Unos errores por los que tu día vuela, no consigues casi nada, y te hacen sentirte mal

Estamos obsesionados por gestionar adecuadamente nuestro tiempo. Nos pasamos el día pendientes del reloj, de cómo nos pasan las horas, y día tras día nos lamentamos de que el horario no nos cunde lo suficiente como para sentirnos orgullosos del trabajo realizado.

No nos damos cuenta de que nuestra vida depende en gran medida de nuestros hábitos. No somos conscientes de que éstos pueden llegar a ser, y de hecho lo son, verdaderos enemigos o amigos de nuestra productividad y de nuestra forma de vivir. Y muchos de estos hábitos, hoy en día tienen que ver con la tecnología, esas nuevas herramientas tremendamente sofisticadas que nos acompañan a todos lados durante prácticamente las 24 horas del día, y que también se han convertido en amigas o enemigas según el uso que hagamos de ellas.

Un error muy habitual es fijarnos en el reloj para tratar de meter la máxima actividad en nuestra agenda diaria. A pesar de que sabemos que la velocidad del reloj no varía, de que es constante, salvo averías en su mecanismo, nuestra percepción de cómo pasan las horas difiere mucho según la actividad que estemos haciendo. Esto nos puede llevar a elegir mal las tareas a realizar y a que tratemos tratamos de incrustar en una inútil planificación tareas fáciles, rápidas de hacer, que no nos hagan pensar mucho, en vez de ponernos a hacer tareas de peso pero que den sentido a nuestras obligaciones y, a la postre, que nos aporten resultados positivos. Por no hablar de esas urgencias, la mayoría de ellas emocionales y por tanto falsas urgencias, que nos hacen incumplir, por eso el calificativo de inútil, nuestra pretendida planificación. Ya he escrito en numerosas ocasiones acerca de la falacia de la gestión del tiempo; gestionemos nuestras tareas y nuestra atención de manera que lo que elijamos para hacer tenga consecuencias positivas para nosotros o nuestro empeño.

Puedes pedirme cualquier cosa que quieras, excepto tiempo”Napoleón Bonaparte

Olvídate la mayor parte del día del correo electrónico. Tenemos el hábito de tener nuestro gestor de correo electrónico  abierto todo el día en nuestro ordenador y con los notificadores activados. Los humanos somos animales, racionales casi todos -en esto parece que también hay excepciones-, y curiosos por naturaleza. En cuanto recibimos notificación de que un nuevo correo ha llegado, estemos donde estemos, incluso con quién estemos, no podemos resistir la tentación de ver lo que nos ha llegado. Como consecuencia fraccionamos nuestros trabajos, los dejamos a medio hacer, rompemos nuestra concentración  si es que la conseguimos en algunos minutos.  Como de media se recibe un correo cada 7 minutos, nuestro día es una continua distracción. Aprendamos de una vez a gestionar correctamente esta  herramienta que, debido a su mala utilización, tiene nefastas consecuencias para nuestra productividad y eficacia. Lo mismo podríamos decir del móvil. Pero no sólo las llamadas nos afectan. Pensemos también en esas aplicaciones que tanto nos interrumpen como el famoso WhatsApp y las redes sociales.

El problema real no es si las maquinas piensan, sino si lo hacen los hombres” B. F. Skinner.

Dejar de estar dispuestos para todos en cualquier momento. Nuestras creencias también nos juegan malas pasadas.  Y una de ellas y muy arraigada en la mayoría de las personas, es que debemos de ser amables con nuestros compañeros y colaboradores, y sobre todo, que a nuestros clientes les debemos atender inmediatamente, en caso contrario corremos el peligro de perderlos. Esto nos lleva a tener constantes interrupciones a lo largo de nuestra jornada. Las estadísticas hablan de un promedio de 57 al día. De alguna manera tenemos que aprender a decir que “no” al menos momentáneamente. No podemos convertirnos en unos bordes maleducados que no atendemos a nadie. Pero debemos establecer unas fronteras, y fijar unas franjas de tiempo  en las que evitemos con los medios disponibles estas situaciones para poder concentrarnos en hacer algo importante, y sobre todo, para poder terminarlo.

Decir “no” a las reuniones mal planificadas y que no terminan nunca. Se baraja la cantidad de 30 horas al mes perdidas en reuniones improductivas. El problema de las reuniones es que nos hacen sentir importantes, que estamos colaborando en el progreso de nuestros proyectos, en que con la colaboración con los demás somos productivos, pero la realidad es que nos hacen perder mucho tiempo y esfuerzo, sin que en muchas ocasiones tengamos mala conciencia de ello. Por tanto, aceptamos cualquier convocatoria sin plantearnos seriamente si debemos acudir o no. La excusa de que: la convoca mi jefe, es para resolver un problema urgente, tiene relación con mi cliente, nos nubla la visión y caemos continuamente en la trampa de acudir a reuniones donde ni se ha planificado nada, ni se han acordado los temas a tratar, ni se ha puesto límite a su duración, donde se nos convoca a todos los posibles tan sólo para que seamos más. Y sabemos que son un fracaso tras otro. Debemos aprender a decir que no donde veamos que la reunión va a concluir en nada o casi nada. Toda reunión donde no se llega a una clara conclusión con trabajos claros a realizar, nunca debería ser convocada.

Dejar de esperar que la inspiración y la fortuna lleguen a ti. Apartamos trabajos que no vemos cómo abordar y esperamos que en algún momento se nos haga la luz, otros le llaman inspiración o fortuna, y que en un instante, casi mágico, nos entren las fuerzas y veamos todo lo que tenemos que hacer al respecto. Mientras tanto procrastinamos como verdaderos profesionales en el dudoso arte de posponer trabajos de manera irracional. Debemos saber que las tareas han de determinarse, y para ello es imprescindible que aprendamos a pensar sobre nuestro trabajo y no en el trabajo.

En el trabajo del conocimiento la tarea no se supone sino que ha de determinarse.” Peter Drucker

Dejar de improvisar todo el día. Muchos opinan que estar todo el día planificado es aburrido y reduce nuestra libertad. Mi opinión sobre la planificación todavía es peor, ya que pienso que es inútil, porque hoy en día es imposible cumplirla mínimamente, y a lo único que nos conduce es a la frustración, al estrés y a la improvisación. Improvisar reduce nuestra productividad, ya que nos hace actuar en la inmediatez, donde la perspectiva, donde saber las consecuencias de lo que hacemos, pasa a estar fuera de nuestro campo de visón. Hay otras maneras de trabajar mucho más eficaces, como es trabajar por contextos. Esta manera de trabajar nos permitirá elegir en cada momento la tarea que mejor podamos hacer en cada situación en que nos encontremos.

 

José Ignacio Azkue

2 comentarios
    • Depro consultores
      Depro consultores Dice:

      Debemos cambiar la idea sobre como gestionamos nuestro trabajo. Admitimos cambios y avances en la tecnología, pero nos resistimos a admitir que la naturaleza del trabajo a cambiado, lo que nos lleva a gestionarlo de manera obsoleta. Debemos cambiar como cambia todo lo que nos rodea o nos veremos absorbidos por le ineficacia y la obsolescencia de nuestras formas.
      Muchas gracias por tu comentario Javier.

      Un saludo.

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