La importancia de pensar para ser productivo. En tu caso, ¿haces revisiones?

Analizar y madurar los temas pendientes tal vez sea una de las mejores formas de ser productivo. Porque no hacerlo nos lleva a estar  preocupados durante todo el día y tratando de controlar todo lo que tenemos por hacer.

Uno de los principales problemas de nuestra productividad, es que no conseguimos concentrarnos en las cosas que sabemos  que nos van a dar resultados.

Me paso el día centrado en asuntos distintos a aquellos en que, en realidad, quiero centrarme. En lo más profundo de mí, y muchas veces sin ahondar en tanta profundidad, sé lo que quiero y lo que tendría que hacer, pero no lo hago. Me paso el día luchando contra el correo electrónico, apagando constantemente fuegos, estresándome con cada paso que doy.

Todo esto ocurre porque no pensamos. O peor, sí pensamos pero no en lo que deberíamos pensar. Tenemos que pensar más en nuestros propios asuntos.  Es básico para nuestro trabajo e incluso para nuestra propia vida. No lo hacemos porque es difícil, y mucho más cuando debemos afrontarlo para definir lo que hay que hacer.

En GTD existen dos momentos especiales, y que se nos presentan en bandeja de plata, para poder pensar. Son, 1, cuando procesamos nuestro inbox o bandeja de entrada, y 2, cuando hacemos la revisión semanal. Hay más momentos y revisiones pero, en mi opinión, éstas dos son cruciales porque van a marcar la diferencia entre una persona “normal” y otra altamente productiva que trabaja sin estrés.

Cuando vaciamos nuestra bandeja de entrada debemos pensar sobre lo que pretendemos conseguir y cuáles serán las próximas acciones para lograrlo. Los proyectos, los deseos, permanecen parados y en muchas ocasiones quedan simplemente en eso,  en deseos y proyectos que nunca se realizan porque no se han definido,  ni se ha pensado en el resultado que se busca ni  en las próximas acciones para llevarlo a cabo.

Pensar sobre cada una de las cosas del inbox no significa que haya que hacer todas las cosas que contiene, sino  identificarlas y decidir qué significan para mí y qué voy a hacer con ellas.

También lograré eliminar lo que sobra, haré las tareas que me lleven menos de dos minutos, delegaré lo que no deba hacer yo o puedan hacer otros, tendré  recordatorios en mi sistema sobre las tareas que deba hacer,  y también me permitirá  identificar mis proyectos.

Tener una lista interminable de asuntos pendientes  es el resultado de no haber pensado y decidido sobre cada una de estas cosas. Estas listas nos abruman y nos provocan rechazo abriendo la puerta a la procrastinación y a no hacer.

Con la revisión semanal, además de actualizar el  listado de cosas que te has comprometido hacer, amplías tu perspectiva. Tener tus compromisos más clara y fácilmente revisables te permite, además de reflexionar sobre ellos, mantener perspectiva sobre todo lo que estás haciendo y no estás haciendo. Te permite relajarte, es decir, no estresarte, ya que controlas y eres consciente de lo que no estás haciendo.

Para no tener que estar pensado continuamente en todos tus compromisos pendientes, debes de haber pensado anteriormente en ellos lo suficiente, pero también es esencial confiar en que los volverás a ver cuando llegue el momento. Esto lo conseguiremos manteniendo una reflexión rutinaria  sobre algunos de nuestros niveles de perspectiva.

En este tipo de revisión o reflexión subiremos en perspectiva, como mínimo, hasta los proyectos, porque tomar conciencia de las acciones asociadas a ellos, te ayudará a organizarte de manera muy efectiva.

Éste es uno de los hábitos más difíciles de adquirir en GTD, pero con él  lograrás la sensación de que tienes el control sobre todos tus compromisos  además de mantenerte activo y funcional  dentro de tu método de productividad.

¿Cuánto tiempo le dedicas a pensar para que tus compromisos no te agobien?, ¿Qué proyectos te rondan la cabeza y no consigues ni apartarlos ni terminarlos?, ¿Qué vas a hacer para solucionarlo?

 

José Ignacio Azkue

 

 

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  1. […] inconsciente que practicamos o no en el trabajo: recopilar todo lo que llame nuestra atención, hacer revisiones de nuestro sistema, dar sentido a nuestro trabajo, los hábitos que tenemos para gestionar el correo electrónico, […]

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