¿Cómo podemos elegir bien nuestra próxima tarea?

Si realmente queremos ser productivos y efectivos, pero con mayúsculas, será fundamental saber elegir bien nuestra próxima tarea. Esto es así de modo que la elección de lo siguiente que vayamos a llevar a cabo, y aunque no seamos conscientes de ello, es determinante y está directamente relacionada con nuestra efectividad.

Lo que elijamos hacer o no hacer cada vez que hayamos terminado algo o queramos empezar con una cosa nueva, resulta decisivo a la hora de que nuestra opción sea más o menos productiva para nosotros y/o nuestros intereses.

Decidir bien qué hacer significa elegir con éxito una tarea, de entre todas las que nos esperan y que, en el momento concreto de la elección, sea la que mejor puedo hacer de entre todas. Si además a esto le añadimos la perspectiva, o sea, si sabemos las consecuencias de llevarla a cabo, y si la tarea está alineada con nuestros proyectos, áreas de responsabilidad u objetivos, estaremos en la cima de la productividad.

Antes que nada, preparase es el secreto del éxito” Henry Ford.

El gran problema con el que se encuentra todo profesional y directivo en la actualidad, es la cantidad ingente de cosas pendientes de finalizar que tiene acumuladas. Para complicar más esta elección, es muy habitual que dada la premura con la que se nos presentan las cosas, no nos paremos a pensar en el impacto que tienen nuestras decisiones en nuestra productividad cuando, sin embargo, el acto de pensar es el más decisivo. Si, por añadidura, asumimos y nos resignamos ante la creencia de que no tenemos tiempo para ello, es decir, para pensar antes para así poder decidir y elegir bien, será aún peor.

“Bastante tenemos con ir haciendo como podemos lo que nos llega, como para ponernos a pensar en qué es lo que más va a impactar en nuestro trabajo”.

Y así nos va. “Gran parte de la jornada la dedicamos a gestionar urgencias, a tratar de responder a los correos electrónicos que no cesan de llegar, a asistir a reuniones improductivas, etc. Para que encima tengamos que pensar y decidir, si sobre que lo qué vamos a hacer, va a marcar la diferencia entre dos resultados diferentes. ¡Si con seguir el ritmo de lo que nos llega tenemos para no parar”!

Pero a nadie se le ocurriría no realizar las acciones pertinentes para la conservación necesaria y para el buen funcionamiento de su coche. Aunque siempre habrá alguna excepción, nadie diría: como consecuencia de que todo el día ando de aquí para allá, no tengo tiempo de llevar el coche a hacerle el mantenimiento. Todos sabemos que, si actuásemos así, la falta de cuidado provocaría una avería probablemente importante en nuestro vehículo. Así que dedicaremos el tiempo imprescindible para llevarlo a que le hagan el mantenimiento necesario y así prevenir que no ocurra ningún percance. Pero en el trabajo no tenemos tiempo para pararnos y prepararnos para elegir con éxito.

David Allen nos explica, y los que practicamos GTD lo sabemos, que hay tres tipos de maneras de elegir la próxima tarea:

  • Realizar el trabajo a medida que surge, y es lo que hace la persona que reacciona ante todo lo que le llega.
  • Definir tu trabajo, que es, ni más ni menos, que pensar sobre tu trabajo para determinarlo, para poder decidir de manera efectiva qué hacer, ya he hablado de esto también el este blog de productividad.
  • Realizar un trabajo predefinido, y para elegirlo consultaríamos, sobre todo, nuestra agenda, o bien podríamos buscarlo entre nuestras próximas acciones, siempre según el contexto en el que nos encontremos. Es decir, elegir la tarea más adecuada para hacer dada nuestra situación actual.

En el trabajo del conocimiento la tarea no se supone, sino que ha de determinarse” Peter Drucker.

Hay mucha gente que se siente más a gusto surfeando sobre las urgencias y las continuas crisis que nos estallan, en lugar de pararse a pensar sobre lo que está descontrolado y ponerlo orden, dando sentido a lo que nos provoca tanto ruido. Es muy fácil caer en la trampa de realizar el trabajo a medida que surge, pero es la peor manera de elegir.

Si nos fijamos, la mayor parte de las cosas que nos surgen ya son prioritarias en el momento en el que las recibimos y, si todo es prioritario, siento decirlo, resulta que nada lo es. Cuando no tenemos las cosas que nos han llegado recopiladas, aclaradas y analizadas con profesionalidad en su totalidad, ni organizadas en un sistema que podamos consultar cuando queramos, la elección de nuestra próxima tarea no será más que un ejercicio en el que la decisión la dejaremos en las manos del azar, pues nunca sabremos lo que nos va llegar, aunque aceptemos actuar sobre ellas de inmediato.

Entonces: una persona que deja que el azar decida por ella, ¿es un buen profesional? Realmente, ¿se sentirá cómoda esta persona con las cosas que sabe que no está haciendo? y ¿cómo se sentirá con respecto a lo que no sabe que no está haciendo? Y por último ¿estará eligiendo bien o son otros los que deciden en su lugar?

¿Y por qué ocurre esto? Porque preferimos actuar a pensar, y no nos damos cuenta de que antes de actuar el pensamiento, la inteligencia debe de poner el orden suficiente en el caos, para que podamos actuar de manera lógica y profesional. Además, pensar no nos gusta, es un trabajo desagradable, tedioso y lo evitamos de manera irracional y emotiva.

Pensar es el trabajo más duro que hay, quizás por eso tan pocos se dedican a ello” Henry Ford.

Pero tener únicamente organizados tus compromisos en diversas listas y de manera homogénea, no te garantiza el éxito en la elección. Puede que lo tengas más fácil y te sientas más cómodo, pero te falta algo más, por otro lado, primordial.

Para que una persona pueda elegir bien su tarea es indispensable que sepa, conozca y tenga muy claro lo que persigue su empresa. Es decir, cuál es la misión, cuál es la estrategia, cuáles son los objetivos que se persiguen en su organización y qué parte de todo ello es obligación de cada cual.

Hablando más claramente, cuáles son las responsabilidades y qué se espera de cada quién. Se deberá tener claros los compromisos que conlleva el puesto de trabajo ya que, como es evidente, lo que es responsabilidad de todos al final resulta no ser de nadie, hasta que sucede algo grave.

Todos deberían tener el hábito de pensar antes de actuar para definir con claridad el trabajo a realizar, saber lo que se espera de cada quién, lo que puede y debe lograr. Si lo hace se dará cuenta de que es más fácil confiar en su intuición y en sus habilidades para decidir acerca de cuál será su próxima acción.

De esta manera, y teniendo un inventario completo de objetivos, áreas de responsabilidad, proyectos y tareas, es muy fácil elegir con éxito nuestra próxima acción a realizar; bastará con saber en qué contexto me sitúo y buscar en la lista adecuada. Tú decides con qué facilidad quieres elegir y en nivel de éxito que quieres alcanzar.

Los que usamos GTD sabemos en todo momento sobre qué debemos de pensar y a donde tenemos que acudir para poder elegir de manera exitosa y efectiva nuestra próxima acción.

 

 

José Ignacio Azkue

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