Se podría solucionar, en gran parte, el problema de productividad de muchos profesionales tan solo a través de un par de ideas, aunque solo representen un análisis parcial del tema y de la dificultad con la que aquellos se encuentran cada en día. Para ello, sería necesario adquirir los hábitos necesarios para conseguir, en cada momento, en primer lugar una acertada elección de su próxima tarea, que será algo de gran trascendencia. Después, y una vez elegida, el siguiente reto será llegar a hacerla bien, algo que igualmente es de suma importancia. Pero repito, no se debe de olvidar que, elegir y hacer bien, no es más que una parte de la cuestión, ya que, en productividad, hay más factores que se deberán tener en cuenta.

Una idea que me repiten mis alumnos en mis seminarios, es que tienen la sensación de que tienen muchas más cosas para hacer que tiempo para completarlas. Y, por desgracia para ellos, están en lo cierto, ya que estamos ante una de las características del trabajo del conocimiento del siglo XXI, cual es el exceso latente y creciente de compromisos incumplidos.

Si cuando una persona va a comer un menú del día a un restaurante y se sienta a la mesa, el camarero le da como opción para elegir entre dos primeros y dos segundos platos, su elección será fácil. Si, además, está haciendo dieta, la elección será todavía mucho más sencilla. Esta persona tendría, seguramente, muchos más problemas en su decisión, si el camarero le presentara la opción de elegir entre, por ejemplo, doce primeros platos y doce segundos.

En este segundo caso, resulta más evidente la dificultad de elección a causa de la abundancia de opciones en las que fijar la atención, resultando, además, más arduo perseguir el fin de respetar una dieta ante tal cúmulo de tentaciones. Incluso es probable que, tras la elección de alguno de los platos, a esta persona, le entre cierto arrepentimiento por no haber optado por otro menú.

“El trabajo que nunca se empieza es el que tarda más en finalizarse” J.R.R. Tolkien.

En el trabajo del conocimiento pasa lo mismo; si tuvieras unos pocos compromisos incompletos donde poder elegir y no existiera el constante devenir de interrupciones, imprevistos, urgencias y cambios de planes, la elección de la siguiente tarea sería “pan comido”.

Sin embargo, la realidad del trabajo no es esa, es muy diferente, cambiante y, como se tiene mucho donde elegir, por el mundo V.U.C.A que te rodea, la dificultad para hacerlo con éxito crece proporcionalmente al número de compromisos incompletos que tengas. Por esta razón, es de suma importancia tener un inventario completo y ordenado de las tareas por finalizar, donde puedas elegir con objetividad cuál será la próxima a realizar y que, además, una vez completada, aporte la mayor efectividad posible a tu trabajo.

En el supuesto de que hayas elegido bien lo que vas a hacer a continuación, en tu cabeza habrán de prevalecer tres ideas fundamentales para que una buena elección no termine fracasando, y, que son empezarla, hacerla y terminarla.

“Si ya sabes lo que tienes que hacer y no lo haces entonces estás peor que antes” Confucio.

Si quieres que tus ideas o proyectos avancen, es imprescindible que comiencen a rodar, pero para que esto sea posible, es decir, para que se empiece y continúe sin dificultad la labor de completarlos, deberás haber hecho un trabajo previo. Éste consiste en haber transformado todo lo que quieras lograr en tareas lo más accionables o factibles posible, para que te resulte fácil, de entre todo lo que tienes pendiente, conseguir llevar a cabo una correcta elección. El tener esta posibilidad te va a permitir que consigas empezar, y así, vencer esa resistencia natural que se presenta en tu mente cuando las cosas no están claras, para poder elegir la tarea que debes realizar ahora.

Así, será más asequible empezar dicha tarea y entrar en “materia” cada vez que elijas hacer algo necesario. No tendrás que esperar, por falta de visibilidad sobre qué hacer, a que esto se te vuelva desesperadamente imprescindible para que te obligue a actuar. Es decir, estoy hablando de que, para poder empezar a hacer una tarea que debas terminar, será necesario que tengas dónde elegir cosas que hacer muy accionables, muy claras y que además signifiquen algo en tus planes.

Una vez realizada la elección y comenzada la tarea, debería ser más sencillo terminarla, sobre todo si se tiene en cuenta su relevancia, pero la realidad demuestra que cabe otra cruda posibilidad: dejarla sin terminar. Porque nadie podrá poner en cuestión que un día normal, de cualquier persona, transcurre entre interrupciones, distracciones y muchas falsas urgencias.

“Empezar es la parte más importante del trabajo” Platón.

Sin un método, que no es más que un conjunto de buenos hábitos, que te permitan dominar esta vorágine diaria, este cúmulo de circunstancias que sin tu permiso y sin que tú quieras llaman a tu puerta y que, por añadidura, son adversas para tu serenidad y tu trabajo bien hecho, te llevarán a caminar por el sendero de las tareas iniciadas y dejadas de lado sin finalizar.

Esto tiene graves consecuencias para tu productividad porque logran anular la segunda parte del binomio que he definido al principio; el hacer bien. Es probable que la elección de tu tarea haya sido la correcta y que, a continuación, hayas empezado y continúes trabajando en ella, pero si, por las circunstancias que todos conocemos, reaccionas a algo nuevo que te acaba de entrar, que te acaba de distraer y que consigue acaparar tu atención, y dejas abandonado lo que estabas haciendo hasta ese momento para comenzar con otra cosa, que sepas que tu productividad se habrá resentido.

Permíteme preguntarte: ¿Cuántos trabajos o tareas tienes empezadas y sin terminar encima de tu mesa o en tu cabeza dándote vueltas?

Piensa por un momento en sus consecuencias. Con la mayoría de ellas, cuando las retomes para finalizarlas no comenzarás, probablemente, en el lugar donde las abandonaste. Lo habitual suele ser el tener que empezar desde atrás, incluso desde el principio, hasta llegar al momento en el que dejaste de prestarle tu atención.

Esto, claramente, tiene sus costes e inconvenientes:

Por un lado, tu coste en dinero, llamémosle el salario que te pagan, por el tiempo que le dedicas otra vez a recuperar, rehacer o incluso a repetir la tarea que dejaste abandonada.

Por otro, el coste de oportunidad que pierdes, al tener que dedicar de nuevo tu atención a la misma cosa para repetir parte del proceso, en vez de tener la oportunidad de dedicársela a otra nueva, también posiblemente relevante.

Y el aumento de tu estrés y ansiedad, al sentir que no controlas ni eres dueño de la situación.

El ir dejando cosas empezadas y sin terminar, con lo que el número de ellas crecerá sin parar hará, probablemente, que tu trabajo pierda calidad ya que tratarás, ante la abundancia de compromisos incompletos, de darle preferencia a quitarte muchas cosas en vez de quitarte lo prioritario con la calidad debida.

“Lo que es digno de hacerse, es digno de que se haga bien” Conde de Chesterfield.

Para completar el circulo que aportará efectividad a tus decisiones sobre tu trabajo, tienes que seguir el ciclo natural de elegir bien, a fin de que, de entre todos tus compromisos incompletos, selecciones el que mejor puedas hacer en cada momento, teniendo en cuenta, además, tus prioridades.

Esta buena elección te dará el motivo para empezarla y continuar haciéndola hasta completarla. Cada vez que dejes una sin terminar, aumentará tu preocupación y tu ruido interno, retroalimentando el número de compromisos incompletos, lo que hará que no te puedas centrar correctamente en tus prioridades y en temas nuevos. El cerrarlos adecuadamente, además, evitará que, por su abundancia, lo pendiente se olvide y termine por convertirse en un problema.

Si ves la importancia de lo elegido y eres consciente de la ventaja de cerrarlo con éxito, estarás más proclive a esquivar las tentaciones que provocan que tu productividad y tu serenidad se resientan.

Esfuérzate en intentarlo; al final, como todo, serán un conjunto de hábitos que deberás incorporar para mejorar tu trabajo y productividad.

 

 

José Ignacio Azkue