Reuniones productivas. Tres aspectos primordiales a tomar en cuenta: participantes, duración y momento

Hace un par de semanas comentaba en este artículo, el por qué tienen tan mala fama las reuniones de trabajo. Hoy me voy a centrar en tres aspectos primordiales como son: la correcta elección de los participantes, el mejor momento para las reuniones, así como su duración. Estas condiciones previas son esenciales y, sin embargo, frecuentemente ignoradas a la hora de convocarlas por muchos responsables, lo que implica en demasiadas ocasiones que las reuniones de trabajo no den los resultados esperados y, terminen resultando lo más temido: improductivas.

El primer aspecto relevante, y muy importante para ser obviado, es la correcta elección de los participantes. No debería convocarse más que las personas necesarias. Salvo excepciones, los miembros seleccionados para acudir a la reunión dependerán esencialmente de los objetivos que se quieran obtener en ella. Por tanto, serán estos los que marquen quiénes deben asistir.

Un error muy habitual es convocar siempre a las mismas personas y, claro, esta es la mejor manera de tener siempre algunos “convidados de piedra” que no aportan nada, pero que se van frustrados por su evidente irrelevancia en el acto. Para elegir un participante nos debemos fijar en sus conocimientos de los temas a tratar, en su capacidad para aportar y en su facultad para actuar.

Las reuniones sirven para demostrar que la empresa puede funcionar con muchas menos personas” F. Allen.

Es muy conocida la idea que impuso el CEO de la compañía Amazon, Jeff Bezos, para las reuniones en su organización. Entre sus retos estaba siempre el de lograr que sus equipos fueran en todo momento productivos, y para ello definió la que es conocida como “La regla de las dos pizzas”.

Bezos argumenta que cuanta más gente haya en reuniones y en equipos trabajando en lo mismo, menos productivo se es. Por lo que, según la regla, nunca se debería tener una reunión en la que dos pizzas sean insuficientes para alimentar a todo el grupo.

 

Este importante emprendedor considera que, si se supera este ratio y cuanta más gente asista, más fácil será perder el enfoque de lo verdaderamente importante. Como consecuencia se comenzará a divagar y fallará la comunicación entre los miembros. Es más, Bezos aboga por desaconsejar las reuniones, a menos de que sean estrictamente necesarias, por su dilatado coste en comparación con los retornos que generan.

Pero en las organizaciones también existen muchos “egos”. Y si nuestra política de ahora en adelante va a ser emplazar al mínimo número de participantes, sería conveniente llamar a las personas que creían que iban a ser convocadas para explicarles el motivo por las que no son invitadas. Conviene explicarles claramente el motivo de la decisión y por qué se considera innecesaria su presencia.

El que quiera ser el centro de una reunión, mejor que no acuda” Audrey Hepburn.

También se deberá respetar el derecho de los convocados a preguntar si es absolutamente necesaria su presencia en esa reunión sin que, por ello, el convocante se ofenda e interprete esta actitud como una falta de implicación o de interés. En su lugar tal vez debería meditar si está convocando a la ligera o tal vez debería pensar más en el trabajo de los demás.

No hay una norma que señale los límites en cuanto a la duración de las reuniones, ésta dependerá de la razón de ser de las mismas. Conozco personas que hacen reuniones supercortas y rápidas y empresas en las por su cultura realizan reuniones de jornada completa.

Es primordial que una persona, mientras esté reunida, esté con todos sus sentidos en lo que se está tratando. No puede ser que se esté tratando un tema y que haya asistentes que por agotamiento estén con sus mentes en otro lugar diferente al de la reunión: en una playa paradisíaca, con sus problemas familiares, con el nuevo enfoque que tiene que dar a una oferta, con la otra reunión que tiene en una hora, con…

Parece ser que la capacidad para mantener la atención dura alrededor de hora y media. A partir de ese momento, la atención va decayendo hasta que llega un punto en el que resulta muy difícil seguir el hilo de lo que se está tratando y, por tanto, el rendimiento del individuo y del grupo empeora de manera preocupante. Una vez traspasado este límite de tiempo es cuando las reuniones tienden a volverse improductivas y lo serán en mayor medida en cuanto que éstas duren más.

Si está previsto que una reunión dure más de ese tiempo, programemos un descanso o una actividad lúdica que nos permita refrescar la mente para poder recuperar de nuevo la concentración tras el receso. Sin embargo, este debería ser el límite, porque si se necesita más tiempo para trabajar en una reunión, tal vez nos deberíamos preguntar si el número de temas a tratar era demasiado ambicioso y extenso.

De todos es conocido que en muchas reuniones se sabe cuándo se empieza, pero, aunque esté previsto en la convocatoria, al final, es una incógnita cuando se acaba. Sería conveniente fijar bloques de tiempo a cada tema, y siempre, dentro de una lógica flexibilidad, llevar un estricto control de los mismos para evitar que los temas se enquisten y alarguen de manera poco efectiva la reunión.

Las reuniones son indispensables cuando lo que pretendes es no conseguir nada” John Kenneth Galbraith.

En cuanto al momento, yo soy partidario de no celebrarlas ni los lunes ni los viernes. El primer día de la semana se debe dedicar a trabajar con intensidad, incluso si no se ha hecho previamente, para preparar los temas de las reuniones de la semana. Y el viernes es un día especial para ir cerrando asuntos pendientes, así como para realizar una revisión de nuestro sistema productivo y preparar y definir las tareas para la siguiente semana y de esta manera poder empezar el lunes con temas claros a los que dedicar nuestra atención.

En cuanto al mejor momento del día, es muy habitual empezar la jornada con una reunión, con lo que se priva a las organizaciones y a sus miembros de las horas más productivas para la mayoría de las personas. Este comienzo de la jornada se debe dedicar a las obligaciones propias de cada uno, debemos dejar que cada uno realice su trabajo individual de manera fructífera.

El horario más apropiado empezaría a partir de las 2 horas del inicio del trabajo por la razón antes señalada. Una idea que me parece genial es hacer coincidir el final de la reunión con la hora de salida para el almuerzo. Eso va a forzar a los asistentes a ser más precisos y focalizarse en cada tema para ir terminándolos a tiempo.

Este horario es el más fructífero para reunirse. En cambio, reunirse a primera hora de la tarde parece que no buena idea debido al sopor que a muchos participantes les puede ocasionar la reciente comida. Si convocamos las reuniones más tarde debemos tener en cuenta que según trascurren las horas de trabajo las personas, como es natural, se encontrarán más cansadas, por lo que su rendimiento y capacidad de concentración estarán para esas horas muy mermados.

Es importante, antes de convocar una reunión, saber con quién debes contar, no se trata de tener un auditorio al que aburrir, sino que se trata de tener un equipo con el que trabajar, y para eso hay que seleccionar a los que mejor puedan contribuir. Además, es primordial elegir el mejor momento, pensando también en que los asistentes tienen otros compromisos incompletos que finalizar. Tener esto en cuenta no te garantiza el éxito de la reunión, pero tendrás más probabilidades de ésta sea positiva.

 

 

José Ignacio Azkue

0 comentarios

Dejar un comentario

¿Quieres unirte a la conversación?
Siéntete libre de contribuir

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *