Nuestra productividad tiene más que ver con por qué y cómo hacemos el trabajo que con qué es lo que hacemos

Si pensamos solo en hacer, es muy probable que nuestra productividad se vea resentida porque caeremos sin remisión en uno de los errores más recurrentes que observo entre mis clientes. Piensan que son productivos porque hacen muchas cosas, porque    se quitan de encima muchos marrones, porque hacen, hacen y hacen.

Hacer es necesario pero puede llevarnos a recorrer un corto y poco efectivo camino si lo que se hace no tiene un fin claro y bien definido. Ya lo decía Stephen R. Covey en su magistral libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”: Se debe hacer con un fin en la mente.

Hay personas que cada día que van al trabajo, empiezan a hacerlo con lo primero que se encuentran encima de su mesa. Otras, para elegir cómo empezar, buscan entre “los asuntos pendientes”, y empiezan por el que les resulta más agradable, más simpático o más fácil de hacer. También hay casos, seguro que los más numerosos, en los que la persona,  para decidir por dónde empezar a trabajar, enciende su e-mail y tras satisfacer su curiosidad y tras haber comprobado lo que ha llegado por este medio, empieza con cualquier asunto que, como en el caso anterior, le atraiga por alguna razón especial. Pero, casi con toda seguridad, ninguna de estas personas empezará con un fin claro en su mente;  ni tan siquiera pensarán en las consecuencias que para sus objetivos o proyectos pueda tener la elección de  las tareas.

Estas personas, además de trabajar de esta manera, es decir, sin perspectiva y sin meditar las consecuencias de lo que hacen, anteponen el qué hacer al por qué y al cómo van a hacer.

Si una persona pensara solamente en hacer, es probable que su máxima preocupación, de existir ésta, consistiese en hacerlo lo más eficientemente posible, es decir, rápidamente y usando los recursos de la mejor manera posible. Pero, ojo!; tengamos en cuenta que también hay personas, y más de las que suponemos, que ni tan siquiera tienen en cuenta este concepto de eficiencia y cuyo fin es, simplemente, hacer para sobrevivir.

Además, se corre otro peligro que puede llegar a ser un verdadero problema: dejar cosas sin hacer. Y hacerlo porque, en general, no vemos el modo de comenzarlas,  no vemos con claridad en qué consiste ese trabajo.

Si ya sabes lo que tienes que hacer y no lo haces, entonces estás peor que antes”. Confucio.

Por el contrario, una persona que piensa en por qué y en cómo hacer las cosas, tiene otra visión de lo que debe hacer. Más aún, lo que cambia radicalmente en él  es que se ha dado cuenta de que definir su trabajo es, ahora, otro trabajo adicional. A día de hoy, éste es un trabajo que pocas personas realizan.

La persona que define su trabajo antes de hacerlo, cambia su visión de que cómo y por qué tiene que hacerlo. Le da un sentido a ese compromiso y este trabajo previo, además de ponerle la finalidad en la mente, le facilita su ejecución. Tras este ejercicio verá mucho más realizable cualquier trabajo que se le haya presentado.

Para ello, es primordial separar la ejecución de la definición. Es decir, debe estar bien separado el hacer del pensar. Mientras que las personas del primer ejemplo sólo se ocupan en hacer, las del segundo grupo primero piensan y luego, en función de sus intereses y de su perspectiva, deciden qué van a hacer.

Comienza haciendo lo que es necesario, después lo que es posible y de repente estarás haciendo lo imposible” San Francisco de Asís.

El trabajo actual del trabajador del conocimiento se ha transformado. Ha adquirido unas características que lo hacen más difícil de llevarlo a cabo. Se ha vuelto más complejo, cambia con rapidez, ha dejado de ser predecible y estable. Si no lo tenemos en cuenta, si no pensamos antes de hacer, tarde o temprano este trabajo se terminará convirtiendo  en lo que ya es hoy para muchas personas: Un constante ir y venir entre tarea y tarea  dejando siempre algunas sin terminar, un correr constante entre urgencias e imprevistos con la sensación de que nunca terminan, un infierno lleno de fuegos que debemos apagar día tras día.

Para ser personas más productivas hemos de dedicar el tiempo necesario a definir, a pensar acerca de cómo vamos a realizar nuestro trabajo. En GTD aclaramos o procesamos cada cosa que pasa por nuestra cabeza y que hemos recopilado con anterioridad. Esto significa que nos paramos a pensar sobre lo que nos ha llegado. Nos paramos a ver si lo voy a hacer o no, y el porqué de esa decisión. El cómo lo voy a llevar a cabo para completar la tarea. Cuándo la voy a hacer o para cuándo debe estar completada. Qué voy a necesitar para anticiparme a los posibles obstáculos que me encuentre para llevarla a cabo.

Es decir, una persona productiva no se queda solo en el hacer, porque antes de ponerse en marcha piensa siempre en el por qué y en el cómo.

 

José Ignacio Azkue   

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