Rompamos algunos mitos sobre productividad

La productividad se está poniendo de moda. Sí, para muchas personas, incluso se está convirtiendo en una obsesión; sobre todo, para las que son conscientes de que algo les falla, no pueden gestionar adecuadamente todo su trabajo y necesitan buscar medidas para salir de esa situación.

Es muy normal recurrir a buscar soluciones allí donde la información es fácil y abundante. La cantidad de consejos, trucos, estrategias o métodos que se pueden encontrar en internet es simplemente asombrosa. Basta con teclear la palabra “productividad” en Google para que te dé esta respuesta: “Aproximadamente 51.900.000 resultados (0,40 segundos)

Cualquiera puede llegar a la conclusión de que, con tal volumen de información, la cantidad de consejos de los “gurús” de productividad y con la facilidad para acceder a todas estas recomendaciones, todo el mundo debería tener resueltos sus problemas de efectividad en el trabajo.

Por tanto, el incumplir con los plazos, el aburrirse en reuniones tediosas e inútiles, el no poder gestionar de manera óptima el tiempo, el estar rodeado de distracciones, el tener siempre la bandeja de entrada del correo rebosante de mensajes que gestionar, el tener todo el día el foco dónde no tendría que estar, deberían ya ser cosas anecdóticas y del pasado, superadas hoy en día  por todo el mundo gracias a la información que pulula libremente por la red.

Sin embargo, esto no es así y, los que lo logran, en vez de ser mayoría, en realidad son la excepción que confirma la regla del caos en que se ha convertido el trabajo de hoy en día. Obviamente, algo no se está haciendo bien.

Si la verdad contradice creencias profundamente arraigadas, algo está mal” Hans Eyysenck.

Se habla frecuentemente de actitudes y hábitos que llevan hacia la procrastinación, la multitarea y las interrupciones, entre otros problemas que, casi universalmente, son considerados como los peores enemigos de la productividad y el trabajo bien hecho de cualquier individuo. Pero la realidad no es tan simple y, como casi siempre, aquí también surgen muchos matices y algunas excepciones. Cuidado con tomar cada consejo o cada idea como verdades absolutas y universales, porque hacerlo, en algunos casos, pueden aportar su parte de daño y socava los esfuerzos de muchas personas para mejorar su productividad. Acotemos algunos de ellos.

La procrastinación es nefasta

La dilación de los trabajos tiene muy mala reputación y, para muchos, es la representación de un carácter perezoso e indisciplinado. Seguramente haya algo de cierto en la anterior afirmación, pero no siempre tiene por qué ser así. Por ejemplo, en el caso de que caigas en la tentación de ver videos de YouTube o de navegar por tu muro de Facebook en vez de trabajar, seguramente esta decisión será nefasta para tu productividad. Lo mismo ocurrirá si dejas de lado tareas importantes que sabes que has de hacer para, en su lugar, ponerte con otras que te resultan más fáciles o atractivas.

Pero en algunas circunstancias muy determinadas, dejar de hacer ciertas cosas para hacer otras puede ayudarte a seguir siendo productivo. Sin ir más lejos, esas veces en que sientes que dejas cierto trabajo pendiente pese a ser consciente de que debes hacerlo e, incluso, a sabiendas de que es importante para ti. Supón que tienes que terminar cierto trabajo pedido por tu jefe para una próxima reunión muy relevante. Sin embargo, tu cabeza, tu intuición o tu experiencia te dicen que la reunión no se va a celebrar en la fecha prevista sino que se a retrasar, y dejas ese trabajo apartado hasta que aclares esta circunstancia.

Muy diferentes son, evidentemente, los resultados que vas a obtener cuando te sumerges  en una procrastinación en toda regla e injustificada que cuando se da alguna circunstancia que te aconseja una dilación “subjetivamente justificada”. Con la primera simplemente no estás haciendo lo que se supone que debes hacer. Pero con la segunda, mientras evitas una tarea en particular, en su lugar, podrás estar haciendo otra cosa de igual importancia.

La mejor manera de empezar es dejar de hablar y empezar a hacer” Walt Disney.

La multitarea es muy mala.

Es un hecho sobradamente demostrado que los humanos no podemos hacer, de modo efectivo, dos tareas a la vez cuando éstas requieren alguna concentración por nuestra parte. Tratar de intentarlo nos lleva a cambiar de una tarea a otra y a abandonar sin terminar la que estábamos haciendo, lo cual es muy poco productivo porque actuar así te llevará a perder el foco sobre lo que te ocupaba, impidiéndote mantener un adecuado flujo de trabajo constante.

Pero hay ciertas tareas que no requieren para nada de tu concentración, tareas que puedes compaginar con otras que si lo ves útil. La clave está en encontrar esas tareas que se complementen o que sean compatibles entre sí en lugar de tratar de hacer, a la vez, aquéllas que requieren del mismo tipo de esfuerzo cognitivo.

Dejar para cuando estés solo y nadie te distraiga las tareas importantes.

Es una práctica bastante común empezar el trabajo diario, eliminando en primer lugar las tareas pequeñas y rutinarias. Se empieza el día, por lo general, el día leyendo y atendiendo las peticiones que llegan por el correo electrónico, archivando documentos o haciendo una serie de tareas que dan la sensación de que estar haciendo muchas cosas con la idea en la cabeza de que, más tarde, cuando termines con estas rutinas, empezarás con lo verdaderamente importante.

Pero nuestros recursos mentales son limitados, y gastarlos nada más comenzar la jornada atendiendo temas menores y triviales, significa estar dilapidando la oportunidad de dedicarnos a temas en los que tenemos que estar más enfocados, alerta y concentrados. Temas para los que luego, atenderemos con menos energía.

Las cosas más insensatas parecen adquirir sentido al repasarlas” Carmen Martín Gaite.

Por tanto, adquirir el hábito de dedicar nuestra atención y energía a las tareas importantes a primera hora de la mañana puede ser clave para mejorar nuestra productividad.

Estar ocupado es sinónimo de ser productivo

Hay personas que se sienten felices y a gusto haciendo cosas, pero que no se paran a pensar qué están haciendo. En realidad, no haya nada malo en estar ocupado; ahora bien, no es muy aconsejable entretenerse con montones de papeleo y burocracia cuando no le estás dedicando el tiempo debido a tus prioridades.

No hay que perseguir la cantidad, porque la calidad de la tarea que realizas es la que repercutirá en los resultados.

Cuando buscas consejos para aumentar tu productividad, es muy fácil que te puedas sentir, en cierta medida, abrumado entre recomendaciones que aparentemente se contradicen. Unas sugerencias o unos conceptos pueden ser alabados y enfatizados como los mejores por un autor, mientras que otro puede rechazarlos y tildarlos de eso que deberás evitar a toda costa.

Lo más inteligente y práctico no es que te creas a pies juntillas todo lo que puedas encontrar en internet y tratar de aplicarlo. Recuerda siempre que hay muy pocas cosas a las que se pueda aplicar un enfoque universal ya que, lo mismo en productividad que en otros aspectos de la vida, casi todo depende del individuo y de sus circunstancias particulares.

Si encuentras algo o tienes tu manera de hacer las cosas y te funciona, por mucho que cualquier experto lo desaconseje, yo te recomendaría que no cambiaras.

 

 

José Ignacio Azkue

2 comentarios
  1. Jaír Amores
    Jaír Amores Dice:

    Muchas gracias por tu artículo. Excelente! Me gusta mucho lo de la calidad, en vez de la cantidad. Por eso prefiero usar la palabra Efectividad, más que productividad. Ser efectivo envuelve lograr resultados con los recursos adecuados. Y no siempre se mide en cantidad. Pero, más allá de términos, como has dicho muy bien, lo cierto es que vivimos en un mundo que se pierde entre tantas técnicas, mientras sigue postergando lo esencial: hacer. Un saludo!

    Responder
    • Depro consultores
      Depro consultores Dice:

      Hola Jair.
      Me alegro de que te haya gustado el artículo y, efectivamente, a cualquier persona la van a recordar más por su calidad en su trabajo que por la cantidad de cosas que hacia; ahí hay una diferencia sustancial.
      En cuanto a la palabra efectividad me parece una moda, un snowismo pasajero, con el que algunos “gurús” de la “productividad” quieren diferenciarse de la gestión del tiempo, de sus conceptos y de sus técnicas. Por cierto, todos los que me siguen habitualmente saben que pienso que, todas ellas, están obsoletas y que a lo único que llevan es a una mayor confusión, a más estrés y a peores resultados.
      Yo también empleo algunas veces la palabra efectividad, pero siempre como sinónimo de productividad. Yo entiendo este concepto, solo, como la suma de eficacia y eficiencia, es decir una persona productiva debe ser, si o si, eficaz y eficiente en sus actos.
      Yo en cambio entiendo por eficiente el hacer las cosas de forma óptima en cuanto a la utilización de recursos y por eficaz cuando una persona hace lo que debe de hacer.
      Por lo demás si toda la vida hemos hablado de productividad y tenemos claro cual es la idea que queremos transmitir en el siglo XXI con ese concepto, me parece superfluo, incluso hasta pedante, llamarlo efectividad, cuando todo el mundo lo que tiene, más o menos, claro es lo que significa productividad, pero la mayoría se confunde y se lía entre los conceptos de eficacia, eficiencia y efectividad.
      Te pongo de paso, para terminar, una frase del inigualable Peter Drucker: “No hay nada tan inútil como hacer con gran eficiencia algo que no debería haberse hecho en absoluto”
      Un saludo y muchas gracias por tu participación y comentario.

      Responder

Dejar un comentario

¿Quieres unirte a la conversación?
Siéntete libre de contribuir

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *