Cómo evitar que las reuniones se conviertan en un enemigo de tu productividad

Es muy habitual, en las empresas y organizaciones, escuchar reiteradamente quejas sobre el exceso de reuniones, muchas de las cuales, además, son poco o nada productivas. Demasiadas personas las asumen como un mal inevitable o como una obligación aburrida y poco efectiva que les impide, en bastantes ocasiones, realizar bien su trabajo. Da la sensación, al oírles hablar de esta manera, de no ser conscientes de que las reuniones son, también, parte de su trabajo.

Si no hay duda acerca de que todos los profesionales deberían estar concienciados sobre la importancia que poseen las diferentes técnicas y métodos de productividad sobre su trabajo, así como de la trascendencia que supone ponerlas en práctica para lograr mejores resultados, tampoco se debería cuestionar que las reuniones, como otro trabajo más dentro de sus obligaciones, dispone de técnicas y métodos específicos de necesario cumplimiento, si se desea que éstas también reúnan las condiciones para ser productivas.

Sin embargo, las reuniones, aunque para algunos pueda parecer una práctica obsoleta, son absolutamente necesarias, esenciales diría yo, para hacer un buen trabajo de equipo y para el éxito de una empresa. Las reuniones pueden ser una buena manera de cohesionar equipos de trabajo y de crear sinergias positivas entre sus miembros. Además, pueden servir también, para que éstos se comuniquen de manera eficaz, para prevenir y resolver conflictos, para tomar decisiones y, como suma de todo esto y a la postre, para avanzar hacia los objetivos previamente fijados.

El talento gana partidos, pero el trabajo en equipo y la inteligencia ganan campeonatos” Michael Jordan.

A tales fines, es necesario que desde el mismo instante en que se vea la necesidad de celebrar una reunión, se cumplan unas normas estrictas que garanticen alcanzar el fin para el que se va a convocar a los asistentes. Tristemente, la realidad en estas convocatorias nos muestra que ni se cumplen ni se aplican estas normas, como tampoco se usan las técnicas necesarias para asegurarnos el éxito. Como consecuencia existe una idea generalizada negativa sobre las reuniones en el mundo laboral.

Lo más gracioso, si no lamentable, de todo, es que conocemos la teoría, es decir, sabemos lo que se debería de hacer de manera inexcusable; ahora bien, saberlo y hacerlo parecen dos polos opuestos que se repelen, porque lo más habitual es que se ignore y se subestime la importancia, de lo que se sabe que habría que hacer.

La realidad, al menos la que yo veo entre los directivos y profesionales con los que trabajo, es que dedican mucho tiempo, de entre 20 y 30 horas al mes, a reuniones que, en su opinión o en muchos casos, intuyen de antemano que no son necesarias, o a las que no deberían de asistir porque saben que no van a aportar nada, pero a pesar de ello asisten porque se les obliga y se les convoca. También sienten que acuden a muchas de ellas y que, a pesar de que en principio podrían parecer necesarias, que al final terminan siendo aburridas, improductivas e inefectivas.

Esto suele ocurrir porque hay quien, desatendiendo el orden del día, si es que éste existe, se empeñan en tratar otro tema no anunciado y, de esta manera, consiguen atascar la reunión con cuestiones que para nada tenían que ver con el objetivo previsto e, incluso, logran que éste sea olvidado.

También cuando se ve a uno o a varios de los asistentes que se pasan la reunión con el portátil encendido y prestándole más atención a la máquina que a sus compañeros.

Existen casos, y no pocos, en que la gente está más pendiente de su móvil, ya sea atendiendo –supuestamente- al correo electrónico o pasando el tiempo con alguna aplicación, que de atender a alguno o algunos de los comprometidos en la materia mientras que éstos exponen, tratan o comentan algún tema previsto para la reunión.

Lo mismo ocurre cuando por falta de disciplina y de orden, la concentración, la comunicación o la participación falla debido a las constantes interrupciones exteriores.

Incluso cuando hay que soportar a esos compañeros o jefes maleducados e insolidarios que llegan con impuntualidad, y que provocan, en muchas ocasiones y de manera reiterada, que se retrase el comienzo de la reunión y, por consiguiente, boicotean la productividad del resto de los asistentes…

Si todo el mundo está avanzando junto, entonces el éxito se encarga de sí mismo” Henry Ford.

Pero esto puede evitarse. La clave consiste en asumir que es necesario y obligatorio aprender, si se desconoce, y poner en práctica, cuando se conocen, los medios y técnicas necesarios para organizar reuniones productivas que una vez finalizadas causen un verdadero impacto en lo que persigue la organización. Además, es requisito necesario poner los medios para que, una vez convocada una reunión, ésta sea lo suficientemente atrayente como para suponer una fuente de motivación y reto para el equipo o para los asistentes.

Te voy a plantear unas pautas a seguir muy sencillas, pero que si se siguen harán que logres que tus reuniones sean efectivas y que, a su vez, marcarán un antes y un después en tu empresa.

  1. No existe una buena reunión sin una buena organización y planificación. La gran mayoría de éstas fracasan debido a su falta de preparación.
  2. Es necesario tener una buena herramienta para que el convocante pueda comprobar que los posibles asistentes tengan un hueco en su jornada para asistir a una futura reunión y evitar, así, solapamientos con otros compromisos previamente concertados. Para ello se debería tener actualizado un calendario corporativo, como por ejemplo el de Outlook, Google Calendar, etc. Las reuniones que se celebren con una regularidad periódica se deberán planificar a principios de año.
  3. Es obligatorio definir con claridad el motivo, es decir, el objetivo que vamos a tratar de alcanzar en la reunión. Parece que este punto es obvio, pero te sorprenderías (aunque tal vez no, ya que es posible que lo conozcas de sobra porque te ocurre) de la cantidad de reuniones que todos los días se convocan sin haber pensado antes en una razón clara y concisa para la convocatoria. Así que el responsable de convocarlas se deberá tomar el tiempo necesario para pensar en el qué, en el por qué y en el para qué de la reunión y, así, poder comunicar a los asistentes los objetivos que se pretenden alcanzar. De esta forma cada asistente sabrá que acude, por ejemplo, para tomar decisiones, para ser informado, para buscar alguna solución a un problema concreto o, tal vez, para resolver un conflicto entre varias partes.
  4. No se debe confundir el objetivo a lograr con el tema a tratar. Nada mejor que un ejemplo para explicar esta sutil diferencia. Suponte que quieres lograr el objetivo de que tus clientes respondan en un 80% a una encuesta sobre su nivel de satisfacción. El objetivo sería ése y estaría claro. El tema, o los temas, de la reunión podrían ser varios para lograr el objetivo, tales como debatir sobre las cuestiones a plantear en la encuesta, los incentivos para que las respondan, elegir la persona adecuada para procesar la información, etc.
  5. Recopilar toda la información que se va a necesitar. Muchas veces, debido a la velocidad con la que trabajamos, olvidamos o procrastinamos recopilar toda la información necesaria para el correcto desarrollo de la reunión.
  6. Elaborar una convocatoria con contenidos claros. Hay que definir claramente los temas a debatir o estudiar, para que cada asistente sepa con antelación qué se va a tratar, tenga el tiempo necesario para que pueda anticiparse y, así, preparar lo necesario para asistir a la reunión. Llegar a una reunión en “frío” y sin los temas preparados es el camino directo a una reunión improductiva.
  7. Es muy importante la elección adecuada de los participantes. No es necesario que a cada reunión acudan todos los responsables, técnicos y adjuntos de la empresa. Resulta clave pensar y analizar quién es imprescindible en la reunión para evitar convidados de piedra, porque lo único que éstos desean es que termine el evento lo antes posible para volver a su trabajo. Seguramente aquí también habrá “egos” que se sientan dolidos porque no se les ha invitado. Tal vez sea necesario dar una somera explicación, a algunas personas, sobre los motivos por los que no se considera necesaria su presencia.
  8. Los teléfonos móviles y los portátiles deberán prohibirse en las reuniones. La razón de esta medida es evitar todo tipo de distracciones; primero, por respeto a los demás; segundo, para que nadie pierda el hilo y la concentración respecto de lo que debía estar haciendo; y, por último, para asegurar la eficiencia de lo que se hace. Solo se permitirán los portátiles cuando sean necesarios para alguna presentación o para aportar datos necesarios. Una vez hecho esto, se apagarán para evitar distracciones.
  9. No tratar temas que no estén previstos en la convocatoria. De hacerlo se estará abriendo una puerta a que la reunión se prolongue en el tiempo más de lo necesario, siendo muy probable que se pierda el hilo y el objetivo de lo realmente previsto. Todas las personas reunidas deben ser muy disciplinadas para evitar estas desviaciones, por otra parte, tan habituales.
  10. Fijar un tiempo de duración de la reunión. Si nadie duda de que es imprescindible fijar la hora de comienzo, lo mismo ocurre con la hora de finalización. Además, se deberá fijar los tiempos que se van a dedicar a cada uno de los temas a tratar. En productividad está definida la “ley de Parkinson”, la cual afirma que “el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine”. Es decir, si no fijamos los tiempos tal como se indica, lo más probable es que la reunión se dilate mucho más de lo imprescindible y se convierta en lo que todos conocéis como “esas reuniones interminables y maratonianas” que tanto echan para atrás y tan poco gustan.
  11. Evitar los monólogos. Que la reunión sea dinámica y productiva dependerá mucho del moderador que la dirija. Este liderazgo no consiste en permitir que él u otra persona monopolicen el uso de la palabra. Con ello solo se consigue que los demás asistentes se conviertan en meros oyentes y espectadores de su discurso. Es fundamental que cada asistente se sienta integrado y que perciba que sus aportaciones son importantes, y eso sólo se puede lograr con una aportación proporcional y equilibrada de todos. El moderador debe saber escuchar más que hablar. Debe fomentar que todos participen y aporten. Los monólogos acaban por hacer que una reunión sea muy aburrida.
  12. Redactar un acta y enviarla a todos los asistentes. Es crucial realizar un breve resumen escrito de las acciones, decisiones, fechas, y también de los responsables de llevarlas a cabo e, incluso, de quién se va a encargar de su seguimiento. De lo contrario, es muy probable que todo lo tratado caiga en el saco roto del olvido y de la falta de acción. En cambio, de este modo, todos los presentes podrán tener muy claros cuáles fueron los compromisos adoptados para, así, enfocarse en las obligaciones surgidas. Por tanto, será más fácil para todos tener presente qué es lo que debe de hacer cada cual, qué es lo que se quiere lograr desde un conocimiento claro acerca de lo que hay que trabajar para alcanzar el objetivo planteado en la reunión.

El espíritu de equipo es el que da a muchas empresas una ventaja sobre sus competidores” George Clements.

Está claro que, en teoría, estos puntos son de sobra conocidos por la mayoría de los profesionales y son relativamente sencillos de practicar, pero la realidad nos dice que el día a día puede más y que impone un ritmo de trabajo y un descontrol que impide organizar, comunicar y celebrar bien y en condiciones muchas de las reuniones que se practican en las empresas. Y todo ello a causa de una falta de técnicas y método sobre productividad.

Sin embargo, éstas resultan ser una herramienta imprescindible para resolver muchas cuestiones en las organizaciones. Sin ir más lejos, cumplir los requisitos anteriores puede hacer que al final de una reunión, ésta se deslice por la cara del éxito y de la productividad en lugar de hacerlo por la cara del fracaso, del tedio, de la frustración y del desánimo.

 

 

José Ignacio Azkue

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