Se me olvidan muchas cosas, ¿te pasa lo mismo?. ¿Qué consecuencias tiene? GTD tiene la solución

Muchas veces hemos comentado que una de las fuentes de estrés y ansiedad para muchas personas es el tratar de recordarlo todo de memoria. Además es la causa de que en innumerables ocasiones quedemos mal o no cumplamos con nuestros compromisos, porque he olvidado que tenía que hacer esto o lo otro. Y es que nuestra memoria a corto plazo no es capaz de recordar más de 9 cosas.

¿Quién no se ha olvidado ese correo que tenía que contestar?, ¿o de esa oferta que te habías comprometido a enviar para ayer?, ¿o de ese informe que tenias que devolver a tu compañero?, ¿o ese recado que tenías que hacer antes de ir a casa?, y esto que pongo a continuación es muy duro, ¿pero quién no conoce a alguien, que se ha olvidado de ir a recoger a sus hijos a la salida del colegio?

Trabajos, algunos de los cuales tienen su importancia y que, a pesar de ello, no entiendes cómo se te han podido pasar. Pero ocurre, y nos ocurren muchas más veces de las que quisiéramos, nos ocurren todos los días y varias veces al día. Además, se nos olvidan tanto cosas triviales como cosas muy importantes. Se olvidan igual, tengan la importancia que tengan.

Esta situación nos hace sentir mal y nos impide exprimir todo nuestro potencial. Cuántas veces estamos más pendientes y concentrados en tratar de no olvidar algunas cosas que debemos hacer, que de trabajar con la calidad de la que seriamos capaces de entregar si no estuviéramos pendientes de este problema que nos causa nuestra propia memoria?

Olvidos, olvidos, olvidos. Se nos olvidan las cosas que tenemos que hacer y no vemos cómo solucionar esta desagradable situación. En algún artículo hemos tratado de explicar la importancia de apuntar todo, incluso citábamos una frase que decía: más vale lápiz corto que memoria larga.

No nos paramos a analizar el origen de este problema. Tratamos de mantener un registro en nuestra cabeza de temas pendientes, pero no funciona. No nos damos cuenta que día a día, nuestra memoria nos juega malas pasadas.

Además, nuestra memoria a corto plazo funciona tan mal o de manera tan poco “inteligente”, que nos hace recordar cosas cuando no las necesitamos y no las recordamos cuando podemos hacer algo por ellas.

A quién no le han ocurrido situaciones como estar en una reunión y acordarte que tenías que haber recopilado ciertos datos para exponerlos,  o llegar a casa y acordarte de que tenías que haber comprado unas vitaminas para la mascota.

Si la memoria a corto plazo funcionara de forma inteligente, te recordaría que debes recopilar esos  datos a en el momento adecuado para hacerlo por ejemplo, cuando estás delante del ordenador. Lo mismo pasaría con las vitaminas, te acordarías de comprarlas cuando estás haciendo recados, por ejemplo en un hipermercado.

¿Cómo podemos solucionar este problema de forma eficaz y eficiente? GTD nos da la solución a través de los contextos, con los que calificamos lo que hemos decidido que vamos a hacer en cuanto podamos.

Este concepto realmente es una innovación de GTD con respecto a otros métodos de productividad. Y lo podríamos definir como: “una herramienta, una situación o una persona que se necesitan o se tienen que dar para llevar a cabo una próxima acción, también podemos tener en cuenta, la cantidad de tiempo y energía que necesitaría para realizarla”. De esta manera podemos tener unas subcategorías, por llamarlo de alguna manera, que nos van a permitir ver las tareas o acciones que podemos realizar en este preciso momento y solo ésas.

Como ejemplo de contextos podríamos poner: oficina, ordenador, email, reuniones, llamadas, casa, familia, jefe, recados, 10 minutos, 30 minutos, 1 hora, concentrado, fácil, el nombre de un compañero, etc…

Si hubiéramos tenido categorizada la tarea de buscar los datos con el contexto “reunión”, al evocar este contexto vería todas las tareas que tienen que ver con reuniones. De la misma manera cuando estuviera haciendo recados, al evocar las tareas que tienen ese contexto hubiera visto que tendría que comprar las vitaminas para la mascota.

Ésta es la manera inteligente de que hagamos las cosas que debemos hacer en su momento adecuado y GTD es el método que te ayuda a lograrlo. No necesitamos de nuestra memoria para que no se nos olvide nada. Necesitamos adquirir unos hábitos que nos permitan confiar en un sistema que nos vuelva altamente productivo.

 

José Ignacio Azkue

 

 

 

3 comentarios

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  1. […] en este preciso momento. Se vuelven un lugar oscuro donde quedan perdidos cantidad de compromisos que ni uno mismo se acuerda de que están allí recogidos. De una manera u otra, se vuelven intratables por la cantidad de […]

  2. […] del todo imposible renegociar un compromiso si no se recuerda que lo has contraído.  El hecho de que se me haya olvidado no significa que no tenga ningún efecto sobre mí, ni que por ese olvido no tenga responsabilidad […]

  3. […] la elección. Para decidir cuál va a ser nuestra próxima tarea, sólo tenemos que pensar en el contexto en el que estamos, en el tiempo que tenemos disponible para realizarla y en la capacidad productiva de que disponemos […]

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