Es fundamental para tu productividad aprender a delegar con eficacia parte de tus compromisos 2ª parte, cómo y para qué lo debes hacer

Como continuación del artículo anterior, en éste vamos a ver que pautas debes de tener en cuenta para llevarla a cabo y repasaremos, también, algunos de los beneficios que puedes obtener si se lleva a la práctica bien y con eficacia.

Para encomendar a otro la realización de algo es necesario darle autonomía, empoderarlo y transmitirle, además, la necesaria responsabilidad para llevarla a cabo. Paradójicamente, a pesar de que, al delegar, trasladas tu responsabilidad de realizar la tarea a otra persona, la tuya no desaparece, sino que la conservas en cuanto que debes asegurarte de que las funciones que has delegado se desempeñan correctamente.

Se puede delegar autoridad, pero no se puede delegar responsabilidad” Byron Dorgan.

Si bien determinar que has de delegar cierto trabajo debería de ser una decisión sencilla e inmediata, dentro de las reflexiones que sobre tu trabajo debes realizar varias veces al día, el modo de hacerlo debería ser, también, una acción sencilla. Sin embargo, se dan casos en que puede llegar a convertirse en un proceso de cierta complejidad.

Te recomiendo que involucres al otro en buscar los resultados deseados; deberás proporcionarle, seguramente, más libertad para decidir, para actuar, para elegir cómo hacer, porque eso es autonomía.

Cómo lo debes de hacer:

  • Analiza las capacidades, competencias y habilidades de cada miembro del equipo. Te deberías preguntar hasta qué punto los conoces bien y deberías de saber en qué es bueno cada uno.
  • Aprovecha la diversidad que existe en todo grupo. Si sabes aplicar las cualidades de cada uno será más sencillo y eficaz el proceso, entre otras cosas, porque tendrás que darle alguna explicación sobre el motivo de su elección y por qué le consideras más adecuado que a otros para ese trabajo en concreto. Así vencerás posibles resistencias.
  • Evita delegar siempre en la misma persona. Es muy fácil caer en este error, sobre todo si tienes a alguien de tu confianza, un buen trabajador en el equipo, que nunca se queja y que siempre cumple. Si así lo haces acabarás por quemarle y convertirle, a la postre, en un mal trabajador al que has hartado con tanto trabajo. Al resto, sin embargo, les reforzarás en su actitud menos colaborativa y se mantendrán tan felices porque no les caen tantos “marrones”.
  • Delega lo que otros puedan hacer igual o mejor que tú. No podrás delegar las tareas o trabajos que sean críticos o muy importantes para ti, pero del resto te encontrarás, si piensas con objetividad sobre ello, con muchas tareas que otros podrían hacer igual o mejor que tú. Estas son las que siempre debes delegar.
  • Da instrucciones claras acerca de los resultados que buscas con las tareas. La otra persona debe tener información clara y precisa sobre lo que ha de hacer. No se trata de explicar siempre cada paso que se debe de dar para completarla, pero sí habrás, repito, de dejar muy claro cuál es el resultado buscado o deseado.
  • Si es la primera vez que se va a hacer ese trabajo, tal vez sea necesario formar a la persona y asignar y definir los recursos necesarios para ello.
  • Establece las fechas, la forma en que revisarás y el cuándo ha de entregarse o reportarse el trabajo. Si no compruebas el progreso o el cumplimiento de lo delegado, únicamente te habrás desentendido de algo. Por lo tanto, habrás de llevar un registro de lo encargado para poder hacer el pertinente seguimiento.
  • Ofrece feedback constructivo y positivo. No te enfoques en lo que está mal, sino más bien en lo que se puede hacer para lograr lo mejor.

 “Las fortalezas y debilidades de la competencia emocional de un jefe pueden medirse, respectivamente, con el pleno aprovechamiento o el mal uso del talento de sus subordinados” Daniel Goleman.

No merecería la pena delegar si no fuera porque este hecho te puede aportar importantes beneficios, tales como:

  • Que tendrás más tiempo para dedicarlo a los temas más importantes de tu trabajo y concentrarte mejor en ellos.
  • No olvides que, probablemente, también te aportará más tiempo libre para tu vida privada.
  • Te aseguras, con mayores garantías, el éxito en tus quehaceres, ya que poder dedicarte a lo más importante es parte fundamental del camino hacia su logro.
  • Con una buena formación, motivación y seguimiento lograrás que tu equipo desarrolle sus capacidades y su confianza.
  • Cada vez que alguien de tu equipo llegue y consiga, a resultas de la delegación que hiciste, resultados positivos, te estará regalando una oportunidad inigualable para manifestarle tu reconocimiento hacia su trabajo. Y esto de por sí es muy bueno porque otorga confianza y motivación para seguir en el empeño.
  • Permite corregir fallos y tomar las medidas oportunas para evitar volver a cometerlos en el futuro.

Ten presente que para delegar con efectividad tan solo necesitas tener un equipo de colaboradores, una buena actitud por tu parte y por la de ellos y, además, un claro deseo de liderarles para que consigan desarrollarse dentro de las responsabilidades otorgadas. Pero recuerda que, si algo sale mal, la responsabilidad última es, sobre todo, tuya. Tampoco olvides algo de suma importancia: deberás siempre agradecer el esfuerzo realizado y el tiempo dedicado a perseverar para conseguir terminar bien la tarea encomendada. Por todo ello, y como mínimo, se merecen un reconocimiento.

Cae en la cuenta de que si tu objetivo, como profesional y como persona, es crecer y convertirte en un mejor líder, en un referente para los demás, es muy probable que hayas de invertir cada vez más atención y tiempo en desarrollarles, en ayudarles a que también crezcan para que, como consecuencia, vayan adquiriendo y aceptando mayores estadios de responsabilidad.

Si pones en práctica con efectividad la delegación, no sólo estarás permitiendo que tus colaboradores se eleven a un nuevo nivel de desempeño, sino que también estarás potenciando, al dedicarles mayor parte de tu tiempo y atención, la asunción de tareas y actividades a través de las cuales el impacto en los resultados de tu empresa será mucho mayor.

 

 

José Ignacio Azkue

 

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