Asegúrate de tener buenas herramientas para capturar todas tus ocurrencias

Para capturar todo, debes de empezar a hacer sin dilación lo que sea necesario, a fin de que el hábito de recopilar todas las ideas, información, compromisos e incluso basura que pasen por tu cabeza, te resulte fácil y ameno. De lo contrario, es muy fácil fracasar en el intento, y que  no logres integrar entre tus hábitos vitales esta parte necesaria, imprescindible, incluso fundamental si de lo que se trata es de mejorar nuestra productividad y efectividad.

De todos los hábitos que hemos de trabajar para adquirir si queremos lograr esas mejoras, el de capturar es el más importante y el primero en  que habremos de centrar nuestra atención. Ya que significa el comienzo de una nueva forma de gestión de nuestros compromisos, de nuestro trabajo,  y de nuestra vida. Pero representa a su vez un gran desafío, ya que la mayoría de las personas no lo hacen aunque  deben de empezar por ahí. Sin él, es imposible que a continuación adquiramos los demás hábitos, con los que podremos llegar a la excelencia.

Para controlar el flujo del trabajo, el constante devenir de compromisos con los que nos sorprende diariamente nuestra acelerada vida, deberemos completar los cinco pasos que integran esta fundamental parte de GTD: Recopilar, aclarar, organizar, revisar y, por último, hacer. Cada uno de estos pasos lleva implícitos y asociados uno o varios hábitos imprescindibles para completar con garantía el proceso. Y, como consecuencia de ello, gestionar con efectividad nuestra vida.

No hay nada tan inútil como hacer con gran eficiencia algo que no debería haberse hecho en absoluto” Peter Drucker.

Podemos tener y poner toda la intención del mundo en esforzarnos con este primer hábito, pero deberíamos tener muy claro por dónde empezar. La pregunta fundamental para poder ejercitarnos con éxito en él es la siguiente: ¿Tenemos siempre, en cualquier momento y situación, alguna cosa a mano para apuntar y descargar de nuestra cabeza cualquier cosa?

Y cuando me refiero a cualquier cosa ésta puede ser aquella que tal vez sea valiosa o no en el futuro, cualquier idea o compromiso que haya que hacer, ahora, más adelante, o algún día, sin que nos importe ni nos fijemos en si es grande, pequeña o mediana.

Si no es así te sugiero que, antes de nada, tu primer paso debería ser buscar dónde hacerlo: un cuaderno con su lápiz o bolígrafo, unos post-it, una grabadora que seguramente tengas ya en tu teléfono, una aplicación donde grabar estas cosas que llegan o pasan por tu cabeza. Es decir, buscar e identificar algo físico y concreto que te permita en cualquier momento echar la red a lo llegue hasta ti. Puedes elegir el sistema que más familiar te resulte, con el que más cómodo trabajes, o puedes elegirlas todas, pero debes de tener muy claro qué vas a usar para recopilar.

Te pueden servir cantidad de elementos que en la mayoría de las ocasiones son fáciles de conseguir en cualquier momento y situación: Los ya mencionados post-it o una libreta junto a cada teléfono que tengas en casa o en el trabajo. Uno o varios folios en blanco en tu mesa de trabajo o cada vez que vayas a una reunión. Una pizarra para cuando decidas que es un buen momento para pensar sobre algo interesante, o para cuando estés debatiendo ideas con otras personas. Incluso algo que puede parecer tan banal e insulso como una servilleta de papel de las que hay en cualquier cafetería, te puede servir para tomar unas notas en un momento determinado. También es interesante e importante tener una bandeja en tu mesa de trabajo, y otra en casa, donde ir depositando las notas que vayas generando, así como las cosas que me van llegando de fuera, de tus compañeros, jefes, subordinados, clientes, proveedores, familia, amigos, etc.

Pero recuerda que por ahora solo estas eligiendo la forma, los medios con los que poder trabajar el primer hábito.

Una vez que empieces, en la herramienta que tengas a mano, apunta o graba lo que te haya llegado, pero olvídate de todo lo demás. No se trata de identificar, ni decidir qué hacer. Eso ya llegará en su momento con otro hábito. Ahora de lo que se trata es de dejar que tu mente se tranquilice sin que haya algo que la perturbe porque no se ha recopilado.

Como suelo decir en mis seminarios, no dejemos que buenas ideas se vayan por el desagüe del lavabo porque no las hemos recopilado.  Las ideas, sobre todo las buenas, duran unos segundos en nuestra cabeza, después, desaparecen como el agua a través del sumidero del lavabo, y lo más probable es que no vuelvan.

Tus pensamientos son tus mejores herramientas para ayudarte a crear tu vida” Rhonda Byrne.

Este hábito, cuando lo haces con éxito y se vuelve una rutina que llevas a cabo sin darte cuenta, te va a permitir eliminar de tu psique los elementos de materia sin procesar que te distraen la atención. Por llevarlo a cabo no te vas a volver más inteligente, pero este hecho tan sencillo te va a permitir tener más acceso a la inteligencia, porque libera de presión a tu mente.

Seguramente será un trabajo nuevo más, pero significa una liberación de la tensión y del esfuerzo que supone tratar de mantener en un falso equilibrio todo lo inacabado dentro de la cabeza. La función de la mente es tener ideas, no almacenarlas.

Además, y siempre he insistido en la importancia de ello, evitará que parte de tu esfuerzo lo dediques a pensar en tu trabajo, ya que este ejercicio no te aporta más que los, de sobra conocidos, ansiedad y estrés. En su lugar y a su debido tiempo, cuando aclares lo recopilado, y esto como decía antes es otro hábito, te permitirá pensar con objetividad sobre tu trabajo.

Con este hábito te sorprenderás de cómo cambia la capacidad y creatividad de nuestra mente y deberás tener en cuenta unos principios que te ayudarán a hacerlo correctamente.

  • Debes de tener en cuenta que a la hora de recopilar no existen malas ideas, no debes pararte a prejuzgar lo que llega, eso como ya he dicho vendrá más tarde.
  • Te darás cuenta de que pasan por tu cabeza más cosas de las que crees, y muchas de ellas demasiado interesantes como para perderlas.
  • La mente es un río de conocimiento con un caudal terrible, pero cuando está ocupada en guardar ideas, este río termina por secarse
  • Porque captures algo, no significa que te comprometas a hacer algo con ello. A su debido tiempo ya decidirás hasta dónde llega tu compromiso. Tal vez su destino sea olvidarte de lo que ha llegado y depositarlo en la papelera.
  • Capturar se debe convertir en un estilo de vida

Hay herramientas de pensamiento tan romas que no sirven casi para nada, otras de filo tan aguzado que se vuelven peligrosas. Pero el hombre sabio hará uso de ambas Gregory Bateson.

Conseguir este hábito es la mejor arma contra las interrupciones, que tanto daño hacen a la efectividad en el trabajo. Si lo aplicas correctamente, apartarás de inmediato de tu cabeza lo nuevo que te ha llegado y continuarás con lo que estabas haciendo hasta ese momento. Con lo que la interrupción queda minimizada.

No permitas que las cosas “no tan importantes” consuman toda tu energía. Para evitarlo, recopila con éxito y verás que tu vida empieza a cambiar, mirarás de otra manera todas las cosas que te llegan. Con la ayuda de otros hábitos, que vendrán más tarde, las pondrás cada una de ellas en su lugar, y la buena elección de tu siguiente tarea tomará el protagonismo y sustituirá a la improductiva y poco efectiva improvisación, y también,  al continuo estado de emergencia con el que se vive hoy en día.

 

José Ignacio Azkue

2 comentarios
  1. Carmen Valverde
    Carmen Valverde Dice:

    Ahora con el móvil es muy fácil recopilar todo. No solo existen apps específicas para GTD sino que con cualquier bloc de notas del móvil es suficiente. ¿Además quién no tiene siempre el móvil a mano? Solo hay que animarse a recoger todo lo que encuentres en tu día a día. Saludos.

    Responder

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