Si en productividad lo importante es gestionar bien nuestras tareas, veamos cuáles son los tipos que existen

A lo largo de los años que llevo publicando en este blog sobre productividad, he recomendado muchas técnicas e ideas con el fin de mejorar la efectividad de las personas que me leen y lo siguen.

Para mejorar la productividad, siempre he afirmado que es básico y fundamental gestionar correctamente todos los compromisos incompletos que se tengan. También he insistido en numerosas ocasiones en que, para mejorar tu productividad, el secreto estriba en administrar correctamente las tareas que tienes pendientes de realizar.

Bien, aunque parezca en principio que me estoy repitiendo y refiriendo a lo mismo no es así, porque tanto la gestión de compromisos como la administración de tareas son cosas distintas, y aunque ambas gestiones puedan parecer sencillas no lo son, ya que las dos se basan en cambios que hay que hacer, sobre todo en cuestión de hábitos, y esto requiere, como también he comentado más de una vez, de algunas dosis de esfuerzo, de atención y de dedicación.

Todos sabemos que hay mucha variedad y diferentes tipos de manzanas. Las hay muy buenas para comerlas en crudo, unas más dulces, otras más ácidas; también las hay muy buenas para elaborar, por ejemplo, sidra, e incluso otras son inmejorables para asar o cocinar, para hacer compotas, para mermeladas, etc.

De la misma manera, debemos ser conscientes de que hay diferentes tipos de tareas. Las hay que requieren concentración, las hay aburridas y tediosas, las hay que se realizan de manera rápida, algunas nos aportan muchos beneficios, otras no aportan nada, también hay algunas que las repetimos con cierta periodicidad…

Parece lógico que, si quieres elaborar una buena sidra, tengas que buscar el tipo de manzana más apropiado para ello. Igualmente, no lo dudes, debes ser consciente de que tu productividad se va a sustentar en la adecuada elección que hagas de tus tareas. Por tanto, las tendrás que conocer, tendrás que saber qué te va a aportar cada una para que, en su momento, puedas elegir la tarea que más efectividad añada a tu trabajo. Conociéndolas debidamente, te será más sencillo prestar atención a las que más te interesan y reducir tu atención e, incluso, ignorar las que menos te aportan.

Ahora no me voy a centrar en cómo debes gestionar esas tareas, sino que voy a procurar darte ideas para que puedas diferenciarlas, para que las conozcas mejor y para que puedas administrarlas con efectividad. Pero, insisto, para gestionar las tareas pendientes no te debes basar en una metodología ya obsoleta como es la de la administración o gestión del tiempo. Ya he explicado en varias ocasiones que el hecho de hacer listas y clasificarlas por orden de prioridad no es suficiente si se busca gestionar el trabajo de modo productivo.

En mi opinión y, tras más de una década dedicándome a la mejora de la productividad de directivos y profesionales, he llegado a la conclusión de que existen, tan solo, 4 tipos diferentes de tareas. Es evidente que, si diferentes tareas dan resultados muy dispares, se podrán clasificar en función de los esos resultados. Y si esta clasificación te aclara cuál es el impacto de tus tareas sobre los planes que has hecho, la elección de una tarea para la próxima acción que vayas a realizar será más sencilla y efectiva.

Podemos clasificar en, 1, las “Tareas Más Importantes (TMI) o Tareas Clave (TC)”, 2, las “Tareas Repetitivas (TR)”, 3, las “Tareas Menores (TM)” y 4, las “Tareas Basura (TB)”. Tal vez pueda parecer una clasificación demasiado simple, pero es muy efectiva y te permite centrarte en lo que debes y puedes hacer según sea la situación en que te encuentres a cada momento, sobre todo si tienes muy claro cuáles son tus “Tareas Más Importantes”, de las que hablaré más adelante.

Sobre las Tareas Basura creo que no es preciso profundizar mucho, aunque es necesario conocerlas bien para saber el daño que te hacen a ti y a tu productividad. No las subestimes; muchas veces son tentadoras y fáciles de hacer, pero no aportan nada. Te mantienen ocupado con trivialidades y, en general, salvo contadas excepciones, llevarlas a cabo no requiere ningún esfuerzo mental.

Como sé que caes en su trampa, es importante es que te fijes en cuánto tiempo les dedicas, cuánta atención prestas a este tipo de tareas. Tal vez si lo hicieras y lo evaluaras de modo riguroso, serías consciente del verdadero daño que te hacen, porque al realizarlas sin que te aporten nada, restan de tu productividad y te impiden dedicar la atención a temas mucho más relevantes.

Leer y curiosear los correos de publicidad que recibes, dejarte tentar por las publicaciones de los amigos en las redes sociales, leer feeds o noticias cuando deberías hacer otra cosa, asistir a esas reuniones en las que te preguntas ¿qué hago yo aquí?, dejarte tentar por tareas simplemente para estar ocupado, atender peticiones de otros a las que podrías y deberías negarte y que sin embargo cumples sencillamente por quedar bien, etc., son tareas-basura.

He visto y conocido a muchas personas a quienes les cuesta reconocer que realizan muchas tareas que no les aportan nada. Por eso, has de ser consciente de que todo el mundo las hace y, en mayor cantidad de lo que es razonable.

Las Tareas Menores, por su parte, son tareas que, a diferencia de las anteriores, y pese a no ir alineadas con tus planes, tu criterio te dice y te aconseja hacerlas porque no trabajas ni vives solo, porque no vives aislado del mundo y, por lo tanto, hay ocasiones en que tienes que atender peticiones de otras personas, aunque no tengan nada que ver con tus objetivos ni con tus proyectos. Porque eres consciente de que las debes tener en consideración, al menos algunas de ellas, porque atañen al trabajo de los demás y porque, aunque no sean tu responsabilidad, tal vez tengan que ver con necesidades que haya que solventar en un determinado momento. También estarían dentro de este grupo todas esas tareas manuales que no requieren esfuerzo y que no aportan pero que, igualmente, hay que llevar a cabo.

Este tipo de tareas, las menores, también ocupan gran parte de tu atención en cualquier jornada: recopilar esos datos que te ha pedido tu jefe y que necesita para lo que sea; confeccionar y distribuir el acta de la última reunión que habéis celebrado y que esta vez te ha tocado redactar a ti; dar el visto bueno a esos expedientes que tu compañero te ha pedido y que tienes encima de la mesa; archivar la documentación que se te está acumulando; rellenar los formularios para la próxima auditoría de calidad que te ha pedido el responsable del tema; contestar todos esos correos en los que te piden tu opinión o te piden información sobre…Te estoy hablando de, en general, cualquiera de los muchos trabajos burocráticos que te hacen perder la paciencia y los nervios pero que están ahí.

Este tipo de tareas no afectarían tanto a tu productividad si llegaran solas y de vez en cuando. El problema se manifiesta y se hace latente porque abundan, llegan sin parar y terminan por acumularse.

A partir de ese momento es cuando llegas tarde a casa, desatiendes tus prioridades, estás con la sensación de que no puedes con todo, aparece el estrés y, acabas por abandonar las tareas importantes para tratar de reducir la cantidad de trabajo administrativo que tienes pendiente.

Además, es muy probable que termines por claudicar ante la avalancha de este tipo de tareas y te esfuerces con esmero en realizar la mayor cantidad de trabajos menores que tanto te abruman. Como si de ello dependiera el futuro de la empresa, como si por dedicarles tu atención, sacaras adelante tus propios proyectos y fuesen éstos los trabajos definitivos para conseguir resultados.

Como puedes ver, has de esforzarte en identificar estos dos tipos de tareas: las “basura” y las “menores”. Porque debes ser consciente de que atenderlas boicotea tu productividad. También sería interesante que trataras de cuantificar qué parte de tu jornada ‘vuela’ sin resultados a causa de que tu atención está pendiente de esta clase de tareas.

En el próximo artículo trataré de explicar los dos tipos restantes de tareas, las más importantes para tu productividad, sobre todo una de ellas y, que no han tenido cabida en este artículo, por no excederme en su tamaño. Hablaré de las Tareas Repetitivas y de las fundamentales en la productividad de cualquier trabajador del conocimiento, las Tareas más Importantes o Tareas Clave.

 

 

José Ignacio Azkue

0 comentarios

Dejar un comentario

¿Quieres unirte a la conversación?
Siéntete libre de contribuir

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *