya que su trabajo está previamente definido, y no lo queda otra que llevarlo a cabo y, seguramente, de forma productiva porque, para ello, lo único que tiene que hacer es ajustar su actividad a un plan ya conocido y establecido. Hay también trabajadores del conocimiento que como a los anteriores, su trabajo les viene definido y no tienen nada más que ir ejecutándolo según un orden o unas prioridades que les vienen marcadas por otros.

Pero, probablemente, para la mayoría esto no sea así. En general, casi todos los trabajadores del conocimiento tienen que ir definiendo a lo largo de la jornada su propio trabajo. Esto es así porque, habitualmente, la mayor parte de las cosas por resolver no son tareas claras y concretas que le llegan sin más. Se suele tratar de cosas complejas sobre las que hay que pensar para definir con claridad las acciones, es decir, las tareas que tiene que completar para dar por concluido el asunto que ha llegado.

“En el trabajo del conocimiento la tarea no se supone, sino que ha de determinarse” Peter Drucker.

Como ejemplo, te voy a pedir que hagas un poco de memoria y pienses en la bandeja de entrada de tu correo electrónico. Es probable que tengas uno casi recién recibido y que te ha hecho fruncir el entrecejo. También es muy posible que, nada más ojearlo por encima, lo hayas puesto, de nuevo, como no leído y que lo trates de apartar de tu mente, mientras te autojustificas diciendo: “lo miraré más tarde”. Pero también estoy seguro de que no lo harás, no al menos hasta que se te haya convertido en algo a lo que desesperadamente le tengas que dedicar tu atención, es decir, una urgencia.

Fíjate de nuevo en ese correo porque tiene algo en común con otros que podrían hallarse en la misma situación o, incluso, con otros trabajos que te hayan llegado por otros cauces. Te estoy hablando de la indefinición o, dicho de otra manera, de la poca claridad en relación con lo que hay que hacer para solucionarlo.

Cuando se tienen trabajos sin definir, es muy fácil caer en la tentación de realizar tareas irrelevantes, ya que uno de los trabajos que más cuesta efectuar es pararse a pensar. Es decir, cuesta mucho poner al cerebro a trabajar para definir y aclarar lo que hay que acometer. Y dado que las tentaciones para encargarse de lo más fácil, lo más rápido de terminar o lo que más te gusta andan siempre pululando a tu alrededor, no haces lo que tenías que hacer.

“Pensar es el trabajo más duro que hay, quizás por eso tan pocos se dedican a ello” Henry Ford.

Debes habituarte a pensar sobre tu trabajo con asiduidad y con la frecuencia adecuada para vencer las fútiles tentaciones arriba indicadas, entre otras. Con este hábito adquirido te será más fácil tener presentes tus prioridades y atender a las tareas que de verdad tengan un significado para ti.

Para llegar a conseguirlo, te aconsejo adquirir las siguientes rutinas:

  • Acostúmbrate a hacer una pausa después de finalizar cada tarea.

No se trata de hacer un descanso, se trata de ponerte en situación para elegir bien a lo que le vas a dedicar tu atención a continuación.

  • Evita reaccionar y atender lo último que te ha entrado.

Para decidir bien lo siguiente que vas a realizar habitúate a revisar, siempre a tal efecto, tu inventario de tareas por hacer y elige, según el contexto en el que te encuentres, lo mejor que puedas acabar en ese momento. Y si tiene que ver con tus prioridades, mejor.

  • Reflexiona unos instantes.

A la hora de elegir lo siguiente que vas a hacer pondera, de entre todo lo que tienes pendiente, qué es lo más importante que deberías completar, tampoco lo hagas sin pensar por qué deberías hacer eso que has elegido, y no te olvides del para qué tienes que hacer lo que has elegido. Recapacita un poco para ver en qué medida está relacionado con tus planes.

  • Escucha también a tu corazón.

Si solo le haces caso a tu cabeza y lo haces bien, probablemente serás un profesional con alta productividad, pero eso no lo es todo en la vida. Cuando atiendes también al corazón, al menos de vez en cuando, probablemente serás más feliz. Es conveniente, también en el trabajo, sentir alegría y placer por lo que se hace. Te hará mejor.

  • Haz tuyas unas ideas muy productivas:
  1. Elige algunas cosas importantes para hacer todos los días
  2. Cuando hayas elegido una tarea, no la dejes hasta terminarla
  3. Dedica tu atención solo a una cosa, domina las interrupciones y no caigas en la multitarea
  4. Transforma cualquier trabajo no definido en tareas pequeñas y que sean lo más sencillas posible
  5. Visualiza la importancia de lo que has hecho cuando finalices una tarea
  6. Prémiate de vez en cuando

“Hacer la cosa correcta es más importante que hacer algo correctamente” Peter Drucker.

Hacer sin meditar sobre el significado de lo que haces te hará llegar cansado al final del día pero, probablemente, sin ilusión por tu trabajo. Sin embargo, cuando sabes por qué haces las cosas y estas representan algo importante para ti, llegarás igualmente cansado, pero en tu cabeza y en tu corazón sentirás la alegría y el placer por el trabajo bien hecho.

 

 

José Ignacio Azkue