Cómo nos afecta el desorden de nuestra mesa de trabajo en la productividad

¿A cuántos de vosotros os gustaría vivir en una casa en la que imperase el desorden? ¿Dónde, para encontrar la prenda adecuada para vestirte ahora, tuvieses que revolver entre montañas de ropa? ¿Dónde, para preparar la cena, hubieses de rebuscar y rebuscar entre pilas de cacharros amontonados en la cocina?  ¿Donde, para limpiarte los dientes, tuvieras que dar vueltas entre todo lo que tienes hacinado en el cuarto de baño?

De ese modo, la vida, seguramente, no sería tan fácil y cómoda como cuando tienes todo bien organizado, con cada prenda en su armario, en su cajón, en su estante, y así con el resto de los enseres de tu hogar, es decir, con cada cosa en su sitio.

Se afirma que el cuerpo es el templo del alma si bien, casi siempre, es el reflejo de nuestra forma de ser, de nuestra personalidad. Del mismo modo, nuestro lugar de trabajo va a ser el lugar en el que nuestro cuerpo y nuestra mente deberán conseguir los resultados que nos hayamos, o nos hayan propuesto. Si lo descuidamos, probablemente no nos sentiremos cómodos y nos costará mucho más esfuerzo realizar el trabajo.

Hay personas que aseguran que un escritorio en desorden o caótico refleja el lugar de trabajo de personas intelectuales o muy creativas.  Tal vez, esta idea provenga como consecuencia de las imágenes que se ven de artistas, escritores, pensadores o intelectuales a quienes el caos, el desorden y la cantidad de cosas acumuladas en su lugar de trabajo parece hacerles felices y ayudarles en su desempeño.

Quizás la figura más representativa de esta idea, por la publicidad que se dio a varias imágenes suyas, sea la del inigualable Albert Einstein, cuyo despacho era el reflejo del caos más absoluto. En él trabajó y desarrolló sus geniales ideas, rodeado de montañas de documentos sin orden aparente, donde se mezclaban papeles con todo tipo de información, en cuyos márgenes podían aparecer garabateadas sus ideas, junto con las cartas personales y diversa correspondencia que intercambiaba con alumnos, catedráticos y colegas.

Si un escritorio abarrotado es síntoma de una mente abarrotada, ¿de qué es síntoma, entonces, un escritorio vacío?” Cita que se atribuye a Albert Einstein

 

Parece que hay estudios que relacionan de manera positiva el desorden con la creatividad, pero este es un blog de productividad y, aunque muchos, o algunos de vosotros, queridos lectores, en algún momento deseéis tener a vuestro lado la apreciada ayuda de la creatividad, pienso que todos deberíais estar, en mayor o menor medida, acompañados a lo largo del día por la estimada productividad. Por tanto, voy a exponer unas consideraciones referentes al orden en nuestro entorno, y que tienen que ver con la productividad en nuestro trabajo.

Una mesa de trabajo o un entorno en el que se acumulen papeles, expedientes, cosas por archivar, muestras, etc., puede dar la imagen de que nos encontramos ante un profesional muy ocupado, tanto que carece de la posibilidad de digerir todo lo que le llega y, ni tan siquiera, tiene la posibilidad de archivar temas ya finiquitados. Pero ojo, ya hemos hablado con anterioridad de que, estar muy ocupados, o hacer por hacer no te lleva a ninguna parte si lo que haces no tiene alguna finalidad. O sea, el acumular cosas puede dar la imagen de un gran trabajador, pero para nada lo debemos relacionar con la productividad.

A pesar de lo que se pueda entender, el orden no es un fin por sí mismo, es solo un medio, una manera de conseguir mejorar nuestro trabajo. No nos debemos obsesionar con ser organizados; nos deberemos preocupar por lo que podamos conseguir o mejorar si aprendemos a actuar de esta manera.

El desorden en sí mismo puede que no sea un problema. Lo verdaderamente preocupante son las consecuencias que se pueden derivar de tal actitud. Y una de las más importantes es que pone en el mismo camino, en el mismo punto de mira, ya trivialidades, ya cosas insignificantes, con asuntos verdaderamente importantes sin hacer ninguna distinción entre sí, y esta equiparación sí que es importante y sí que nos afecta.

Altera el orden establecido y el mundo se volverá un caos” Heath Ledger – El Joker.

Todos debemos ser conscientes de que elegir correctamente nuestra siguiente tarea a ejecutar es fundamental a la hora de conseguir resultados, así como de que esta elección se halla directamente relacionada con nuestra efectividad. Si cuando vamos a elegir nos encontramos ante la posibilidad de elegir entre una cosa difícil pero importante y una fácil pero trivial, ¿cuál será nuestra elección? Muy probablemente la fácil, por lo que tener desorden en nuestro entorno no nos va a ayudar en nuestra efectividad.

El tener temas pendientes, de lo que sea, encima de la mesa, afecta precisamente a esos montones, y es así porque acabamos acostumbrándonos a verlos, de modo que terminamos por ignorarlos. Al final, forman parte del “paisaje” de nuestra mesa como si fueran un florero más. Y, claro, el remate puede ser la sorpresa, y sus consecuencias, de que algo que debería haberse terminado, y se nos ha despistado entre los montones de cosas desordenadas, sigue ahí.

 “Una de las ventajas de ser desordenado es que uno está continuamente haciendo nuevos y excitantes descubrimientos” Thomas Middleton.

Otra consideración a tener en cuenta sobre el desorden en tu mesa, es que afecta a tu capacidad de concentración, y esto es debido a las distracciones que nos provoca y que, como consecuencia, afecta de igual modo a tu ansiedad.

Por distracción entendemos cualquier actividad, acción, idea o pensamiento que te lleva a apartar la atención de algo que estabas haciendo o de alguien a quien estabas atendiendo, que ocasiona cambios en tu focalización de forma que se la dediques a otra persona, cosa o situación. Pues bien, esos montones que pululan por la mesa y alrededores, están llamando a nuestra atención constantemente, distrayéndonos con más frecuencia de la que somos conscientes y es conveniente.

Por muy concentrado que estés, no podrás impedir que tus ojos deambulen por todo el espacio de tu mesa y que lo que veas como pendiente llame tu atención y te distraiga. Hará que tu foco, por unos instantes o por unos minutos cambie, y que te preguntes por lo que tienes desordenado ahí. Tal vez, simplemente te haga tener presente que te quedan temas por finalizar o puede que, incluso, al ver esos montones, tu cabeza sea capaz de recordar varios asuntos pendientes y, sin que te des cuenta, te haga dejar la tarea que estás haciendo para ocuparte de otra que estaba entre esos montones.

Involuntariamente, ese desorden te habrá provocado una distracción y una interrupción más en tu trabajo, y no lo olvidemos, que las distracciones e interrupciones afectan a tu productividad, ya que perturban nuestra capacidad de hacer y, sobre todo, de terminar los trabajos, aquellos a los que habíamos elegido previamente dedicar nuestra atención para finalizarlos.

El desorden no era el de una habitación revisada por extraños sino el de alguien que vive en una confusión de actividades” El testigo (2004) Juan Villoro.

Para saber lo que podemos hacer con lo que tenemos encima de la mesa deberemos pensar antes en las cosas que podemos tener encima. Evidentemente podrán estar: la pantalla del ordenador, el teclado, el ratón, el teléfono, la grapadora, un cestillo para dejar papeles, una foto, una planta, un cubilete para los bolígrafos, lapiceros y poco más.

La mesa deberá estar limpia, solo deberán estar las herramientas habituales para trabajar, a lo más algún adorno que nos sirva para relajarnos o motivarnos, como puede ser una planta o la foto de un ser querido.

El resto de cosas que se suelen apilar en la mesa o en los muebles adyacentes, no son más que tres tipos de cosas: tareas por hacer, información para archivar, o basura. Dependiendo de la naturaleza de cada cosa deberemos obrar en consecuencia.

Con las tareas por hacer, nos comprometeremos a abrir una nueva entrada en nuestra lista de tareas o bandeja de entrada. Así mismo deberemos tener un lugar apropiado para depositarlas y perderlas de vista con el fin de guardarlas temporalmente hasta que las necesitemos para trabajar.

Nuestra indisciplina es la suma de comportamientos repetidos que se convirtieron en una forma de actuar natural” David Valois.

Será conveniente buscar unos criterios que nos sirvan para localizarlas cuando, a posteriori, debamos hacerlas, y hacerlo fácilmente: lo podemos hacer por medio de colores, por cronología, por temas, por proyectos, por clientes, por proveedores, por colaboradores, etc., e incluso podemos utilizar a la vez varios criterios. De esta manera las tendremos ya registradas para que no se nos olviden y, a la vez, fuera de nuestra vista para que no nos distraigan. No voy a explicar el proceso siguiente ya que está explicado de sobra en otros artículos.

Con el material a archivar creo que no hace falta extenderse demasiado. Pero si nos damos cuenta de que nos cuesta hacerlo, tal vez sea debido a que el sistema de archivado no es el adecuado. Cuanto más tiempo nos lleve guardar una cosa o cuanto más dificultosa nos resulte esa tarea, más tenderemos a posponer y a acumular el material que debemos archivar. Habrá que buscar soluciones positivas al problema.

A lo que debe ir a la basura no le voy a dedicar más atención que la necesaria para advertir, solamente, sobre el conocido como “Síndrome de Diógenes”, que se puede asimilar hoy en día a muchas conductas en los despachos y lugares de trabajo.

Es importante que le dediques un tiempo de tu trabajo diario a limpiar tu entorno, lo puedes hacer cuando tus niveles de energía para trabajar estén bajos. Cuesta sobre todo al principio, como todos los hábitos, pero las personas que lo logran, y esto me lo han asegurado muchos de mis clientes, trabajan de otra manera.

Logran concentrase con mayor facilidad en su trabajo y en lo importante, trabajan con menos distracciones, evitan más fácilmente la multitarea y logran mejores resultados, lo que les lleva a estar más satisfechos de lo que hacen y menos estresados. Pruébalo y me comentas los resultados.

 

 

José Ignacio Azkue

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