Urgente, urgente, urgente. Esta es una de las palabras más oídas por cantidad de profesionales cada día. A su vez, y por el efecto paralizante que tiene sobre el trabajo de cada uno, añade, además, una nefasta consecuencia sobre la productividad y efectividad de muchas personas, de demasiadas diría yo.

Por algo urgente, entendemos una circunstancia que ocasiona que determinada actividad o tarea, haya de ser atendida de una manera especial, con un trato distinto de lo que sería habitual en circunstancias normales. Además, conlleva otra característica que le aporta un plus adicional al calificativo de nefasta, y es la premura, la necesidad de llevarla a cabo en el menor tiempo posible.

Desgraciadamente, debido al ritmo con el que se desarrollan a día de hoy las cosas, es muy habitual que todo o casi todo sea considerado como urgente, si es que no es calificado como muy urgente o algo que se necesita para ayer.

Lo veo en cada seminario o curso que imparto. Todos se quejan de la abundancia de las urgencias, y cuando les digo que, si algo se necesita para ayer, no hay que hacer nada al respecto, porque el ayer ya no existe; o que, si todo es urgente, nada lo es; y, sobre todo, cuando apelo a la sabiduría popular, que nos da verdaderas lecciones de cordura en nuestro modo de actuar y les comento, como un ejemplo, el dicho según el cual “vísteme despacio, que tengo prisa”, las caras de asombro que veo son de lo más llamativas.

Más de uno alucina con lo que les digo, pero para tratar con urgencias, todos debemos de tener la cabeza fría para identificar de manera correcta lo que nos llega, y las ideas muy claras sobre lo que se está haciendo y su relevancia.

“Una de las grandes desventajas de la prisa es que lleva demasiado tiempo” Gilbert Keith Chesterton.

¿Cómo actúan los verdaderos especialistas en urgencias como son los médicos que trabajan en este servicio hospitalario? Con cabeza fría y sabiendo a quién y por qué están atendiendo en cada momento. Y ¿por qué se producen tantas consultas en los servicios de urgencia de nuestros hospitales?  Según informes que circulan y que se pueden consultar, en demasiadas ocasiones se llenan por la comodidad de la gente que prefiere ser atendida inmediatamente, aunque su problema no sea una verdadera urgencia, en lugar de esperar a que le den cita en su ambulatorio. Esta actitud acarrea consecuencias de sobra conocidas: la saturación de estos servicios e, incluso, es probable que también afecte, de alguna manera, a la calidad del mismo.

En el trabajo pasa exactamente lo mismo, pero con unas pequeñas puntualizaciones que añadir.

Muchas urgencias son provocadas por compañeros quienes, por comodidad, porque no quieren o no saben controlar los trabajos que delegan, las invisten de una falsa urgencia para que las realicemos lo antes posible. De este modo, se evitan que se les olvide la tarea y se ahorran también la tediosa, para ellos, obligación de controlar que se les olvide lo que han delegado.

Pero muchas de las urgencias también nos las provocamos nosotros mismos. Cuando una persona no tiene el hábito de recopilar, en general, etiqueta como urgente casi todo lo que le llega. Y lo hace inconscientemente. Si le llega un correo, se pone a contestarlo, para que no se le olvide lo que le acaba de llegar, como si fuera una urgencia. Además, somos capaces de inventar excusas para hacerlo y, de esta manera, evitamos sentirnos mal por reaccionar ante cualquier cosa; “seguro que si me lo han enviado es urgente”.

Si recibimos una llamada de teléfono la atendemos por el mismo motivo y dejamos de hacer lo que estábamos haciendo para resolver lo que le acaba de llegar, y así solemos actuar durante todo el día. Urgencia-reacción, urgencia-reacción, urgencia-reacción…

“No puede haber orden cuando hay mucha prisa” Séneca.

También es muy importante la carga emotiva con la que nos llegan las cosas. Lo que nos llegue de un cliente, de un jefe o de un compañero puede tener muy diferente carga emotiva. Cuanta mayor sea ésta para nosotros, menor será nuestra capacidad para analizar con frialdad, para saber si lo que nos ha llegado es una verdadera urgencia. Cuanto mayor sea el volumen de ruido que nos provoque en la cabeza, menor será la capacidad de reaccionar de manera objetiva y de evaluar lo que hasta ese momento estábamos haciendo. Y nuestra respuesta será siempre la misma: reaccionar.

También hay un componente de reacción en cadena. Muchas veces alguien grita “urgencia”, y la tarea a realizar pasa con este calificativo a la siguiente persona implicada en el tema, de modo que este efecto va descendiendo y expandiéndose por la empresa sin que haya una mente serena que evalué la situación y la ponga en su lugar correspondiente, frenando así el alud que va provocando.

Estas situaciones provocan continuas interrupciones y nos llevan por el camino de la multitarea, cuya naturaleza y efectos están suficientemente explicados en el presente blog de productividad. Si el trabajar con calidad va a ser imprescindible para poder diferenciarnos de otros, de la competencia o de quien sea, reaccionando tomamos un camino que va en dirección contraria al de la búsqueda de la excelencia.

Para evitar que algo que nos llega pase a ser una falsa urgencia y, nos boicotee nuestro trabajo, nos deberemos de hacer unas preguntas antes de decidir hacer algo por ella:

  • En realidad ¿para cuándo es esto?
  • ¿A cuántas personas afecta esto que me ha llegado?
  • ¿Su resolución depende de mí solo o necesito la colaboración de otras personas?
  • ¿Esas personas están disponibles ahora?
  • ¿Qué pasaría si no lo hago ahora mismo?, ¿qué consecuencias tendría?
  • ¿De quién me viene?
  • ¿Cuánto tiempo me va a llevar dar por finalizado este asunto?
  • ¿Qué información adicional necesito para completar el trabajo?
  • ¿Dispongo de toda ella, o necesito elaborar algo previamente?
  • Y la más importante ¿puede esperar esto veinte minutos o media hora?

Deberé evaluar con serenidad y objetividad cada una de las posibles respuestas para ver la posibilidad de aparcar, aunque sea momentáneamente, la urgencia. Pero, ¡ojo!, porque si se puede aparcar lo que nos ha llegado ardiendo, no será una urgencia, sino un imprevisto que resolveré en otro momento, o cuando pueda.

“La prisa y el necio se topan frecuentemente” Doménico Cieri Estrada.

Si estas preguntas las respondo fríamente, con conocimiento y profesionalidad, podré controlar lo que estaba haciendo hasta ese momento. El simple hecho de responderme con frialdad que lo que me ha llegado puede esperar un poco, modifica sustancialmente el concepto de urgencia. Este simple acto de reflexión cambiará mi capacidad de decidir por mí cuenta, en lugar de que sean las urgencias de otros las que tomen el mando y trastoquen mis obligaciones.

Trabajar en modo “urgencia” tiene el efecto de la onda expansiva de una bomba, ya que va destruyendo la productividad y efectividad de todo lo que toca. Además, nos desanima, nos desmotiva y nos hace sentir incapaces de digerir lo que nos rodea. Así pues, cambiemos el chip y analicemos las urgencias como lo hacen en los hospitales, con frialdad y sabiendo lo que estamos haciendo cuando llegan.

Toma con calma cada cosa que llegue, porque la prisa es una ladrona que nos roba el placer de trabajar con calidad. Trabajar despacio y con serenidad es la mejor manera de trabajar y de vivir.

 

José Ignacio Azkue