A vueltas con el horario flexible, condiciones para hacerlo productivo y ventajas de implementarlo

El horario flexible consiste en una política acordada entre la empresa y el trabajador en virtud de la cual, estos últimos pueden elegir con cierta libertad, encuadrada en unos márgenes horarios, cuándo comienza y cuándo termina su jornada laboral. Será necesario fijar previamente el cómputo de horas diarias, semanales o mensuales a completar. Como consecuencia de esta política, los trabajadores podrán contar con más libertad, flexibilidad o incluso comodidad para hacer su propio trabajo en un horario elegido por ellos.

Muchos trabajadores sueñan con una empresa en cuya cultura organizacional esté contemplada la posibilidad de que cada cuál sea libre de elegir su horario de trabajo o que, al menos, no sea una organización trasnochada que impone estrechos márgenes sobre el tiempo que se debe trabajar cada día; es decir, sueñan con una empresa donde no esté fijada, con exactitud casi milimétrica, la hora de entrada y salida de sus trabajadores.

Parece indiscutible que ciertas prácticas de flexibilidad en los horarios de trabajo propician, entre otras ventajas, una clara mejora del clima laboral pudiendo, incluso, llevarlo a niveles de excelencia. Sin embargo, como casi todo en esta vida, también existe la otra cara de la moneda, vestida de obligaciones e incluso desventajas para esta práctica de flexibilidad. Vamos a ver unos cuantos casos.

Para que algo funcione, como es el caso del horario flexible, y se convierta en un éxito de resultados positivos, hay que partir de una serie de principios muy claros, aceptados y comprendidos por todas las partes a pesar de que, en principio, esta práctica ocasione cierta desconfianza, sobre todo entre los responsables de la empresa.

Si decides ser flexible, te quitarás un enorme peso de encima al ver que nada está predeterminado y que puedes ser el último juez de tu propia conducta” Walter Riso.

Es muy raro que una persona trabaje sola en una organización y, en general, trabajará integrada en algún grupo o equipo de trabajo. Si esta persona disfruta de cierta flexibilidad en sus horarios, puede llegar a generar ciertas fricciones con sus compañeros, que se verán aumentadas si son varias las personas que, como ella, disfrutan de esta posibilidad. Porque podría darse el caso, si las normas y los objetivos a alcanzar no estuviesen suficientemente claros, de que surgiesen problemas de coordinación y cumplimiento de plazos. Por esa razón, deberá estar muy claro que los horarios y los plazos fijados por la organización deben de prevalecer sobre los de cualquier persona que disfrute de flexibilidad en los suyos.

Habrá que asegurarse de que los objetivos de todos los empleados y, en este caso particular, de los que trabajan con horario flexible, deben estar absolutamente claros. Es más, para todos, pero especialmente para las personas implicadas, es de vital importancia que sean específicos y medibles.

También será necesario fijar las pautas de control y reporte sobre cómo se va avanzando en el desarrollo de dicho horario flexible, así como deberá estar, también, definido tanto lo que se espera alcanzar con él como su dimensión o las fechas límite para la finalización de los diferentes hitos, o la manera en que deberá entregarse el resultado final para que no haya dudas ni malentendidos ni ambigüedades de ninguna clase.

Así mismo, será imprescindible que cada persona conozca con claridad cuáles son sus funciones en la empresa; es decir, deberá tener una descripción del puesto de trabajo para saber cuáles son sus áreas de responsabilidad al respecto. También sería conveniente que conociese con detalle las de sus colaboradores más cercanos. Es decir, cada persona deberá saber exactamente quién hace qué y quién responde ante quién. Si estos términos no están lo suficientemente claros, existen muchas probabilidades de que se tenga que trabajar dentro de un mar de confusión, lo que llevará, en ocasiones, a enfrentamientos que terminen buscando un culpable sobre quien cargar la culpa de los fallos e incumplimientos.

El mejor trabajo en equipo viene de los hombres que trabajan de forma independiente hacia una meta al unísono” James Cash Penney.

Para evitar fallos en la coordinación entre los trabajadores que opten por el trabajo flexible y los que no han optado por esta vía, será necesario establecer unos horarios fijos en los que todos los trabajadores puedan trabajar a la vez, aunque sea de forma remota. Del mismo modo, se deberán establecer “horarios de disponibilidad” en los que deberán estar “a disposición” e, incluso, será conveniente fijar franjas de tiempo en las que deberán estar presentes en la propia empresa.

Se pueden, también, nombrar las numerosas ventajas de esta posibilidad para gestionar el horario de trabajo. Una de las más importantes, la mejora en el equilibrio entre la vida personal y profesional del que lo practica, como por ejemplo en el caso de las personas que tengan la necesidad de llevar y recoger a sus hijos del colegio.

Pero también hay otras ventajas, como las que tienen que ver con el desarrollo de las personas, con la oportunidad de ampliar competencias gracias a la posibilidad de estudiar a la vez que se trabaja o, también, con el ahorro de tiempo y dinero en los desplazamientos al trabajo, etc.

Pensando en la productividad del trabajador, una persona que pueda elegir su horario lo puede diseñar para potenciar sus horas más productivas y hacerlas coincidir con momentos más tranquilos, sin tantas distracciones que le impidan la concentración en su trabajo.

Hay otra posibilidad, y es en esos días en los que una persona se puede sentir llena de fuerza e inspiración. ¿Por qué debería cortar esta situación a causa de que finaliza su horario oficial de trabajo? Si, en cambio, se le permite extender su jornada laboral porque se siente con fuerzas para continuar, sería conveniente permitirle reducirla otro día. Al contrario pasa lo mismo, como en esos días en los que, por la razón que sea, no se encuentra bien y por tanto no consigue rendir como debe. En esta ocasión no tiene sentido que se quede en su puesto calentando la silla, sin fuerzas para hacer nada.

También se puede dar una disminución del ausentismo. Cuando los empleados no deben elegir entre el trabajo y las responsabilidades personales o familiares debido a un horario rígido, tienen menos razones para faltar a su trabajo y es menos probable que muestren cierto desagrado por haber tenido que abandonar esas obligaciones al verse en la obligación de cumplir con las exigencias de un horario fijo.

En un mundo tan cambiante encontramos que la flexibilidad, la posibilidad de adaptarse al cambio es más importante que la experiencia” Daniel Goleman.

Este método reduce el estrés de los trabajadores, ya que tener que cumplir con un horario estricto, en muchas ocasiones impuesto por absurdas costumbres y sin ninguna necesidad real que lo justifique, puede suponer una presión innecesaria sobre el trabajador. Por ejemplo, muchos trabajadores tienen que lidiar diariamente con elementos externos, como el tráfico, para poder llegar a tiempo a su trabajo, y eso puede generar tensiones que supongan una mala forma de empezar o terminar una jornada laboral. Una mayor flexibilidad laboral en los horarios de entrada y salida reducirá la ansiedad, y hará que tu equipo esté más tranquilo y rinda mejor.

También, es muy probable que atraiga talento y que, además, afiance el que ya tiene entre sus miembros, pues este tipo de políticas es un importante aliciente para las personas que ya trabajan en la empresa. Puede ser, también, un importante reclamo hacia el exterior, ya que este tipo de políticas genera una publicidad positiva hacia quienes la practican, orientada hacia todos aquellos futuros candidatos que se puedan sentir atraídos hacia este tipo de empresas.

No nos debe extrañar que las empresas punteras de hoy en día tengan entre sus modelos de gestión, integrado como una ventaja más, el horario flexible. Seguro que lo han comparado con los modelos arcaicos en los que a cada trabajador se le ajustaba un horario apretado y controlado y han visto que éste aporta más beneficios. No tengo duda de que han analizado las ganancias que, quienes adoptan este tipo de medidas, reciben por haberlas implementado.

A través de este modelo, se transmite al trabajador que se confía en él y en su capacidad para decidir sobre su jornada laboral  pudiéndola diseñar a medida de su conveniencia. Es cierto que puede parecer una medida solamente para favorecer a los empleados, pero, al implementarla, se consigue que estén más contentos, que concilien mejor su vida laboral, que estén más satisfechos de su trabajo y redunda en una mayor productividad, por lo que en la práctica es beneficioso para todos.

 

José Ignacio Azkue

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