¿Por qué son tan habituales las quejas sobre las reuniones?

Una reunión de trabajo se podría definir como un encuentro entre personas organizado para compartir y poner en común ideas, opiniones, conocimientos y experiencias a fin de obtener un resultado concreto que no existía antes de celebrarla. La idea es muy clara y sencilla, pero, en general, las reuniones se organizan y se celebran muy mal, por lo que las consecuencias que acarrean y los resultados esperados dejan mucho que desear.

Cuando empiezo un seminario sobre reuniones productivas, siempre lo suelo hacer tratando de abrir un pequeño debate, para que los asistentes expongan sus sentimientos y los motivos por los que creen que las reuniones no son productivas.  De esta forma, trato de averiguar por qué razones piensan que se vuelven improductivas, y por qué provocan, entre quienes las sufren, sentimientos de pérdida de oportunidad para hacer otras cosas mucho más efectivas.

Los problemas que estas personas identifican, generalmente, como motivos del fracaso de las reuniones, suelen tener que ver con, o bien cómo hacer que una reunión sea dinámica y no un aburrimiento, o con cómo lograr neutralizar a un participante difícil que trata de boicotear la reunión, también con cómo vencer la inseguridad y el rechazo en algunas personas o grupos ante un cambio o una nueva decisión y, la más habitual, cómo evitar que una reunión se eternice…

Estos inconvenientes que suelen darse en muchas reuniones, y que estas personas identifican como motivos de su fracaso, normalmente tienen que ver más con técnicas de animación o con técnicas de gestión de personalidades, pues nos podemos encontrar con dos extremos, donde algunas pueden pecar por exceso de ego y otras pecar de todo lo contrario; también se pueden dar casos en los que se necesiten técnicas para gestionar situaciones difíciles.

Tales causas de malestar se podrían solucionar o minimizar, en la mayoría de los casos, por medio de un buen gestor o un buen animador de las reuniones. Sin embargo, la forma de trabajar de esta figura, pese a ser importante para un buen desarrollo de las reuniones, no es un factor decisivo para que sean improductivas o no. El verdadero motivo es otro muy diferente. El moderador podrá influir en el desarrollo, pero el “quid de la cuestión” reside en aspectos relacionados con la organización de la propia reunión.

Algunas personas se refieren a las reuniones como un sitio en el que se saca provecho de unos minutos y se malgastan horas” Ken Blanchard.

En realidad, muchos de los casos en el que las reuniones fracasan, son resultado de, o no haberse preparado convenientemente o, incluso, de no haberse preparado. Así es en el caso de las reuniones que podríamos definir como “aquí te pillo, aquí te mato”, o las improvisadas o, incluso, las urgentes que también por lo general son improvisadas y que, con unos minutos de aviso anticipado, hay que celebrar. En estos casos, muchas veces como solución al fracaso, la verdadera reunión empieza cuando termina la oficial, y ahora, con otras personas.

También fracasan cuando los objetivos están mal definidos. Una reunión a la que no sabemos a ciencia cierta a qué demonios vamos, ni de qué va a tratar, que no están muy claros los objetivos ni lo que se quiere solucionar con ella, es muy probable que termine siendo un diálogo de sordos donde aparecerá de todo menos la solución esperada.

Otro de los problemas que estropean las reuniones, radica en el modo de tomar decisiones dentro de la misma. Si éste no está debidamente consensuado, puede ser el origen, y de hecho lo más probable es que lo sea, de fuertes conflictos. La manera de tomar decisiones ha de ser propuesta y aprobada por el grupo y solo así serán válidos los acuerdos tomados. Si las decisiones las toma por norma general una persona, para eso no son necesarias las reuniones. Nunca debe de servir una reunión para justificar que algo ha sido aprobado por el grupo cuando, en realidad, se trata de una toma de decisión individual.

Si en una reunión todo el mundo piensa lo mismo, significa que alguno no está pensando” George Patton.

Pero, sin duda, lo más importante para que una reunión tenga éxito radica en la realización de tareas. Efectivamente, será muy difícil lograr algo si antes, y también después de la reunión, no se trabaja en lo necesario y en lo debido.

Para empezar, la organización de una reunión requiere que se le dedique la atención debida. Esto implica trabajo y tareas por hacer previas a su celebración y, a su vez, si buscamos el éxito, aplicar una buena metodología en su preparación y desarrollo.

Deberemos precisar bien claros los objetivos y preparar todo lo referente a la reunión y su celebración. Para ello es imprescindible escoger buenos participantes, pero sólo los necesarios. Es importantísima la elección de una buena hora y un buen local, elegir un efectivo animador y conductor de la reunión, definir un claro orden del día y ordenar los temas a tratar de forma que se minimicen y eviten conflictos entre los asistentes, establecer el tiempo de que se va a dedicar a cada materia, asegurarse de quién y cómo va a tomar las notas relativas a lo tratado.

Todas éstas, son tareas a realizar previas a la reunión, y nos ayudarán a evitar la mayoría de los escollos que puedan surgir durante su celebración. Así mismo, el cumplimiento, exitoso o no, de cada una de estas tareas, tendrá una incidencia real en el éxito o fracaso de la reunión.

La realización exhaustiva de todo lo mencionado hasta ahora no garantiza, por sí sola, unos buenos resultados. Todavía queda dos partes fundamentales para poder lograrlo, y son: la preparación de las tareas que correspondan a cada asistente antes de la celebración y la realización de las tareas que surgen en la reunión.

No creo que sea necesario explicar lo que pasa cuando se acude a una reunión con los deberes sin hacer, algo, por otra parte, bastante habitual y recurrente. Resulta demasiado evidente que actuar así es la mejor garantía de fracaso, de frustración, de desmotivación que, además, ocasiona tener que repetir la reunión además de salir de ella con la sensación de que “las reuniones no valen para nada”. Como vemos, pues, esto es debido a falta de preparación y organización.

Si queremos que las reuniones resulten efectivas y lograr resultados tras celebrarlas, deberemos definir con claridad las cosas que hay que hacer, o de lo contrario todo quedará enmarcado y olvidado como una simple sesión de discusión grupal.

Al final de cada reunión, los proyectos o tareas que han sido discutidos y se ha decidido realizar, se deberán revisar para asegurarse de que alguien haya sido asignado como responsable de su control y de su ejecución. Cada tarea deberá ser asignada a una persona específica que se responsabilizará de su cumplimiento. De lo contrario, como es bien sabido, no se harán, y todos sabemos lo que pasa cuando no se hace lo que se debería de hacer.

Una buena reunión eficaz, es aquella que se queda en hechos y no solo en palabras” Mª Angeles Martínez.

A menudo me sorprendo de ver que en las empresas no existe una cultura de preparación y gestión de las reuniones. Esto, que se sepa, supone un gran coste económico y de oportunidad para las mismas. Según mis propias estadísticas, los profesionales y directivos dedican alrededor de 30 horas al mes a reuniones improductivas. Y esto significa mucho dinero y, también, dejar de hacer muchas cosas productivas.

Cuando un directivo dedica más del 25% de su tiempo a reuniones, es que se organiza mal” Peter Drucker.

Si se están haciendo reuniones por encima de lo que se podría considerar como razonable, sería conveniente aplicar ciertos recortes, tanto en el número de reuniones como en su duración, también en el número de participantes, en la cantidad de objetivos planteados para tratar, o en el ego de muchos moderadores y/o participantes, en los monólogos infructuosos, en el material innecesario que se adjunta y ya nadie se lee y, por supuesto, a los “lo que tendríamos que hacer” que no se apuntan en ningún sitio…

Pensemos también en dos ideas que se podrían tomar a broma pero que son reales como la vida misma y que se deberían aplicar a rajatabla:

El principio de la banalidad: “En la gran mayoría de las reuniones el tiempo dedicado a cada asunto es inversamente proporcional a su importancia”.

El principio de la efectividad de Lane Kirkland: “La efectividad de la reunión es inversamente proporcional al número de asistentes”.

Celebrar reuniones efectivas y productivas es un reto para demasiadas organizaciones y empresas de nuestro país, de modo que optimizarlas siempre será nuestro reto.

 

 

José Ignacio Azkue

2 comentarios
  1. Cristina MENDIA
    Cristina MENDIA Dice:

    Totalmente de acuerdo.
    Lo importante es definir bien los objetivos, establecer acuerdos y repartir las tareas y responsabilidades. Comunicar previamente orden del día y aportar previamente documentación sobre el asunto a tratar si procede y señalar hora de comienzo y hora de finalización y por supuesto respetar tanto el comienzo como la finalización.
    En Mutualia, cuando se crea un nuevo equipo de trabajo, en la primera reunión se establecen las reglas de juego para las reuniones a mantener y cómo se van a repartir las funciones y tareas de cada miembro para tener presente el guion de eficiencia tanto para el tiempo dedicado a las reuniones, como al establecimiento de acuerdos posteriores.
    Otra medida que hemos introducido es recoger en el propio acta de la reunión, tanto el objetivo como los temas tratados así como un esquema de los acuerdos tomados señalando persona o personas responsables de cada acción y la fecha prevista para su finalización. El último párrafo del acta se dedica a evaluar el resultado de la reunión, si se han cumplido objetivos, si se ha respetado el guion y si la reunión ha sido o no productiva. Y esto nos da buenos resultados.
    Gracias por el artículo que es muy didáctico.
    Salud
    Cristina

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    • Depro consultores
      Depro consultores Dice:

      Buenos días Cristina:
      Me alegro que en tu organización lo hagáis realmente bien. En tu breve exposición has dado un buen repaso a una parte importante de mi seminario sobre reuniones productivas.
      Seguir así, será más fácil alcanzar el éxito.
      Muchas gracias por tu aportación.

      José Ignacio Azkue

      Responder

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