Unas ideas para cambiar si queremos ser más productivos en el trabajo

La productividad personal, al menos la de los españoles, es uno de los temas recurrentes pendientes de resolver por parte de nuestra sociedad. Para conseguir que nuestros profesionales sean más productivos en el trabajo  sin que para ello tengan que trabajar más horas, es preciso adoptar medidas y realizar cambios que permitan conseguir una mayor eficacia de las personas y, por tanto, de nuestras empresas. No debemos olvidar que la productividad de éstas viene determinada por la productividad de sus miembros.

Es imprescindible que nuestra manera de trabajar evolucione lo antes posible. Es necesario tener unos objetivos de cambio hacia una mayor productividad y eficacia, lo que dará como resultado beneficios tanto para la empresa como para sus integrantes.  Y, sin duda, una mayor calidad del trabajo realizado, mejores resultados, mejor ambiente laboral, menos estés, más tiempo libre así como un largo etcétera.

“Todos piensan en cambiar el mundo, pero nadie piensa en cambiarse a sí mismo”. Alexei Tolstoi

Si queremos conseguirlo deberemos hacer cambios, algunos sencillos, pero habría otros profundos y que chocarían con la mentalidad de muchas personas. Varias  de estas medidas pasarían, invariablemente, por llevar a cabo reformas estructurales que hoy en día, para muchos, podrían  resultar demasiado radicales.

Veamos algunas ideas:

  1. Sería necesario racionalizar los horarios de trabajo. Vivimos en un país donde, en ocasiones y según con qué sector tratemos, parecería que viviésemos con husos horarios diferentes. Esta racionalización del horario debe dar mayor valor al tiempo, sobre todo al tiempo libre, y suponer un cambio sustancial en nuestros horarios. Se debería empezar a trabajar antes para poder disfrutar más del resto del día. Reduciendo los horarios para el almuerzo, lo que nos permitirá salir antes. Propiciando la flexibilización de los horarios de entrada y salida del trabajo, así como la posibilidad de trabajar desde casa, para que el trabajo se adapte a la persona y no revés. Está demostrado que se rinde más cuando se gana tiempo para la vida privada de cada uno. Resulta llamativo que defendemos los horarios que tenemos justificándonos en nuestra cultura latina y mediterránea pero, por una vez más, fijémonos en los horarios de algunos de nuestros vecinos europeos para adaptarnos a ellos y poder disfrutar de sus ventajas.
  2. Fomentar la iniciativa de los trabajadores. Animarles, ayudarles, impulsarles a potenciar su capacidad para que tengan iniciativas propias dando libertad a la creatividad. Los resultados de la empresa o de la organización vienen dados como consecuencia de lo que el trabajador haga. Por tanto será necesario potenciar cualquier medida que permita aumentar la motivación y la iniciativa de nuestros profesionales. Está claro que se da un aumento de la productividad cuando se les atribuye una mayor capacidad de decisión y responsabilidad.
  3. Capacidad de asimilar y reaccionar ante los cambios. El trabajo y nuestros compromisos cambian constantemente. Lo que hace unas horas era un imprevisto inaplazable deja de serlo con la misma rapidez que había aparecido. Las necesidades de la empresa y del mercado también cambian con la misma rapidez. Para que los trabajadores sepan en todo momento a dónde deben dirigir sus esfuerzos y sus acciones, deben tener unas directrices muy claras que le sirvan de guía en la toma decisiones. Cada trabajador deberá tener muy claro lo que se espera de él si no queremos que trabaje a ciegas y dentro del caos que puede ser cualquier jornada laboral. Para evitarlo habrá que animar a los responsables a que proporcionen directrices claras y precisas con el fin de  que todo el organigrama sepa y conozca las responsabilidades de cada uno y qué situaciones y condiciones del mercado y de la empresa han cambiado para adaptarse.
  4. Protegernos del e-mail, del móvil y del resto de cosas que nos distraigan en el trabajo. Para poder realizar bien nuestro trabajo debemos evitar caer en la trampa de las distracciones, ya que lo único que nos aportan es que fraccionemos nuestro trabajo, haciéndonos perder eficacia y productividad. Administrar bien las distracciones y las interrupciones tomando medidas para evitarlas, o realizando acciones que nos permitan apartarlas al menos momentáneamente de nuestro horizonte, nos ayudará a terminar mejor nuestras tareas. También deberemos protegernos de las constantes interrupciones y distracciones que sobre todo nos provocan el e-mail y el móvil. Es importante habituarnos a tener fijados momentos del día para trabajar con el correo cerrado, ya así poder ocuparnos de nuestras obligaciones con plena concentración y de manera firme. Mirar cada pocos minutos si nos ha llegado algo nuevo sólo sirve para distraernos y estresarnos.
  5. Habituarnos a acabar las tareas antes de comenzar otra. Para mejorar la calidad de nuestro trabajo, es necesario que podamos concentrarnos en cada tarea de una a una. La multitarea o el tratar de abordar varias cosas a la vez, o el simple hecho de dejar una tarea sin terminar para comenzar otra que nos acaba de llegar, es una de las maneras menos productivas de trabajar. El empezar, hacer y acabar una tarea debe ser un hábito que se debe extender por todos los niveles y en todas las organizaciones.
  6. Organizar mejor la jornada. En general se empieza mal la jornada laboral. El no tener las ideas claras y el tener demasiados frentes abiertos, nos puede llevar a elegir mal nuestra próxima tarea. Debemos de saber que cada tarea tiene su peso específico y que cada una de ellas va a requerir diferente esfuerzo, tanto físico como mental, por nuestra parte. Debemos conocer nuestro reloj biológico con la finalidad de poder aprovechar nuestros mejores momentos para las tareas más difíciles, para las más importantes, para las más exigentes. El no hacerlo, el realizar tareas fuera de su momento adecuado nos puede llevar por el camino de lo fácil en vez del camino de los resultados.

El cambio es ley de vida. Cualquiera que sólo mire al pasado o al presente, se perderá el futuro”. John Fitzgerald Kennedy

El cambio nunca es fácil y menos si tenemos que luchar contra la inercia de muchas organizaciones ancladas en el inmovilismo orgánico, si tenemos que luchar contra creencias adquiridas a través de nuestras propias vivencias y propiciadas por ese inmovilismo y si además tenemos que luchar contra nuestros propios hábitos, este cambio será todavía más costoso.

Si nos dejamos llevar por el día a día y no analizamos lo que nos ocurre, lo que nos cuesta esta actitud será difícil modificar nuestra conducta. Una vez meditado, fijemos unos objetivos de cambio, pero que sean alcanzables y realistas. No busquemos el cambio inmediato a corto plazo. Pensemos que toda mejora requiere tiempo y asimilación y eso cuesta.

 

José Ignacio Azkue

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